Журнал учета приказов бланк

Главная / Журнал учета приказов бланк

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Отправить на почту

Журнал регистрации приказов по основной деятельности необходим фирме в целях организации эффективного учета распорядительных документов. Какова специфика его составления и где его можно скачать, расскажем в нашей статье.

Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности

В таком журнале регистрируются приказы, которые устанавливают нормы, затрагивающие деятельность всех или большинства сотрудников фирмы — как рядовых специалистов, так и руководство (генерального директора, заместителей директора, главного бухгалтера). В этом их отличие от приказов по личному составу, которые значительно более персонифицированы.

Приказы по основной деятельности могут регулировать:

  • вопросы хозяйственной деятельности;
  • вопросы планирования;
  • порядок отчетности;
  • выстраивание стратегии продаж;
  • задачи по расширению бизнеса.
  • Типичными правовыми актами, регистрируемыми в рассматриваемом журнале, например, принято считать приказы:

  • о назначении директора;
  • создании филиала;
  • введении штатного расписания;
  • утверждении правил трудового распорядка;
  • обеспечении коммерческой тайны.
  • Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).

    Обязательно ли ведение журнала регистрации таких приказов? Законодательством РФ для частных организаций и ИП подобная обязанность не установлена. Но, как показывает практика внутрикорпоративного документооборота в российских фирмах, использование журнала способствует повышению эффективности учета приказов по основной деятельности.

    Структура журнала регистрации приказов

    Унифицированная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности нормативно-правовыми актами не утверждена и разрабатывается фирмами самостоятельно. Чаще всего журнал состоит из таких элементов, как:

  • титульный лист;
  • раздел, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • основной раздел, служащий непосредственно для регистрации приказов по основной деятельности.
  • На титульном листе журнала может быть приведено:

  • наименование фирмы;
  • наименование документа;
  • дата начала заполнения журнала;
  • дата завершения заполнения журнала.
  • В разделе об ответственных сотрудниках могут быть зафиксированы:

  • Ф. И. О., должности ответственных лиц;
  • ссылки на документы, устанавливающие полномочия ответственных лиц;
  • подписи ответственных лиц, подтверждающие ведение ими журнала в определенный период времени;
  • даты, соответствующие периодам времени, в рамках которых ответственные лица ведут журнал.
  • В основном разделе журнала регистрации приказов по основной деятельности могут фиксироваться:

  • порядковые номера приказов;
  • даты, номера, наименования приказов;
  • количество листов в каждом приказе;
  • Ф. И. О. и должности сотрудников, на которых распространяется действие того или иного приказа.
  • Где скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности

    Загрузить образец журнала приказов по основной деятельности, подготовленный нашими специалистами, вы можете на нашем сайте.

    Юрисдикция журнала регистрации приказов может распространяться на отдельные группы сотрудников, всех работников организации или же на ее руководство. Он необходим в первую очередь для упорядочения оборота данных локальных правовых актов и должен вестись ответственными сотрудниками фирмы.

    Ознакомиться с особенностями других учетных кадровых регистров вы можете в статьях:

    Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

    Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!

    nalog-nalog.ru

    Журнал регистрации приказов (скачать)

    Регистрация приказов и распоряжений руководства в едином журнале является удобным способом ведения перечня внутренней документации предприятия. Главная цель ведения данного журнала заключается в том, чтобы систематизировать информацию об издаваемых приказах, упростить контроль их исполнения и быстро найти нужный документ в случае надобности.

    Разработка бланка журнала регистрации приказов по личному составу проводится на каждом предприятии индивидуально. В качестве примера для его составления можно воспользоваться образцами, предлагаемыми к использованию другими компаниями.

    Как правило, в организации предусмотрена регистрация и систематизация не только приказов, но и других документов. К примеру, учет трудовых книжек, регистрация командировочных удостоверений и платежных поручений проводится в специально разработанных для них формах журналов.

    Как оформить журнал регистрации приказов по личному составу

    Обязательным элементом приказа является номер, который должен быть уникальным и регистрироваться в журнале. Номер может содержать не только цифры, но и буквенные обозначения. Как правило, буквенными обозначениями указывают на тип приказа или уточняют принадлежность приказа к одному из структурных подразделений компании. Каждое предприятие может придумать свою собственную кодировку, которая поможет быстро ориентироваться в документации. К примеру, для приказов, которые составлены при отправлении сотрудников в отпуск, вначале может стоять буква «О», буква «В» может означать приказы, содержащие дисциплинарное взыскание, а сочетание букв «КМ» указывать на приказы по отправке работников в командировку.

    Разработкой и ведением журнала регистрации приказов может заниматься сотрудник кадрового отдела или делопроизводства (офис-менеджер, секретарь).

    Стандартными графами в бланке журнала регистрации приказов по личному составу являются:

  • № приказа и дата его утверждения;
  • Суть приказа (его содержание);
  • ФИО того, кто подписывал документ;
  • ФИО того, кто является исполнителем;
  • Список лиц, которые должны ознакомиться с распоряжением;
  • Подпись ответственного лица, удостоверяющая получение приказа;
  • Отметка, удостоверяющая направление приказа в дело.
  • Любой образец, взятый за основу в разработке журнала регистрации приказов по личному составу, может быть доработан в соответствии с нуждами предприятия.

    online-buhuchet.ru

    Журнал регистрации приказов по основной деятельности является важным регистрационным документом в любой организации. В него заносятся все приказы, касающиеся деятельности всей организации в целом. В отличие от журнала приказов по личному составу, вносимая в регистр документация имеет неперсонифицированный характер.

    Обязанности

    Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

    Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять. Кроме того, его наличие:

  • Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
  • Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
  • Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.
  • Функционал

    К приказам по основной деятельности имеют отношение:

  • Документы о назначении руководителя на свою должность.
  • Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
  • Документы относительно формирования штатного расписания.
  • Документы о трудовом распорядке.
  • Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.
  • Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.

    Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.

    Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:

  • Хозяйственной деятельности компании.
  • Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.
  • Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.
  • Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.

    Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:

  • Наименование документа.
  • Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
  • Если есть, то наименование структурного подразделения.
  • Номер дела по номенклатуре и номер тома.
  • Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
  • Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.
  • Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.

    Вложенные страницы содержат две таблицы.

    1. Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
    2. Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.

    Графы обеих следует заполнять. Они включают:

  • Порядковые номера регистрируемых документов.
  • Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
  • Номера приказов по основной деятельности.
  • Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
  • Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
  • ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).
  • Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку. Это вопрос удобства.

    Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.

    Возможно ли вести электронный журнал

    В электронном виде этот журнал вести можно. Однако здесь есть нюансы:

  • Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.
  • Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.
  • Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями.

    Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов.

    Срок хранения

    Документация такого вида имеет постоянный срок хранения. В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу.

    В некоторых случаях такие журналы передаются в государственный архив для использования их в качестве справочного материала.

    Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

    Ведение журнала регистрации

    Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

    По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

    Например:

  • “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
  • “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
  • “КМ” – приказы по командировкам работников.
  • “К” – кадровые.
  • “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.
  • Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

    Требования к оформлению журнала

    Ведение журнала в электронном виде

    В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически. Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.

    Образцы журналов

    Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать Word.

    Скачать бланк журнала регистрации издаваемых приказов по личному составу, Word.

    Журнал регистрации приказов по основной деятельности Excel.

    blankionline.ru

    Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

    Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

    Расшифровка понятия «личный состав»

    Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора. При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер.

    Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о

    • трудоустройстве,
    • сокращении,
    • отпуске,
    • материальном поощрении,
    • дисциплинарном взыскании,
    • дежурствах,
    • переводе на другую должность и т.д.
    • На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.

      Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

      Зачем нужен журнал

      Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними.

      Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.

      При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.

      Что необходимо фиксировать в документе

      Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

      При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.

      Ответственный за ведение

      Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е. того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия.

      В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.

      Основные правила составления

      Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

    • наименование предприятия;
    • дата открытия журнала, дата его окончания;
    • должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
    • срок хранения документа.
    • Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов. В них надо вписать:

    • порядковый номер приказа, дату его выпуска;
    • номер документа, его вид, содержание;
    • ФИО и табельный номер работника, которого он касается;
    • основание для выпуска распоряжения.
    • При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить.

      На что обратить внимание при оформлении

      Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям. Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме. При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно. Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия.

      ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо.

      Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы.

      Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц. В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица.

      Как и сколько времени хранить журнал

      Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам.

      Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия. После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается уничтожить.

      assistentus.ru

      Смотрите так же:

      • Налог от выручки 2018 Ограничения по выручке при УСН в 2018 году Отправить на почту Лимит УСН на 2018 год для перехода на упрощенную систему налогообложения, так же как и по более ранним периодам, устанавливается в соответствии со ст. 346.12 НК РФ. О размере лимита для действующих на упрощенке и только […]
      • Минимальная пенсия чернобыльцам Пенсии чернобыльцам Вследствие произошедшей аварии в Чернобыле в 1986 году, люди до сих пор получают определенные выплаты – компенсацию за проживание в зоне повышенной радиоактивности. Это касается и пенсий чернобыльцам, которые претерпевают постоянные изменения – производится […]
      • Приказ о приеме на работу образец для ип Как оформить прием на работу нового сотрудника Как оформить прием на работу сотрудника Индивидуальный предприниматель не обязан вести полный кадровый документооборот и использовать формы Постановления Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной […]
      • Ликвидация зао с акционерами Ликвидация ЗАО Порядок ликвидации Закрытого акционерного общества Несколько слов о ликвидации ЗАО Ликвидация фирм в форме ЗАО проводится в соответствии с Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» и Федеральным законом от […]
      • Возврат турпутевки закон Как правильно написать заявление на возврат денег за путевку? Основания для возврата денег за путевку Изменение свободного времени и, соответственно, дат путешествия; Очень важно подкрепить причины обращения на получение денег документально — выписку из больницы, письменный отказ в […]
      • Закон 402 фз в рф Федеральный закон о бухгалтерском учете (402-ФЗ) Закон о бухгалтерском учете является определяющим актом бухзаконодательства в России. В настоящей рубрике мы будем рассказывать о нормативном регулировании этой сферы в нашей стране и обо всех нововведениях Закон о бухгалтерском учете […]
      • Тарифы на налоги по зарплате Налоги на заработную плату в 2017-2018 годах - таблица изменений Отправить на почту Налоги на зарплату в 2017-2018 годах – таблица всех изменений ставок налогов и сборов, начисляемых на фонд оплаты труда, представлена в статье ниже. Мы расскажем вам, от чего зависит размер уплачиваемых с […]
      • Когда нужно получение разрешения на строительство Получение разрешения на строительство (реконструкцию) Согласно ГСК РФ разрешение на строительство представляет собой документ, подтверждающий соответствие проектной документации требованиям ГПЗУ и дающий застройщику право осуществлять строительство, реконструкцию объектов капитального […]