Ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения ф 0504210

Главная / Ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения ф 0504210

Ведомость на выдачу материальных ценностей (бланк скачать)

Обновление: 6 июня 2017 г.

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения

В отличие от частных предприятий, которым предоставляется свобода в утверждении собственных бланков первичной учетной документации, в учреждениях документальное оформление операций с материальными ценностями детально регламентировано. Так, учреждения в обязательном порядке должны заполнять утвержденную ведомость на выдачу материальных ценностей (бланк скачать можно будет в этой статье).

Общие положения

Форма ведомости (по ОКУД 0504210) утверждена Минфином РФ 30.03.2015 Приказом № 52н. Она применяется для оформления в учреждениях выдачи матценностей для хозяйственных, научных и учебных нужд. Также данная форма может быть использована при передаче в эксплуатацию основных средств, стоимость единицы которых не превышает 3000 рублей включительно.

Списание матценностей в учреждении может быть оформлено и актом о списании материальных запасов, форма которого утверждена тем же Приказом (по ОКУД 0504230). Разница между этими формами в том, что списание матценностей на основании ведомости производится единовременно и не нуждается в принятии соответствующего решения специальной комиссией. Ситуации, в которых должен быть составлен тот или иной документ, должны быть конкретизированы в учетной политике учреждения и оформляться в дальнейшем установленным для них документом.

Порядок заполнения ведомости

На первой странице указываются:

  • дата составления ведомости;
  • учреждение (наименование);
  • структурное подразделение, выдающее матценности;
  • выдающее матценности материально ответственное лицо.
  • В правом верхнем углу проставляется утверждающая надпись руководителя.

    В таблице «Принято к учету» указываются проводки по выбытию матценностей согласно Плану счетов, утв. Минфином РФ в Приказе от 06.12.2010 № 162н.

    Внизу страницы проставляются подписи и расшифровки подписей:

  • главного бухгалтера;
  • материально ответственного лица, выдавшего матценности;
  • исполнителя — лица, подготовившего форму.
  • На второй странице представлено две таблицы.

    В первой отражается информация о матценностях:

  • наименование;
  • учетный код;
  • единицы измерения.
  • При подготовке справочника номенклатуры нужно учитывать, что описание объекта в наименовании не должно быть слишком подробным. В то же время наименование общего характера может повлечь путаницу. Необходимо выбрать признаки, которые будут достаточно характеризовать данные матценности, например, форма выдачи, стоимость единицы выдачи и т.д. Порядок присвоения наименований и кодов матценностям следует закрепить в учетной политике учреждения.

    Во вторую таблицу заносятся сведения о выдаче матценностей и их получателе:

  • количество выданных матценностей;
  • ФИО и подписи лиц, их получивших;
  • учетная стоимость матценностей.
  • В нижней части второй таблицы подводится итог по всем выданным по ведомости матценностям, указываются итоговые количество и стоимость. В учетной политике учреждения заранее следует установить способ определения стоимости списания матценностей – по цене каждой единицы или по средней стоимости. Способ списания влияет на заполнение ведомости, а именно итоговых строк.

    Если ведомость заполняется в бумажном виде, в пустых строках должен быть проставлен прочерк. При заполнении формы на компьютере незаполненные строки можно убрать.

    Готовая ведомость утверждается руководителем учреждения и передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете выбытия материальных запасов и объектов основных средств, стоимость единицы которых не превышает 3000 рублей включительно.

    Скачать бланк ведомости на выдачу материальных ценностей на нужды учреждения

    glavkniga.ru

    Составляем ведомость выдачи материальных запасов — образец

    Отправить на почту

    Ведомость выдачи материальных запасов ф. 0504210 применяется в организациях бюджетной сферы. Она имеет строго регламентированную форму. В предлагаемом материале рассмотрим подробнее, в каких случаях используется ведомость и как ее заполнить.

    Формы для бюджетников по приказу Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н

    В то время как для коммерческих предприятий появляется все большая свобода в оформлении первички, документацию для предприятий бюджетной сферы продолжают регламентировать.

    Формы бюджетной отчетности утверждены приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н

    В отношении форм, предлагаемых для оформления выбытия материальных ценностей (далее МЦ) по утвержденному для бюджетных организаций порядку, в приказе № 52н имеются формы:

  • ОКУД 0504210 «Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения»;
  • ОКУД 0504230 «Акт о списании материальных запасов».
  • Что понимается под материальными запасами, узнайте из публикации «Что это за понятие — материальные запасы?».

    В каких случаях подойдет акт, а в каких — ведомость?

    Применение той или иной формы зависит от содержания операции и вида МЦ:

  • если МЦ списываются в момент использования и выдаются для текущих задач (хозяйственных, научных и т. п.), то следует применять ОКУД 0504210 «Ведомость»;
  • если МЦ списываются не единовременно в полной стоимости (например, основное средство), если списание нормируется и контролируется — нужно оформлять ОКУД 0504230 «Акт».
  • Далее предметом нашего рассмотрения будет ОКУД 0504210 «Ведомость выдачи МЦ».

    Как заполнить ведомость на выдачу ТМЦ в бюджетном учреждении?

    Форму начинаем заполнять с титульного (первого) листа:

    • В шапку формы вносится информация о самом учреждении (для которого заполняем), отделе, выдающем МЦ, материально ответственном лице. Также в правом верхнем углу предусмотрено место для утверждающей надписи руководителя.

    ВАЖНО! Утверждению руководителем подлежит каждая составленная в учреждении ведомость.

  • В раздел «Принято к учету» вносится проводка на выбытие МЦ в соответствии с планом счетов по приказу Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
  • В нижней части первого листа в обязательном порядке проставляются данные и подписи:
    • главного бухгалтера учреждения;
    • лица, которое фактически произвело выдачу ТМЦ;
    • лица, которое подготовило форму (исполнителя).
    • Второй лист формы является информативным. В представленной в нем таблице фиксируются:

    • наименование выдаваемых МЦ;
    • учетный код выдаваемых МЦ;
    • единица измерения МЦ;
    • Ф. И. О. лиц, получивших МЦ по ведомости и место для их собственноручной росписи в получении;
    • количество выданных МЦ в заявленных единицах измерения;
    • учетная стоимость (цена приобретения) МЦ.
    • По итогам заполнения в нижней части таблицы производится калькуляция всех выданных по ведомости МЦ по количеству и стоимости.

      ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если ведомость заполняется с помощью технических средств (например, на компьютере), оставшиеся пустыми строки убираются. Если ведомость в бумажном виде, в незаполненных строках нужно поставить прочерк.

      Готовая ведомость передается в бухгалтерию учреждения.

      Пример списания материальных запасов в бюджетном учреждении размещен в статье «Учет материалов в бюджетных учреждениях (нюансы)».

      Актуальный образец заполненной ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения по форме ОКУД 0504210 можно скачать на нашем сайте.

      Отдельные нюансы учета, влияющие на формирование ведомости

      При обороте МЦ в бюджетных учреждениях основной вопрос в том, как правильно классифицировать МЦ для учета и списания. Специальных разъяснений регулирующих органов по данному вопросу нет. Вместе с тем есть различия в процедурах при единовременном списании МЦ (по ведомости) и списании по акту. Во втором случае необходимость списания (как и решения о закупке) должна быть оформлена решением специальной комиссии. Чтобы не созывать комиссию по каждому факту закупки или выдачи дыроколов и одноразовых картриджей для оргтехники, бюджетные организации обычно устанавливают определенную классификацию приобретаемых и расходуемых ценностей. Все входящие в оборот учреждения МЦ подразделяются на учетные группы, которые оформляются в дальнейшем тем или иным установленным документом (ведомостью или актом). Критерии этой классификации нужно описать в учетной политике.

      Второй нюанс, который также должен попасть в учетную политику прежде, чем будет применяться на практике, — определение стоимости списания МЦ. Инструкцией Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н для бюджетников предусмотрены всего 2 способа: по цене каждой единицы и по средней стоимости (п. 108 инструкции). Предпочтительный способ следует выбрать, закрепить в учетной политике и применять последовательно из года в год. Как можно видеть из заполненной ведомости, выбранный способ будет прямо влиять на заполнение ведомости выдачи МЦ и итоговые результаты по ней.

      ВАЖНО! Избранный способ списания нельзя менять в течение отчетного года.

      С примером учетной политики для бюджетного учреждения знакомьтесь здесь: «Пример учетной политики в бюджетном учреждении (нюансы)».

      И третий аспект, который рассмотрим в рамках данного материала, касается присвоения наименований и кодов МЦ, которые включаются в ведомость выдачи. При составлении справочника номенклатуры (в первую очередь это касается компьютерных программ) бухгалтеру необходимо искать разумный баланс между подробным описанием объекта в наименовании, с одной стороны, и отсутствием детализации — с другой.

      Например, в приведенном образце имеется объект — бумага. Если в учете записывать просто «бумага», которая может приобретаться по разной цене и выдаваться либо по пачкам, либо по листам, нетрудно догадаться, что в учете быстро наступит путаница. С другой стороны, если чрезмерно детализировать учет, например заводить отдельные позиции на каждую партию бумаги от разных производителей и поставщиков, путаница наступит с не меньшими быстротой и вероятностью.

      В приведенном в пример образце найдено взвешенное решение — наименование МЦ составляется по принципу 3 шагов:

    • вид МЦ — «бумага»;
    • основные характеристики — «пачка» (т. е. и приобретается, и выдается данная бумага именно по пачкам) и формат;
    • стоимость (цена) закупки — 135 руб. за пачку (данный вариант удобен при списании по фактической цене и наличии поставщиков с относительно стабильными ценами).
    • Кодировка номенклатуры, как можно заметить, построена на аналогии с цифрами кода кредитуемого счета, на котором учитываются ТМЦ. По общему правилу (идущему еще из разъяснений к постановлению Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66), если в утвержденной форме нет специальной отсылки к общероссийскому классификатору (например «код по ОКВЭД» или «код по ОКУД»), то под кодом подразумевается код по внутренней системе кодирования, принятой в учреждении.

      Во избежание спорных вопросов (например, с проверяющими из вышестоящих структур) стандарт присвоения наименований и кодов МЦ необходимо закрепить в учетной политике учреждения.

      Ведомость выдачи материальных ценностей по форме ОКУД 0504210 действует с 2015 года. Само по себе заполнение ведомости сложности не представляет, если правильно организован учет соответствующих видов ТМЦ и применяемые нюансы закреплены в учетной политике бюджетного учреждения.

      nalog-nalog.ru

      В учреждении (орган власти) только один из сотрудников является материально ответственным лицом. Он выдает материальные ценности сотрудникам учреждения. При выдаче материальных запасов (например канцелярских товаров) на нужды учреждения составляется Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210), в которой расписываются все сотрудники, получившие канцтовары. Затем для их списания в учреждении оформляется Акт о списании материальных запасов (форма 0504230). Однако при формировании Ведомости (форма 0504210) в автоматизированной бухгалтерской программе для заполнения графы 1 предусмотрен перечень фамилий только материально ответственных лиц (в данном случае — всего одна фамилия). Отразить в Ведомости фамилии сотрудников, получивших материальные ценности в пользование, программа не позволяет. Как правильно должна заполняться Ведомость (форма 0504210) в части графы 1? Кто должен расписываться в графе 13 в подтверждение получения материальных ценностей?

      Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
      Установленный нормативными актами порядок отражения в учете операций по перемещению материальных запасов внутри учреждения путем изменения материально ответственного лица определяет и способ создания автоматизированной формы Ведомости (форма 0504210).
      Если в силу структурных особенностей в учреждении только один сотрудник является материально ответственным лицом, выдача им материальных ценностей может осуществляться непосредственно работникам учреждения (минуя этап смены материально ответственного лица).
      В таком случае на лицевой стороне Ведомости (форма 0504210) ставится подпись материально ответственного лица, выдавшего материальные ценности, в графе 1 указываются фамилии сотрудников, получивших эти ценности, а в графе 13 — их подписи.

      Обоснование вывода:
      Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), п. 7 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н)).
      Каждая бухгалтерская запись (проводка) в регистрах бухгалтерского учета может быть отражена только на основании какого-либо первичного документа или свода первичных документов.
      Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ учреждения оформляют первичные документы по формам, установленным в соответствии с бюджетным законодательством.
      C 19 июня 2015 года вступил в силу приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее — Приказ N 52н), который заменил собой приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н, которым ранее были установлены формы первичных документов и учетных регистров для организаций госсектора. Применяется новый документ при формировании учетной политики начиная с 2015 года (п. 6 Приказа N 52н).
      В соответствии с «Методическими рекомендациями по применению форм первичных учетных документов. «, утвержденными Приказом N 52н, Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210) (далее — Ведомость (форма 0504210)) применяется для оформления выдачи материальных ценностей в использование для хозяйственных, научных и учебных целей, а также передачи в эксплуатацию объектов основных средств стоимостью до 3000 рублей включительно за единицу.
      Записи в Ведомость (форма 0504210) производятся по каждому материально ответственному лицу (графа 1) с указанием выдаваемых материальных ценностей (графы 3-12).
      То есть такой порядок предполагает следующую схему: материально ответственное лицо склада выдает материальные ценности материально ответственным лицам других структурных подразделений, которые, в свою очередь, обеспечивают ими сотрудников своих подразделений для обеспечения их деятельности в определенный промежуток времени.
      Если выдача материальных ценностей осуществляется на основании утвержденных в учреждении норм, то на основании Ведомости (форма 0504210) одновременно:
      1) подтверждается факт перемещения материальных ценностей внутри организации;
      2) осуществляется списание данных потребляемых материальных запасов.
      И именно такой порядок отражения — путем изменения материально ответственного лица — определяет создание автоматизированной формы способом, указанным в вопросе.
      Однако в рассматриваемой ситуации в силу структурных особенностей учреждения такая схема просто неприменима, поэтому материальные ценности (в частности канцелярские товары) выдаются единственным материально ответственным лицом непосредственно сотрудникам в пользование.
      Такая схема не противоречит законодательству, а оформление Ведомости (форма 0504210) обязательно даже в случае, если при выдаче указанных объектов не происходит смены материально ответственного лица. В таком случае на лицевой стороне Ведомости (форма 0504210) подписывается материально ответственное лицо, выдавшее материальные ценности, в графе 1 указываются фамилии сотрудников, получивших эти ценности, а в графе 13 — их подписи. При этом не исключено, что в числе этих сотрудников будет и само материально ответственное лицо; соответственно, его фамилия и подпись также будут указаны в графах 1 и 13 Ведомости (форма 0504210).
      В таком случае учреждению следует внутренним локальным актом четко определить сферу применения Ведомости (форма 0504210), которая, как уже было отмечено, может использоваться как для перемещения ценностей внутри учреждения, так и для списания материальных запасов, а также разграничить сферу ее применения при списании с Актом о списании материальных запасов (форма 0504230), так как эти документы являются равнозначными и каждый из них может выступать основанием для списания материальных запасов*(1).

      Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
      — Энциклопедия решений. Оформление в госучреждении списания непотребляемых материальных запасов;
      — Энциклопедия решений. Оформление в госучреждении списания потребляемых материальных запасов.

      Ответ подготовил:
      Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
      Сапетина Ирина

      Контроль качества ответа:
      Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
      Миллиард Мария

      24 сентября 2015 г.

      Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

      *(1) Вопрос: Проверяющие утверждают, что к ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения в обязательном порядке необходимо составлять акт о списании материальных запасов. Правы ли они? Действительно ли указанная ведомость не является самостоятельным документом, на основании которого могут быть списаны материальные запасы? («Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение», N 5, май 2014 г.).

      www.garant.ru

      Примеры заполнения Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения. Форма 0504210 (подготовлено экспертами компании «Гарант», декабрь 2012 г.)

      Примеры заполнения Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения. Форма 0504210

      Приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. N 52н приказ, утвердивший настоящую форму, признан утратившим силу

      Отражение внутреннего перемещения потребляемых и непотребляемых материальных запасов

      Со склада в структурные подразделения учреждения (ответственным должностным лицам) выдаются:

      — материальные запасы для ремонта стендов;

      См. данную форму в редакторе MS-Excel

      Учреждение _________ГБОУ «Академия»_____________________________________

      Структурное подразделение __________Склад______________________

      Материально ответственное лицо _________Пузанов И.М.___________________

      4 105 34 340 (АХО)

      4 105 34 340 (Склад)

      4 105 36 340(АХО)

      4 105 36 340 (Склад)

      4 105 35 340 (Спецодежда в пользовании)

      4 105 35 340 (Склад)

      Форма 0504210 с. 2

      Саморезы черные по дереву , 35 мм

      Краска ПФ-115 (синяя)

      Кисть малярная N 3

      Отражение списания потребляемых материальных запасов при их выдаче

      Со склада в структурные подразделения учреждения выдаются материальные запасы по согласованным заявкам с одновременным списанием в качестве израсходованных на нужды учреждения.

      Утв. приказом Минфина РФ
      от 15 декабря 2010 г. N 173н

      ВЕДОМОСТЬ ВЫДАЧИ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ НА НУЖДЫ УЧРЕЖДЕНИЯ

      Учреждение ____________ГБОУ «Академия»________________________________

      Структурное подразделение ___________Склад_______________________________

      Материально ответственное лицо _________Пузанов И.М._____________________

      Фамилия, инициалы получателя

      Цена за единицу

      Отражение выдачи в эксплуатацию основных средств, стоимостью до 3 000 рублей включительно

      Со склада ответственным должностным лицам выдаются основные средства, стоимостью до 3 000 рублей включительно, эти объекты списываются с балансового учета и отражаются на забалансовом счете 21.

      за «18» сентября 2012 г.

      Учреждение _______________ГБОУ «Академия»________________________________

      Структурное подразделение __________Склад______________________________

      Принято к учету:

      Подготовлено экспертами компании «Гарант», декабрь 2012 г.

      Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

      Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

      base.garant.ru

      Ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения ф 0504210

      Оформление первичных учетных документов
      государственными (муниципальными) учреждениями

      (из архива статей БиНО за апрель 2011 года)

      Е.А. Князева,
      советник государственной
      гражданской службы III класса, к.э.н.

      Первичные учетные документы – это оправдательные документы, оформляющие все хозяйственные операции, проводимые учреждением. К ним относят акты о списании материальных запасов, товарные накладные, акты принятия работ (услуг), расчетно-платежные ведомости, табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы и др.
      Первичные учетные документы служат основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними. Такое требование содержит пункт 7 приказа Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для государственных органов власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» (далее – Инструкция № 157н). В данный момент этот документ находится на регистрации в Минюсте России.
      Известно, что наиболее часто выявляемыми при проведении разного рода проверок (налоговыми органами, органами Росфиннадзора, правоохранительными органами и др.) являются нарушения, связанные именно с оформлением первичных документов. О том, как избежать ошибок при применении первичных документов и проблем при проверках, мы расскажем в данной статье.

      Форма документа

      Первичные учетные документы принимают к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным, согласно законодательству РФ, правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти. Это установлено пунктом 7 Инструкции № 157н.
      Обратите внимание, что ранее приказом Минфина России от 30 декабря 2008 г. № 148н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету» было предусмотрено, что все хозяйственные операции, проводимые учреждениями, финансовыми органами, органами казначейства, оформляют первичными документами, приведенными в приложении 2 к Инструкции № 157н.

      Методические указания по применению форм документов

      Приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н (в данный момент также находится на регистрации в Минюсте России) утверждены Методические указания по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями (далее – Методические указания).
      Методические указания устанавливают единые правила применения и заполнения форм первичных (сводных) учетных документов и формирования регистров бухгалтерского учета класса 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления» ОКУД субъектами бухгалтерского учета.

      Унифицированные формы документов

      Документы, оформленные в соответствии с унифицированными формами, состоят из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.
      Заголовочная часть формы документа содержит следующие общие для всех форм документов реквизиты:
      – наименование формы документа;
      – код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);
      – дату, на которую представлены содержащиеся в документе сведения (дата формирования сведений);
      – наименование субъекта учета, составившего документ, и соответствующий код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
      – наименование учредителя, наименование федерального органа государственной власти (органа государственной власти субъекта РФ, органа местного самоуправления), федерального государственного органа (государственного органа субъекта РФ), осуществляющего функции и полномочия учредителя в отношении учреждения, созданного Российской Федерацией (субъектом РФ, муниципальным образованием);
      – наименование структурного подразделения субъекта учета, в котором сформирован документ (обособленного подразделения (филиала) субъекта учета);
      – наименование единицы измерения в валюте РФ и код по Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ) и в иностранной валюте и соответствующий код по Общероссийскому классификатору валют (ОКВ).
      Кроме этих общих реквизитов заголовочную часть форм документов в зависимости от содержания операции дополняют реквизитами, характерными для конкретного документа (например, грифом утверждения, грифом согласования с внешними субъектами учета, наименованием иного участника операции (наименованием главного распорядителя средств бюджета, учредителя и др.) с отражением в кодовой зоне идентификационных кодов (ОКПО, Глава по БК, ИНН, КПП), наименованием объекта учета по Общероссийскому классификатору основных фондов (ОКОФ) и др.).
      Содержательную часть формы документа представляют в виде табличной и (или) текстовой частей, содержащих наименования показателей, а при наличии – кодов показателей по соответствующим классификаторам (классификациям) технико-экономической информации, а также содержание операции и соответствующие значения в натуральном и денежном выражении.
      Оформляющая часть формы документа содержит подписи (с расшифровкой) должностных лиц, ответственных за содержащиеся в документе данные, дату подписания документа. Кроме того, должны быть указаны должность исполнителя, подпись (с расшифровкой), номер контактного телефона.

      Унифицированные формы обязательны к применению для предприятий всех отраслей экономики. Унифицированные формы разрабатываются и вводятся в действие постановлениями Госкомстата России. Например:
      – постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве»;
      – постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»;
      – постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».
      Обратите внимание, что учреждение вправе включить в первичный (сводный) учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, дополнительные реквизиты (данные). Такие дополнения вводят с целью обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете информации об активах, обязательствах и хозяйственных операциях, изменяющих их, в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, методических указаний по бухгалтерскому учету, в том числе с учетом особенностей автоматизированной технологии обработки учетной информации.

      Перечень унифицированных форм первичных учетных документов

      Перечень унифицированных форм первичных учетных документов, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, утвержден приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н (приложение 1).

      Документы, для которых унифицированная форма не установлена

      К учету можно принимать не только документы, оформленные по установленным формам, но также и документы, формы которых не унифицированы, если они содержат следующие обязательные реквизиты:
      – наименование документа;
      – дату его составления;
      – наименование участника хозяйственной операции, от имени которого составлен документ, а также его идентификационные коды;
      – содержание хозяйственной операции;
      – измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
      – наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
      – личные подписи указанных лиц и их расшифровку.

      Сводные учетные документы

      Обратите внимание, что в Инструкции № 157н прописано право учреждения на основе первичных учетных документов, составленных в подтверждение указанных операций, составлять сводные учетные документы по формам, утвержденным Минфином России.
      Цели составления сводных учетных документов – осуществление внутреннего (предварительного, последующего) финансового контроля и (или) упорядочение обработки данных о хозяйственных операциях, принимаемых к отражению на счетах бухгалтерского учета.
      В случае отсутствия утвержденной формы сводного учетного документа учреждение вправе в рамках формирования своей учетной политики утверждать их формы с учетом требований к составу обязательных реквизитов, предусмотренных пунктом 7 Инструкции № 157н.
      Ранее в документах по бюджетному учету норма о формировании сводных учетных документов не содержалась. Она была прописана в пункте 6 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и предусматривала, что для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

      Заполняем все реквизиты документа

      На практике часто бывает, что первичные документы заполняют частично. На самом деле это недопустимо!
      Пунктом 8 Инструкции № 157н установлено, что первичный учетный документ принимают к бухучету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (при отсутствии унифицированной формы – обязательных реквизитов, предусмотренных пунктом 7 Инструкции № 157н).
      Также обязательны на документе подписи руководителя учреждения или уполномоченного им на то лица. А на документах, которыми оформляют хозяйственные операции с денежными средствами, необходима еще и подпись главного бухгалтера или уполномоченных на это лиц.

      Своевременное оформление документов

      Первичные документы должны создаваться своевременно, в момент совершения операции, а не спустя какое-то время. Это позволит учреждению дополнительно проверить и контрагента, и себя. Пункт 9 Инструкции № 157н устанавливает, что первичный учетный документ формируют в момент совершения хозяйственной операции, а если это невозможно – непосредственно по ее окончании.
      Если учреждение реализует товары, работы, услуги с применением контрольно-кассовых машин, то оно вправе составлять первичный (сводный) учетный документ на основании показателей контрольно-кассовых машин (кассовых чеков) не реже одного раза в день – по его окончании.
      Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

      Исправление ошибок в первичных документах

      От ошибок никто не застрахован, поэтому можно с уверенностью сказать, что ошибки и исправления в первичных документах неизбежны.
      Обратите внимание, что принятие к бухгалтерскому учету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускают (пункт 10 Инструкции № 157н). Эти документы придется оформить заново.
      В остальных же первичных документах можно делать исправления. Такие документы принимаются к бухучету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы. Так, исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, ранее подписавших этот документ, а также должна быть проставлена дата исправления. При этом необходимо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре. Таким способом чаще всего исправляют рукописные первичные документы. Если в учреждении применяется компьютерный учет и есть возможность заменить документ, его печатают заново в исправленном виде и подписывают повторно.
      Обратите внимание, что недопустимы исправления в первичных документах путем использования «штриха» (корректора) для закрашивания ошибочного текста, исправления записей поверх уже имеющихся, исправления одной цифры при неверном указании суммы.

      Хранение первичных документов

      Учреждение обязано обеспечить хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
      При наличии технической возможности учреждение вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на машинных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной цифровой подписи в электронных документах.
      При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправления ошибок в них должны быть обоснованны и подтверждены подписью лица, осуществившего внесение исправлений, с указанием даты исправления.
      Ответственность за организацию хранения первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель учреждения.

      Восстановление документов в случае их утраты

      Иногда у учреждения возникает необходимость восстановить утраченные документы. Причины их утраты могут быть разными, в любом случае данный факт нужно оформить.
      В соответствии с пунктом 16 Инструкции № 157н в случаях пропажи, уничтожения или порчи первичных (сводных) учетных документов и (или) регистров бухгалтерского учета руководитель учреждения, а при отсутствии у него полномочий – орган, осуществляющий функции и полномочия учредителя, назначает комиссию по расследованию причин их пропажи, уничтожения, порчи, выявлению виновных лиц, а также принимает меры по восстановлению первичных (сводных) учетных документов и регистров бухгалтерского учета. При необходимости для участия в работе комиссии привлекаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора.
      Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем учреждения (органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя). Акт подшивается в папку (дело) Журнала по прочим операциям и хранится в порядке, предусмотренном пунктами 14, 15 Инструкции № 157н.

      Электронные первичные документы

      Инструкцией № 157н предусмотрено, что помимо бумажных носителей первичные и сводные учетные документы составляют и на машинных носителях, то есть в виде электронного документа с использованием электронно-цифровой подписи (далее – электронный документ).
      Письмом Минфина России от 25 сентября 2009 г. № 02-06-00/4581 разъяснены некоторые вопросы использования электронных документов.
      С учетом требований Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» изготовление бумажных копий документов, формируемых, получаемых и передаваемых в электронном виде с использованием системы электронного документооборота Федерального казначейства и подписанных электронной цифровой подписью в соответствии с требованиями Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее – электронный документ), осуществляется организацией, сформировавшей электронный документ, на основании требований органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры. Кроме того, если электронный документ является первичным или сводным учетным документом, изготовление его бумажной копии осуществляется организацией, сформировавшей электронный документ, на основании письменного запроса участника бюджетного процесса, от имени которого либо в адрес которого был составлен запрашиваемый документ.
      В иных случаях в рамках Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» изготовление бумажных копий документов, формируемых, получаемых и передаваемых в электронном виде с использованием системы электронного документооборота Федерального казначейства и подписанных электронной цифровой подписью в соответствии с требованиями Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», не требуется.
      В соответствии с законодательством РФ в сфере информатизации, информационных технологий и защиты информации порядок изготовления бумажной копии электронного документа и хранения электронных документов устанавливается руководителем организации, которая обеспечивает формирование первичных или сводных учетных документов.
      При этом Минфин России полагает целесообразным получение копии электронного документа на бумажном носителе осуществлять посредством распечатки и заверения не менее чем одной подписью ответственного сотрудника и печатью организации, изготовившей копию электронного документа на бумажном носителе, с проставлением отметки «Копия электронного документа».

      Применение и заполнение форм первичных учетных документов

      Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (код формы 0504143)

      Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (далее – Акт (ф. 0504143)) составляет комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов при оформлении решения о списании мягкого инвентаря, посуды и однородных предметов хозяйственного инвентаря стоимостью от 3 000 до 40 000 руб. включительно за единицу. Он служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия указанных объектов учета.
      Если в соответствии с законодательством РФ решение о списании имущества требует согласования с собственником имущества (с уполномоченным им органом власти), Акт (ф. 0504143) принимают к учету только при наличии указанного согласования.
      В сформированном комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов Акте (ф. 0504143) указываются причины, послужившие основанием для принятия решения о списании объектов имущества, и перечень мероприятий по исполнению решения о списании (ликвидация, утилизация, передача, передача в переработку (аффинаж), иные мероприятия), отметка о результатах проведенных мероприятий, в том числе перечень имущества, подлежащего постановке на учет по результатам проведенных мероприятий, указанных в Акте (ф. 0504143), с целью дальнейшего их использования.
      Акт (ф. 0504143) оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр оформленного надлежащим образом Акта (ф. 0504143), согласованного в установленном порядке и утвержденного руководителем учреждения, передается в бухгалтерию учреждения (централизованную бухгалтерию), второй остается у материально ответственного лица.

      Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (код формы 0504210)

      Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 050421) (далее – Ведомость (ф. 0504210)) применяют для оформления выдачи материальных ценностей в использование для хозяйственных, научных и учебных целей, а также передачи в эксплуатацию объектов основных средств стоимостью до 3 000 руб. включительно за единицу.
      Записи в Ведомости (ф. 0504210) производятся по каждому материально ответственному лицу (графа 1) с указанием выдаваемых материальных ценностей (графы 3–12).
      Ведомость (ф. 0504210) утверждает руководитель учреждения, и она служит основанием для отражения в бухучете учреждения выбытия материальных запасов, объектов основных средств стоимостью за единицу до 3 000 руб. включительно.

      Акт о списании материальных запасов (код формы 0504230)

      Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) (далее – Акт (ф. 0504230)) применяют для оформления решения о списании материальных запасов. Он служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухучета материальных запасов.
      В случае расходования материальных запасов, производимого на основании документов, утвержденных руководителем учреждения, указанные документы прилагаются к Акту (ф. 0504230) .
      Акт (ф. 0504230) составляет комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов и утверждает руководитель учреждения.

      Расчетно-платежная ведомость (код формы 0504401)

      Данный документ применяют для отражения начислений по оплате труда работникам учреждения, выплат, произведенных работникам учреждения в течение месяца, и суммы, причитающейся к выплате в окончательный расчет, а также для отражения налогов, удержанных из сумм начислений по оплате труда и иных сумм удержаний.
      Основанием для начисления заработной платы служат:
      – приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденным штатным расписанием (утвержденными штатами) и ставками (тарифами) заработной платы;
      – Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421) (Табель учета рабочего времени (ф. 0301008));
      – Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425);
      – другие учетные документы по учету труда и его оплаты.
      Расчетно-платежную ведомость (ф. 0504401) составляют по учреждению (структурным (обособленным) подразделениям, филиалам учреждения), ее подписывают исполнитель, ответственный за формирование (расчет) ведомости, и лицо, проверившее ее.
      Разрешение на выплату заработной платы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер.
      В тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск и при увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производят по Платежной ведомости (ф. 0504403), расходному кассовому ордеру. Начисленные и выплаченные суммы в межрасчетный период включают в Расчетно-платежную ведомость (ф. 0504401) текущего месяца при формировании общего расчета. При этом по графе «Сумма к выдаче» против фамилии работника делают прочерк, а выплаченную сумму записывают в графе «Выплаты в межрасчетный период».
      В конце Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) кассир проставляет надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме оплаты труда, сверенной с общим итогом по Платежной ведомости (ф. 0504403) (Расчетно-платежной ведомости (ф. 00504401)), и подтверждает ее своей подписью. Если деньги выдавал не кассир, а иное уполномоченное лицо – раздатчик денег, то на Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) дополнительно делают надпись «Деньги по ведомости выдал – должность, подпись, расшифровка подписи». После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром (раздатчиком денег) в Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), и подсчета выданных и депонированных сумм, отраженных в Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), формируют Расходный кассовый ордер на выданную сумму оплаты труда из кассы, с указанием его реквизитов в Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401). Указанный Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) на сумму выданной оплаты труда по Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) подлежит регистрации в Журнале регистрации приходных и расходных ордеров (ф. 0310003).
      В централизованных бухгалтериях Расчетно-платежные ведомости (ф. 0504401) составляют раздельно на каждое обслуживаемое учреждение, их подписывают руководитель соответствующего обслуживаемого учреждения, руководитель группы учета и исполнитель. Разрешение на выплату по ведомости подписывают руководитель учреждения (уполномоченное им лицо) и руководитель (уполномоченное им лицо) централизованной бухгалтерии.

      Платежная ведомость (код формы 0504403)

      Этот документ применяют в тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате (оплате труда) осуществляют в межрасчетный период, и они не совпадают с составлением общего расчета.
      Порядок оформления выдачи денежных средств в Платежной ведомости (ф. 0504403) аналогичен порядку, предусмотренному для Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401).

      Акт о списании бланков строгой отчетности (код формы 0504816)

      Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) (далее – Акт (ф. 0504816)) применяют для оформления решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов о списании бланков строгой отчетности, а также для оформления решения о списании испорченных бланков строгой отчетности (в том числе при их заполнении).
      Акт (ф. 0504816) формируют на основании Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф.0504092), он служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия бланков строгой отчетности.
      Акт (ф. 0504816) подписывают члены комиссии, а руководитель учреждения утверждает его.

      bino.ru

      Смотрите так же:

      • Налог на доходы если 2 детей Налоговый вычет на ребенка по НДФЛ в 2018 году Налоговый вычет – это сумма, установленная законодательством РФ, уменьшающая налоговую базу. Согласно ст. 218 НКРФ п. 1, пп. 4, лица имеющие несовершеннолетних детей пользуются правом на послабления в плане подоходного налога. Разъяснения по […]
      • Уголовный кодекс рф как список литературы 2018 Один @ втор.ru Самара 8-927-902-39-25 Дипломные, курсовые, контрольные работы на заказ в Самаре [email protected] Список литературы по уголовному праву На этой странице приведен список литературы по уголовному праву: 1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным […]
      • Вакансии юриста на севере Газпром вакансии вахта север Вакансии: рабочие и специалисты узкого профиля Уровень з/п: от 190 000 рублей Проекты: работа на севере вахтовым методом, программа газификации «Сахалин II», потоки «Южный» и «Голубой», а также другие. Широко известная и зарекомендовавшая себя как надежный […]
      • Уголовный кодекс отказ от показаний Статья 52 УК РФ: отказ от дачи показаний свидетелем В ходе судебного разбирательства суд исследует различные доказательства. В качестве них в числе прочего выступают и свидетельские показания. Особое значение они имеют при рассмотрении уголовных дел. Законодательство устанавливает […]
      • Налог на имущество при усн в 2014 году у ип Налог на имущество на УСН и ЕНВД с 2014 и 2015 года Федеральным законом от 02.04.2014 г. № 52-ФЗ в Налоговый кодекс РФ внесены изменения, касающиеся уплаты налога на имущество на УСН и ЕНВД. До этих изменений налог на имущество на УСН или ЕНВД не платили. Что же произошло теперь? […]
      • Разрешение 100 dpi Разрешение печати (изображения) Разрешение (разрешение изображения при печати) – количество точек (капель чернил) на линейный дюйм, полиграфический термин. Единицей измерения разрешения изображения является dpi (ди-пи-ай). DPI обозначает разрешающую способность печатного устройства и […]
      • Приказ минфина 66н 2014 Приказ Минфина РФ от 2 июля 2010 г. N 66н "О формах бухгалтерской отчетности организаций" (с изменениями и дополнениями) Приказ Минфина РФ от 2 июля 2010 г. N 66н"О формах бухгалтерской отчетности организаций" С изменениями и дополнениями от: 5 октября 2011 г., 17 августа, 4 декабря 2012 […]
      • Уведомление об уплате налога физическим лицам Что делать, если не пришло уведомление на уплату налога? Земельный и транспортный налоги, налог на имущество физических лиц граждане уплачивают на основании налогового уведомления. Также по уведомлению уплачивается НДФЛ с доходов, полученных начиная с 2016 г., если налоговый агент не […]