Стандарт приказа образец

Главная / Стандарт приказа образец

You are here

Оформление приказа

На стадии подготовки Приказа выполняются следующие операции

  • подготовкой проекта Приказа;
  • оформлением проекта Приказа.
  • Подготовку и оформление проектов Приказов проводят должностные лица — Руководители подразделений (специалисты) по поручению Руководителя предприятия.

    1. Подготовка проекта Приказа

    При подготовке проекта Приказа осуществляется изучение вопроса и составление текста проекта Приказа.

    Текст Приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

    В констатирующей части излагают основания (факты, события, документы и др.) и дают мотивировку цели издания Приказа.

    Констатирующая часть Приказа опускается, если его распорядительная часть не нуждается в разъяснении (т.е. причина издания Приказа очевидна).

    Констатирующую часть Приказа отделяют от распорядительной разделительным словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое печатается на отдельной строке от нулевого положения табулятора, прописными буквами с двоеточием, без разрядки и кавычек.

    В распорядительной части Приказа излагают «кому» (исполнителю или структурному подразделению — ответственные за выполнение), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки ее окончания). Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения может отсутствовать.

    Распорядительную часть текста Приказа, как правило, делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением Приказа в целом.

    В случае необходимости отдельным пунктом в конце Приказа перечисляются ранее изданные документы (Приказы, Решения и др.) или части их, которые данным Приказом отменяются, изменяются или дополняются.

    Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) или вводимые в действие Приказом нормативные документы (Инструкции, Положения, Правила и др.), как правило оформляются в виде Приложения к Приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах Приказа. На первом листе Приложения в правом верхнем углу делается надпись: «Приложение к приказу Руководителя АО «ИМЯ ФИРМЫ» от 00.00.00 № 000″.

    Страницы Приказа и Приложений нумеруются как единый документ.

    2. Оформление проекта Приказа

    Оформление проекта Приказа заключается в проставление в строго определенных местах бланка или стандартного листа необходимого (определенного для данного типа документов) набора реквизитов (согласно ГОСТ 6.38-90). На данной стадии на проекте Приказа проставляются следующие реквизиты:

  • эмблема организации;
  • код организации по ОКПО;
  • код документа по ОКУД;
  • наименование организации;
  • место составления или издания;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • отметка о наличии приложения;
  • фамилия исполнителя и номер его телефона.
  • Приказы по основной деятельности (первый лист) оформляют, как правило, на Общем бланке предприятия.

    Подписание Приказа

    На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:

  • согласованием проекта Приказа;
  • передачей проекта Приказа в службу ДОУ;
  • проверкой правильности оформления проекта Приказа;
  • корректировкой проекта Приказа;
  • проставлением реквизита «гриф ограничения доступа к документу»;
  • подписанием проекта Приказа.
  • 3. Согласование проекта Приказа

    Подписание проекта Приказа начинается с его согласования. Должностное лицо, готовящее проект Приказа, согласует его с:

  • руководителями структурных подразделений;
  • юристом;
  • главным бухгалтером;
  • другими заинтересованными должностными лицами.
  • Такое согласование оформляется в виде проставления реквизита «виза» в строго определенном месте Общего бланка или стандартного листа, на котором оформлен проект Приказа (далее «на Бланке Приказа»). Если при согласовании возникают замечания, то они указываются либо в самой визе (если замечание короткое), либо на отдельном листе с проставлением соответствующей пометки на Бланке Приказа («Замечания прилагаются» рядом с визой). Визы собираются на последнем листе проекта Приказа.

    4. Передача проекта Приказа в службу ДОУ

    После завершения согласования проект Приказа передается Должностным лицом, готовившим его, в службу ДОУ для подписания Руководителем предприятия (или его заместителем, имеющим соответствующие права — далее «его заместитель»).

    5. Проверка правильности оформления проекта Приказа

    Перед передачей проекта Приказа на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) сотрудник службы ДОУ проверяет правильность его оформления в соответствии с действующими государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию. Неправильно оформленный проект Приказа возвращается Должностному лицу, готовившему его, на доработку.

    6. Корректировка проекта Приказа

    В полученный от специалиста службы ДОУ для подписания проект Приказа Руководитель предприятия (его заместитель) может вносить изменения и дополнения. Такие изменения и дополнения становятся неотъемлемой частью проекта Приказа и не нарушают его юридической силы.

    7. Проставление реквизита «Гриф ограничения доступа к документу»

    При наличии в проекте Приказа сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на проекте Приказа Руководитель (его заместитель) проставляет реквизит «гриф ограничения доступа к документу».

    8. Подписание проекта Приказа

    Приказ подписывает (проставляет реквизит «подпись» на Бланке Приказа) Руководитель предприятия (или его заместитель, имеющий соответствующие права). Подписывается первый экземпляр Приказа (подлинник). Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указан иной срок.

    Регистрация приказа

  • регистрацией Приказа;
  • проставлением реквизита «Отметка о контроле».
  • 9. Регистрация Приказа

    Полностью подготовленный, оформленный и подписанный Приказ перед передачей его Исполнителю для работы (исполнения) регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, их оперативного поиска, учета и контроля. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная (в данном материале не будем останавливаться на их подробной характеристике).

    Регистрация Приказа — это фиксация факта его создания путем проставления на нем реквизитов «индекс» и «дата» (на Бланке Приказа) с последующей записью необходимых сведений о Приказе в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

    Приказ регистрируется только один раз — в день его подписания. При передаче зарегистрированного Приказа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется.

    Реквизит «дата» проставляется на Приказе после его подписания (специалистами службы ДОУ).

    Реквизит «индекс» Приказа, как правило, представляет собой арабские цифры без буквенных знаков, проставляемых в хронологическом порядке (простая порядковая нумерация) с начала календарного года. Данный реквизит проставляется на Приказе (на Бланке Приказа) специалистами соответствующих структурных подразделений (служба ДОУ, структурное подразделение, руководитель которого готовил проект Приказа), в зависимости от принятой на предприятии формы регистрации документов.

    На Приложениях к Приказу индексы не проставляются.

    Приказы по основной деятельности регистрируются в отдельных регистрационных формах (Журналы регистрации приказов по основной деятельности). Форма журнала регистрации не регламентирована, т.е оптимальный состав и порядок расположения регистрационных граф (реквизитов) определяется службой ДОУ предприятия по своему усмотрению. Форма и порядок ведения таких журналов закрепляется в разрабатываемой предприятием «Инструкции по ведению журнала (карточек) регистрации Приказов по основной деятельности». Как правило, в регистрационных формах используются следующие регистрационные графы:

  • индекс и дата;
  • автор (разработчик);
  • кто подписал;
  • заголовок и/или краткое содержание;
  • приложения;
  • резолюция (содержание поручения, исполнитель, автор поручения, дата);
  • расписка исполнителя в получении Приказа;
  • срок исполнения;
  • отметка о контроле;
  • ход исполнения;
  • отметка об исполнении;
  • номер дела;
  • перенос данных на машинный носитель
  • При наличии в Приказе сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, Приказ регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. Технология прохождения на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну, в данном материале не рассматриваются.

    10. Проставление реквизита «Отметка о контроле»

    Регистрацию Приказа можно рассматривать как начальный этап контроля за его исполнением. После указания Руководителя (его заместителя) предприятия о постановке Приказа на контроль, специалист службы ДОУ проставляет реквизит «отметка о контроле» на левом поле Приказа напротив реквизита «заголовок к тексту» (реже — напротив контролируемых пунктов данного Приказа).

    Исполнение и контроль исполнения приказа

  • размножением Приказа;
  • заверением размноженных копий Приказа;
  • рассылкой Приказа (копий) исполнителям;
  • постановкой Приказа на контроль;
  • проверкой своевременного получения Приказа (копий) исполнителями;
  • исполнением Приказа;
  • проверкой и регулированием исполнения Приказа;
  • докладом Руководителю предприятия о выполнении Приказа;
  • согласованием изменения сроков и порядка исполнения Приказа;
  • изменением сроков и порядка исполнения Приказа;
  • завершением исполнения Приказа.
  • Приказ, подписанный Руководителем (его заместителем) и зарегистрированный специалистами службы ДОУ, передают указанным в нем Исполнителям под расписку для проведения работ по его выполнению.

    11. Размножение Приказа

    Если в Приказе указано несколько Исполнителей, то для обеспечения оперативности исполнения Приказа допускается его размножение в необходимом количестве экземпляров. Необходимость размножения Приказа и количество копий (список рассылки) определяется лицом, организующим его исполнение (Ответственным исполнителем). В списке рассылки указывают наименование Приказа, фамилию исполнителя, структурное подразделение, количество передаваемых экземпляров, дату. Ответственность за определение тиража и правильность составления списка рассылки возлагается на должностное лицо, готовившее данный Приказ.

    12. Заверение размноженных копий Приказа

    Размноженные копии Приказа заверяются специалистами службы ДОУ. Для заверения копии Приказа специалист службы ДОУ проставляет на Бланке Приказа, на котором оформлена каждая копия Приказа, реквизит «отметка о заверении копии».

    13. Рассылка Приказа (копий) исполнителям

    Все размноженные и заверенные экземпляры Приказа либо передаются специалистами службы ДОУ Ответственному исполнителю для самостоятельной рассылки Исполнителям, либо специалисты службы ДОУ сами раздают их каждому Исполнителю. Экземпляры Приказа передают Исполнителям под личную подпись, которая проставляется ими в списке рассылки (обычно на оборотной стороне последнего листа подлинника Приказа). В первом случае расписывается Ответственный исполнитель с указанием количества полученных экземпляров, во втором — расписываются все Исполнители, получившие копию Приказа.

    Обработка Приказов и передача их для работы (исполнения) Исполнителям должна осуществляться в течении одного рабочего дня с момента их поступления после подписания в службу ДОУ.

    14. Постановка Приказа на контроль

    Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных Приказов.

    Ответственным за организацию контроля исполнения Приказа является Руководитель (его заместитель) предприятия. Основная цель организации контроля — обеспечение своевременного и качественного исполнения Приказа. Контроль исполнения Приказа осуществляют специалисты службы ДОУ и должностное лицо, готовившее данный Приказ.

    Для постановки Приказа на контроль специалисты службы ДОУ заполняют соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

    15. Проверка своевременного получения Приказа (копий) исполнителями

    Если рассылку Приказа (его копий) Исполнителям осуществлял самостоятельно Ответственный исполнитель, то специалисты службы ДОУ должны проверить их своевременное получение Исполнителями для начала проведения работ по исполнению записанных в нем поручений.

    16. Исполнение Приказа

    Проведение конкретной работы Исполнителем во исполнение поручения (задания), записанного в Приказе.

    17. Проверка и регулирование исполнения Приказа

    Ответственный исполнитель самостоятельно лично контролирует ход исполнения Приказа.

    Специалисты службы ДОУ контролируют срок исполнения Приказа. Срок исполнения Приказа — это период времени, отведенный на исполнение Приказа, или календареая дата, к которой назначено исполнение. Сроки исполнения Приказа могут быть типовыми или индивидуальными.

    Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления. На рассмотрение и отчет о выполнении Приказов типовыми сроками исполнения отводится 10 дней, если срок исполнения в Приказе не указан.

    Индивидуальные сроки исполнения указываются автором Приказа в его тексте или устанавливаются Руководителем (его заместителем) предприятия. Типовые и индивидуальные сроки исчисляются в календарных днях с момента подписания (вступления в действие) Приказа. Если индивидуальный срок исполнения Приказа отличается от типового, то сроком исполнения считается индивидуальный срок. При необходимости выполнения пунктов Приказа в различные сроки, по каждому пункту устанавливается свой срок исполнения.

    Контроль хода исполнения Приказа производится ежедневно, если до установленного срока исполнения осталось от 1 до 5 дней, и дважды в течение срока — если до установленного срока исполнения осталось от 5 до 10 дней.

    18. Доклад Руководителю предприятия о выполнении Приказа

    Ответственный исполнитель и специалисты службы ДОУ по результатм контроля информируют Руководителя (его заместителя) предприятия о ходе исполнения Приказа, достигнутых результатах и возникших обстоятельствах, препятствующих исполнению Приказа в установленные сроки.

    19. Согласование изменения сроков и порядка исполнения Приказа

    В необходимых случаях Руководитель (его заместитель) предприятия и Ответственный исполнитель согласуют изменение сроков и порядка исполнения Приказа. Основанием для этого является докладная записка Ответственного исполнителя с мотивировкой необходимости таких изменений. Решение об изменение сроков и порядка исполнения Приказа отражается в резолюции Руководителя (его заместителя) предприятия.

    Изменение сроков и порядка исполнения Приказа должно быть оформлено не менее, чем за два дня до истечения срока исполнения Приказа.

    20. Изменение сроков и порядка исполнения Приказа

    На основании резолюции Руководителя (его заместителя) предприятия специалисты службы ДОУ изменяют сроки и порядок исполнения Приказа путем внесения необходимых корректировок в соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

    21. Завершение исполнения Приказа

    Приказ считается исполненным, если фактически проведены предусмотренные в нем мероприятия (выполнено конкретное задание, подготовлен письменный ответ и др.) или во его исполнение составлен другой документ.

    Перенос исполненного приказа в дело

  • возвратом исполненного Приказа в службу ДОУ;
  • записью об исполнении Приказа;
  • снятием исполненного Приказа с контроля и подшивкой его в дело.
  • 22. Возврат исполненного Приказа в службу ДОУ

    Приказ, зарегистрированный специалистами службы ДОУ, после исполнения должен быть возвращен Ответственным исполнителем в службу ДОУ для подшивки в дело (формирования дел).

    23. Запись об исполнении Приказа

    Результат исполнения Приказа представляют в письменном отчете или отмечают в краткой форме на самом Приказе (Ответственный исполнитель и/или специалисты службы ДОУ заполняют на Бланке Приказа поле «краткие сведения об исполнении» реквизита «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Кроме этого, специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках).

    24. Снятие исполненного Приказа с контроля и подшивка его в дело

    Приказ снимается с контроля после его исполнения. Если необходимость в исполнении Приказа отпала, то он снимается с контроля лицом, поставившим его на контроль. При этом специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках).

    Подшивка Приказа в дело (формирование дел) — это группировка исполненных Приказов в дела в соответствии с Номенклатурой дел предприятия. Формирование дел осуществляет специалист службы ДОУ под непосредственным контролем Руководителя предприятия.

    На Бланке Приказа, подшиваемого в дело, специалисты службы ДОУ проставляют реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках).

    При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

    • в дело помещаются только исполненные и правильно оформленные Приказы;
    • Приказы по основной деятельности группируются отдельно от Приказов по личному составу;
    • в дело группируются, как правило, Приказы одного года (за исключением переходящих);
    • в дело включается один (подлинный) экземпляр Приказа;
    • Приказы внутри дела располагаются в нумерационной (по возрастанию их регистрационных (порядковых) номеров) последовательности;
    • Приложения (на документе проставлена отметка «Приложение») к Приказу подшиваются в деле совместно с соответствующим Приказом;
    • документы к Приказам группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты;
    • Приказы, содержащие сведения, входящие в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, группируются и подшиваются в отдельное дело.
    • blanker.ru

      Приказ о внедрении профстандартов в организации

      Составление приказа о внедрении профстандартов необходимо в тех случаях, когда в штате предприятия есть должности, для которых законом прописаны определенные нормы. Приказ относится к локальным актам компании, является вполне самостоятельным документом и запускает процесс по внедрению в организации профессиональных стандартов.

      Наибольшее распространение документ на сегодняшний день имеет в государственных, муниципальных и бюджетных учреждениях, но иногда применяется и в крупных коммерческих структурах.

      Что такое профстандарты

      Профессиональные стандарты или, если сокращенно, профстандарты – совсем «свежее» понятие в Трудовом кодексе РФ. По сути это набор требований, касающихся опыта работы, образования, стажа, которым должен отвечать представитель той или иной профессии.

      Перечень специалистов, к которым применяются профстандарты, практически неограничен – это преподаватели, официанты, врачи, кадровики, инженеры, программисты и т.д.

      Ранее для определения условий, которым должны были соответствовать работники предприятий и организаций, применялись квалификационные справочники, поделенные на отрасли по роду деятельности. Основное отличие от них профстандартов, имеющих единую структуру, заключается в том, что требования, которые прописываются к одним и тем же должностям в профстандартах могут отличаться, в зависимости от уровня образования и опыта работы специалиста.

      Часть профстандартов носит рекомендательный характер, часть являются обязательными.

      Если профессиональные стандарты для той или иной категории работников обязательны, их применение должно происходить во всех без исключения компаниях, независимо от их организационно-правового статуса.

      Цели и задачи комиссии по внедрению профстандартов

      Внедрением профстандартов на предприятии занимается специально созданная комиссия. В ее состав должно входить не менее трех человек из числа руководства фирмы или сотрудников отдела кадров. Все участники комиссии должны быть ознакомлены с нормой закона о внедрении профстандартов, а также теми условиями, которые обязаны соблюдаться при ее реализации. Кроме того, эту информацию они должны довести до сведения других работников, в особенности тех, кого внедрение профессиональных стандартов касается напрямую.

      Основная задача комиссии – оценить образование, подготовку и профессиональные качества персонала для определения дальнейшей кадровой политики.

      Процедура оценки уровня работников проводится при помощи аттестации через приказ о проведении аттестации работников и анализа внутренней документации предприятия. При этом закон не требует тестирования всех подряд сотрудников, вполне допускается внедрение как целой группы профстандартов, так и только некоторой их части.

      Результатом деятельности комиссии может стать разработка новых трудовых договоров, и соглашений, корректировка действующих должностных инструкций, изменение условий труда и размера заработной платы, переобучение некоторых специалистов, повышение их квалификации, перевод на другие должности и т.д. Следует отметить, что несоответствие сотрудника профессиональным стандартам не может являться основанием для его увольнения.

      Основание для приказа на внедрение профстандартов

      Каждый издаваемый на предприятии приказ должен иметь под собой определенное основание. В данном случае в качестве такового выступает постановление Правительства РФ № 584 от 27.06.2016 года. Ссылку на него следует обязательно давать в приказе.

      Кто пишет приказ

      Приказ является документом, фиксирующим волеизъявление руководителя организации. При этом непосредственно его составлением может заниматься любой работник, обладающий навыками по созданию распорядительной документации, например, юрист, секретарь или кадровик. Но кто бы ни писал приказ, после того как будет окончательно оформлен, его обязательно следует передать для ознакомления и визирования директору предприятия.

      Образец приказа о внедрении профстандартов в организации

      На сегодняшний день нет унифицированного образца приказа на внедрение профстандартов. Это означает, что предприятия и организации могут писать данный документ в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы.

      Однако, есть значения, которые указывать в приказе следует обязательно:

    • номер, место, дату его составления,
    • полное название предприятии, в котором он выпускается,
    • определить людей, которые будут заниматься внедрением профстандартов,
    • вписать состав комиссии,
    • обозначить ее цели и задачи,
    • указать сроки, в которые они должны быть достигнуты,
    • ответственное за исполнение лицо (в качестве такового может выступать сам руководитель предприятия или какой-то другой сотрудник, находящийся в его прямом подчинении).
    • Правила оформления приказа

      Как и по содержанию документа, так и по его оформлению, никаких норм и ограничений нет: приказ можно писать как от руки, так и в печатном виде, на обычном листе А4 формата или на фирменном бланке организации. Заверять печатью бланк документа нет необходимости, т.к. с 2016 года это требование закона, применяемое ранее к юридическим лицам, отменено, а вот автограф руководителя предприятия или иного сотрудника, уполномоченного на подписание подобного рода документов, на приказе стоять должен.

      Обычно приказ пишется в единственном оригинальном экземпляре, но при необходимости можно сделать его копии.

      Как и сколько хранить приказ

      Составленный, заверенный и изданный надлежащим образом приказ весь период действия должен находиться в составе прочей распорядительной документации, в месте, доступ к которому следует ограничивать. После того, как его актуальность будет утрачена, его нужно передать в архив предприятия, где он должен храниться период, установленный законодательством или локальными актами компании (но не менее трех лет), после чего его можно утилизировать.

      assistentus.ru

      Правила оформления приказов

      Приказ — распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем учреждения и содержащий обязательные для исполнения предписания.

      В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (о кадрах).

      1). по основной деятельности приказы издаются:

      при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений,
      при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций,
      при введении новых стандартов,
      при изменении графика работы предприятия и т. д.

      2). по личному составу (эти приказы готовятся отделом кадров):

      при назначении работников на должность,
      при освобождении от должности
      при перемещении по службе, о поощрениях или взысканиях,
      при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т. д.

      Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты:

      название вида документа (ПРИКАЗ)
      дата (датой приказа является дата его подписания)
      порядковый номер приказа
      место издания приказа
      индекс документа
      заголовок к тексту
      текст
      подпись руководителя
      отметка о согласовании
      фамилия и телефон исполнителя
      Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной.
      В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа. В распорядительной части перечисляются конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Текст распорядительной части разбивается на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой.
      Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ.
      Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывается какие из ранее действовавших приказов утратили силу. После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его текст.
      Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии.
      Образец оформления приказа по основной деятельности

      Образец оформления приказа по личному составу

      kdpconsulting.ru

      Приказы: основные виды и особенности оформления

      Из статьи вы узнаете:

      Приказы — распорядительные документы, издаваемые руководителем компании в рамках его полномочий и обязательные для исполнения подчиненными. В акционерных обществах должностным лицом, уполномоченным их издавать, считается генеральный директор, в медицинских учреждениях — главврач, на предприятиях — директор и т. д. Законную силу имеют только правильно оформленные распорядительные документы, содержащие все необходимые реквизиты и заверенные в надлежащем порядке.

      Самые важные изменения этого лета!

      Приказ — самый распространенный тип распорядительной документации. Они регулярно издаются даже в сравнительно небольшой компании, штат которой ограничен парой десятков сотрудников; с их помощью руководство решает текущие или стратегически значимые задачи — производственные, административные, хозяйственные или кадровые.

      Виды приказов

      Любой приказ, издаваемый в организации, с точки зрения выполняемой функции можно отнести к одной из двух обширных категорий — по личному составу и по основной деятельности. Приказы по личному составу издаются для документирования кадровых процессов — приема на работу, перевода и увольнения, поощрения сотрудников и применения к ним дисциплинарных взысканий, командировок и других процедур, без которых не обходятся трудовые отношения.

      Подробнее о приказах читайте здесь:

      Приказы по основной деятельности могут издаваться как по инициативе руководителя (поэтому такие документы называют инициативными), так и с целью исполнения распоряжений, поступивших из вышестоящих органов управления. Они позволяют осуществлять оперативное управление ключевыми производственными процессами, с их помощью оформляется утверждение графика отпусков или штатного расписания, изменение режима работы предприятия, внесение корректив в локальные нормативные акты, создание всевозможных комиссий и рабочих групп, аттестация и обучение сотрудников.

      Читайте статью электронного журнала: Приказ о переводе

      Приказы по личному составу обычно сразу же начинаются с распорядительной части (хотя в отдельных случаях могут содержать и констатирующую) и составляются как в свободной форме, так и с применением унифицированных бланков Госкомстата или их аналогов, разработанных работодателем — все зависит от типа, функционального назначения и других особенностей документа. Например, для оформления приема на работу или направления сотрудника в командировку существуют унифицированные бланки, утвержденные Госкомстатом, а вот распоряжения об установлении надбавок, дежурствах или привлечении к сверхурочным работам составляются в произвольной форме.

      Стандартный образец приказа по основной деятельности состоит из двух частей — вводной, или констатирующей, и распорядительной. Как видно из названий, в первой части констатируется цель управленческого решения, а во второй — излагается непосредственное распоряжение руководителя. Поэтому распорядительная часть обычно начинается со слова «приказываю».

      Унифицированные формы в кадровом делопроизводстве

      Унифицированные «госкомстатовские» бланки широко применяются в кадровом делопроизводстве. До недавних пор какой-либо альтернативы привычным унифицированным формам не было, но после вступления в силу федерального закона №402-ФЗ от 6.12.2011г. («О бухгалтерском учете») каждый работодатель получил законное право на разработку собственных бланков на базе существующих стандартов. Впрочем, многие компании решили не изобретать велосипед и продолжили использовать для оформления основных кадровых процедур готовые формы, в том числе:

    • Т-1 и Т-1а (о приеме на работу);
    • Т-5 и Т-5а (о переводе на другую работу);
    • Т-6 и Т-6а (о предоставлении отпуска);
    • Т-8 и Т-8а (о прекращении действия трудового договора);
    • Т-9 и Т-9а (о направлении в командировку).
    • Если речь идет об одном сотруднике, заполняется форма Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 или Т-9, если же документ составляется на нескольких работников (например, когда в командировку одновременно направляется группа специалистов), используется форма с пометкой «а».

      Как оформить и утвердить приказ?

      Весь процесс работы с распорядительной документацией сводится к стандартной схеме:

    • подготовка проекта (предварительный, «черновой» вариант документа составляется, обсуждается, поступает на согласование и по необходимости редактируется);
    • утверждение окончательного варианта;
    • регистрация и тиражирование;
    • передача копий заинтересованных должностным лицам или структурным подразделениям;
    • помещение контрольного экземпляра в дело, а затем — передача на хранение.
    • Читайте советы о том, как оформлять кадровые приказы, от экспертов «Системы Кадры»

      Одним из наиболее ответственных этапов в этой цепочке последовательных процедур считаются подготовительные работы. Зачастую ответственность за составление чернового варианта текста возлагается на секретаря, делопроизводителя, сотрудника отдела кадров (если речь идет об оформлении решения по личному составу) и т. д. Готовый, проверенный на предмет недоработок и ошибок документ передается руководителю для утверждения, а затем — на регистрацию.

      Некоторые виды распорядительных документов визируются не только генеральным директором, но и другими должностными лицами. Приказы по вопросам направления сотрудников в командировку, премирования или вызова из отпуска могут передаваться на подпись главному бухгалтеру, а связанные с увольнением или наложением дисциплинарного взыскания — юристу компании. Сделать это необходимо до того, как документ поступит к директору на подпись. Общий срок согласования не должен превышать пяти рабочих дней, если иной срок не указан исполнителем.

      Структура текста может быть простой (когда он касается одного вопроса или лица) или сложной, насчитывающей несколько разных распорядительных пунктов.

      Приказы должны оформляться в соответствии с нормами трудового законодательства РФ:

    • при увольнении работника обязательно указывается причина решения работодателя со ссылкой на конкретную статью, пункт или подпункт Трудового кодекса;
    • поощрение или наложение дисциплинарного взыскания необходимо лаконично, но ясно обосновать, указав причину и конкретный вид применяемого воздействия (выдача премии, объявление выговора, награждение ценным подарком и т. д.);
    • предоставляя отпуск, нужно указать его вид, продолжительность, а также точные даты начала и окончания;
    • при переводе на другую работу отражаются его причина и вид (временный или постоянный), полное наименование новой должности сотрудника и структурного подразделения, в которое он переводится, сведения об изменении оплаты труда;
    • оформляя прием на работу, нужно указать основные условия трудоустройства (срок, наличие и продолжительность испытания, размер оплаты труда);
    • при направлении в командировку прописывается ее цель, продолжительность, место назначения, даты начала и окончания.
    • Оформление документа не должно противоречить требованиям ГОСТ Р6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Проследите, чтобы каждый приказ, издаваемый в организации, содержал обязательные реквизиты:

    • наименование организации или учреждения;
    • название вида документа;
    • дату и место издания;
    • регистрационный номер;
    • подпись руководителя;
    • визы согласования.

    Если распорядительная часть содержит конкретное задание, нужно указать ФИО и должность лица, ответственного за его выполнение, а также отведенные руководством сроки. Порядок выполнения постоянного поручения определяется не конкретным сроками, а заданной периодичностью реализации мероприятий: например, можно обязать сотрудника предоставлять еженедельную сводку или ежемесячный отчет о выполнении работ. Количество исполнителей при этом может быть любым. Детали поручения (схемы, графики, инструкции, таблицы) обычно оформляются в виде приложения. Приказы вступают в силу с даты издания (за исключением документов, в которых содержится иное указание).

    Процедура регистрации

    Каждому распорядительному документу в обязательном порядке присваивается регистрационный индекс в соответствии с утвержденной работодателем номенклатурой, в пределах календарного года. В большинстве случаев такой индекс представляет собой порядковый номер с кратким буквенным обозначением (например, «112-Л», где первая часть — порядковый номер, а вторая говорит о принадлежности документа к группе приказов по личному составу). В ходе регистрации реквизиты каждого документа переносятся в специальную форму — карточку, книгу, журнал, электронную базу данных.

    Вопрос из практики

    Как оформить приказ о наложении дисциплинарного взыскания

    Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»

    Отвечает Иван Шкловец,
    заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

    Когда все доказательства вины сотрудника будут собраны: докладные, акты, объяснительные, оформите приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

    Если взысканием является замечание или выговор, то приказ оформите в произвольной форме.

    А если в качестве взыскания организация решит уволить сотрудника, то оформите приказ о прекращении трудового договора по унифицированной форме № Т-8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 или по самостоятельно разработанной форме. Издавать дополнительный приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения в этом случае не нужно. Вместе с тем, и издание двух приказов не считают нарушением трудового законодательства. Аналогичные разъяснения дают специалисты Роструда в письме от 1 июня 2011 г. № 1493-6-1.

    Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»

    Регистрация приказов в журнальной форме широко применяется работодателями (особенно небольшими компаниями с ограниченным объемом внутреннего документооборота), поскольку считается наиболее доступной, удобной и простой. Для переноса данных об издаваемых на предприятии приказах заводится как минимум два журнала (для распоряжений по личному составу и по основной деятельности).

    Сведения вносятся в журнал в хронологическом порядке, так что по последней записи сразу можно установить общее количество зарегистрированных работодателем документов определенного типа. Дополнительный плюс такой формы регистрации — невозможность изъять информацию о зарегистрированном приказе или внести ее «задним числом». С этой точки зрения даже самые современные электронные системы автоматизированной регистрации и хранения данных считаются менее безопасными, поскольку позволяют бесследно удалить сведения о документе.

    Если объем кадрового документооборота постоянно растет, появляется потребность в более подробной систематизации регистрационных данных. Для таких случаев рекомендуется завести несколько дополнительных журналов — например, отдельные журналы регистрации приказов о предоставлении отпуска, прекращении трудовых отношений и т. д. На обложке каждого журнала необходимо указать дату, с которой он ведется, и наименование организации. Журнал ведут до полного заполнения, а когда в нем уже не останется свободных граф, на обложке проставляется дата окончания и заводится новый экземпляр. Если за период ведения регистрации изменились реквизиты компании (например, организационно-правовая форма), вовсе не обязательно заводить новый журнал: достаточно обновить данные на обложке.

    Журнал регистрации приказов. Титульный лист

    Журнал регистрации приказов.

    Систематизация и хранение приказов по личному составу

    Хранение кадровой документации осуществляется в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден решением Министерства культуры РФ в 2010 году).

    Согласно требованиям законодателя, приказы, оформляющие трудовые отношения и отражающие важные факты трудовой биографии работника, необходимо хранить в течение 75 лет. Но есть и другая группа распорядительных документов, предназначенных для оперативного регулирования выполнения работником трудовой функции и подлежащих гораздо менее продолжительному хранению (5 лет). Поэтому перед тем, как отправить документы в архив, их необходимо поделить на две группы — по срокам хранения.

    Группа продолжительного хранения включает приказы:

  • о приеме на работу;
  • о переводе на другую работу;
  • о поощрении, награждении подарком и премировании;
  • о прекращении трудового договора;
  • о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
  • об установлении доплат и надбавок к должностному окладу (за стаж, совмещение, особые условия труда или характер работы), а также о любом другом изменении размера зарплаты как одного из существенных условий трудового договора;
  • о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
  • о направлении в зарубежную командировку или продолжительную (свыше одного месяца) командировку в пределах страны.
  • Оригиналы в будущем могут понадобиться для удовлетворения социально-правовых запросов граждан о стаже работы, полученных наградах, размере заработной платы и других немаловажных аспектах трудовой деятельности. Поэтому нужно четко соблюдать сроки и условия их хранения. Ко второй группе относятся приказы:

    • о предоставлении очередного или учебного отпуска;
    • о применении дисциплинарного взыскания;
    • о направлении в краткосрочную командировку;
    • о направлении сотрудника на переподготовку, курсы повышения квалификации и т. д.
    • Документы такого типа формируются в дела с пятилетним сроком хранения, по истечении которого они уничтожаются с составлением соответствующего акта. Помните, что для организаций, относящихся к отдельным сферам деятельности, утверждены ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. Приложения хранятся вместе с приказами, в отличие от документов-оснований (служебных и докладных записок, заявлений, копий личных документов сотрудников компании), которые помещаются в архив отдельно.

      Ошибки, часто допускаемые при оформлении приказов

      Несмотря на существование довольно четких стандартов оформления распорядительных документов, делопроизводители нередко допускают досадные ошибки — процедурные или правовые. Процедурные ошибки обусловлены умышленным или случайным отступлением от общепринятой схемы работы и обычно сводятся к несоблюдению требований, выдвигаемых законодателем и локальными нормами самой организации к содержанию и форме приказа.

      Чаще всего допускаются неточности в указываемых сведениях (паспортных данных, наименованиях структурных подразделений и должностей, реквизитах компании), не заполняются обязательные пункты, предусмотренные разработчиком формы («Дата составления», «Табельный номер», «Место составления», «Номер документа» и т. д.) Ошибкой считается также отказ от использования бланка установленного работодателем образца или применение нелогичных, размытых формулировок. Текст должен быть предельно четким и лаконичным. Использование оборотов, свойственных повествовательному стилю или способных трактоваться двояко, недопустимо.

      Визирование должностным лицом, не наделенным соответствующими полномочиями, или ссылка на ненадлежащим образом оформленный документ-основание — менее распространенные, но все же допускаемые в кадровой практике ошибки. Например, в общих случаях приказ о трудоустройстве работника издается со ссылкой на трудовой договор. Если договор по каким-то причинам признан недействительным, изданный на его основании распорядительный документ считается утратившим силу, а содержащееся в нем управленческое решение — не подлежащим исполнению. Любые другие распоряжения, при составлении которых работодатель ссылается на соглашения, акты и прочие документы, оформленные с нарушениями актуальных правовых норм, аналогичным образом теряют юридическую силу.

      Самые актуальные статьи по теме из практического журнала «Кадровое дело»

      К сожалению, при проведении проверок инспекторы ГИТ нередко выявляют приказы, на которых отсутствует виза начальника юридической или кадровой службы, хотя структура и содержание документа предполагают ее наличие. Иногда работодатель не успевает или просто не считает нужным под роспись ознакомить работника с распоряжением по личному составу, имеющим к нему непосредственное отношение и затрагивающим его законные права. Между тем, трудовым законодательством определен конкретный перечень распорядительных документов, которые обязательно нужно доводить до сведения работников с указанием даты ознакомления — к ним относятся приказы о приеме на работу (ст.68 ТК РФ), применении дисциплинарного взыскания (ст.193 ТК РФ), увольнении (ст.84.1 ТК РФ). При оформлении постоянных или временных переводов на другую работу в качестве документа-основания не указывается ни заявление, ни согласие работника на перевод, а иногда даже не конкретизируются причины такого кадрового решения.

      Для приказов о прекращении трудового договора характерно несоответствие указанного в них основания увольнения формулировкам, содержащимся в Трудовом кодексе РФ, и отсутствие ссылок на конкретные статьи, пункты и подпункты. Предоставляя сотруднику отпуск, работодатели часто забывают указать его вид (основание) или продолжительность.

      Как оформить кадровые приказы в сложных ситуациях

      Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «Кадровое дело»

      Отвечает Вероника ШАТРОВА,
      эксперт по трудовому законодательству, директор и главный редактор Системы Кадры

      С работником случился инсульт, он парализован. Родственники принесли документы, которые подтверждают инвалидность. Прекращаем трудовые отношения в связи с полной нетрудоспособностью. Кто имеет право подписи вместо работника, если он сделать это не может?

      Александр Виноградов, начальник отдела кадров (г. Мурманск)

      Графы под подпись сотрудника в приказе и личной карточке оставьте незаполненными. Укажите «невозможно ознакомить под подпись по медицинским показаниям» и внесите реквизиты документа об инвалидности. Поясняющую запись заверьте своей подписью с расшифровкой и проставьте дату (ч. вторая ст. 84.1 ТК РФ)…

      Полная версия ответа доступна после бесплатной регистрации

      Отмена и исправление приказов

      Как поступить, если производственная ситуация изменилась, и внезапно возникла необходимость в отмене или изменении кадрового решения, которое уже успело вступить в силу? В этом случае придется издать новый приказ, отменяющий предыдущее распоряжение или изменяющий его отдельные пункты. В нем необходимо указать:

    • номер, дату и название документа, подлежащего отмене или изменению;
    • основания для отмены (изменения) решения с кратким изложением обстоятельств, послуживших причиной его пересмотра;
    • порядок действий, которые надлежит предпринять исполнителям в связи с новыми обстоятельствами;
    • ФИО и должность лица, уполномоченного контролировать исполнение распоряжения.
    • Заголовок может выглядеть следующим образом: «О признании утратившим силу приказа по личному составу (основной деятельности)». Как только новая директива вступит в силу, действие предыдущего документа (или отдельных его пунктов, если речь идет о частичных изменениях) прекратится.

      www.kdelo.ru

      Смотрите так же:

      • Пикалёво магазин патент Тип : бытовая классическая Мощность : 1200 Вт Размер блинов (на основной плитке) : 30 см Максимальное количество блинов : 1 Мощность : 1000 Вт Габариты (ВхШхД) : 8x32x32 см Дополнительная информация : регулировка температуры SKU производителя : 5052440 Описание : […]
      • Увольнение сотрудника в 1с Как уволить и рассчитать сотрудника в 1С ЗУП 3.0 (8.3) Сегодня я хочу рассмотреть вопрос о том, как в программе 1С ЗУП 8.3 (версии 3.0) оформить увольнение сотрудника. Для отражения этой операции в программе существует документ «Увольнение». Этот документ позволяет не только […]
      • Правила страхования в ингосстрахе Правила компании Ингосстрах Ингосстрах Правила страхования – это большой сложный документ. Чтобы Вы смогли легко в нем сориентироваться наши эксперты проанализировали каждый пункт, выписали главное и оценили лояльность правил к клиентам. Чем выше балл – тем больше лояльность. Страховая […]
      • Заявление на увольнение за 2 месяца Увольнение по совместительству Увольнение по совместительству имеет некоторые нюансы, которые работодатель должен соблюсти, чтобы увольнение было законным. Совместительство – это выполнение работником каких-либо работ в свободное от основной работы время. Совместительство оплачивается в […]
      • Мойка машин штраф Наказания за мойку автомобиля в неположенных местах В прошлом году президент выдал указ о проведении «генеральной уборки» в стране. Главной целью указа было наведение чистоты в стране, и совсем скоро штраф за антисанитарию во дворах был значительно ужесточен. Мойка ТС на берегу водоемов […]
      • Образец заявления по утере инн Что делать, если потерял ИНН В налоговой службе информация о физических и юридических лицах хранится в Едином государственном реестре (ЕГРН). Главный ответ на вопрос, как восстановить ИНН при утере – сделать запрос в ЕГРН. Полномочия на это есть у сотрудников налоговой службы, которые на […]
      • Яндекс проверить налоги Квитанции, штрафы, налоги Через Яндекс.Деньги можно платить и коммерческим компаниям, и государственным организациям. Оплата квитанций Если вам нужно оплатить счета за коммунальные услуги, электричество или газ, загляните в каталог товаров и услуг, раздел ЖКУ. Любые другие квитанции и […]
      • Закон надбавка молодым специалистам Единовременные выплаты молодым специалистам в 2018 году Молодыми специалистами в Российской Федерации считаются выпускники высших и средних профессиональных учебных заведений, проходивших обучение за счет средств регионального или федерального бюджета по дневной (очной) форме, […]