Создать правило в outlook 2013

Главная / Создать правило в outlook 2013

Правила для папки «Входящие» в Outlook Web App

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Правило — это действие, Outlook Web App автоматически выполняется для входящих и исходящих сообщений. Например, можно создать правило для автоматического перемещения всех сообщений, отправленных в группу вы входите, а для определенной папке или удаления всех сообщений с «Купить сейчас» в теме.

Эта статья применима к приложению Outlook Web App. Оно используется организациями, в которых работа почтовых серверов управляется с помощью Exchange Server 2013 или 2010. Если вы используете Office 365 или Exchange Server 2016, вашим почтовым приложением является Outlook в Интернете. Справочные сведения о приложении Outlook в Интернете см в статье Получение справки по Outlook в Интернете.

Чтобы создавать правила для папки «Входящие» и управлять ими в классической программе Outlook, см. статью Управление сообщениями электронной почты с помощью правил.

Как получить правила для папки «Входящие»?

В браузере войдите в Outlook Web App, используя URL-адрес, предоставленный пользователем, который управляет электронной почтой вашей организации. Введите имя пользователя и пароль и нажмите кнопку Войти.

В верхней части страницы, выберите Параметры > Параметры.

В диалоговом окне Параметры выберите Упорядочить электронную почту > правила для папки «Входящие».

В разделе «Правила папки «Входящие»» отображаются все правила для папки входящих сообщений. Здесь вы можете просматривать или изменять существующие правила, создавать новые, удалять ненужные, а также включать или выключать их.

Создать

Используйте эту кнопку, чтобы создавать правила папки «Входящие».

Изменить

Выделите правило, а затем нажмите эту кнопку, чтобы просмотреть или изменить сведения о правиле.

Удалить

Выделите правило, а затем щелкните «Удалить», чтобы удалить его.

Вверх

Перемещает выбранное правило вверх по списку. Правила обрабатываются сверху вниз.

Вниз

Перемещает выбранное правило вниз по списку.

Обновить

Обновляет список правил.

Установите флажок возле правила, чтобы включить его, или снимите флажок, чтобы выключить правило.

Чтобы создать новое пустое правило с помощью страницы правила для папки «Входящие», выберите .

Окно нового правила состоит из трех разделов:

После получения сообщения и:

Задайте имя правила.

Здесь можно выбрать условия для своего правила. С помощью стрелки вниз просмотрите и выберите условия, которые нужно использовать.

Если у критериев есть дополнительные параметры, введите их в открывшемся окне.

Вот что нужно сделать:

Здесь можно выбрать действие, которое должно выполняться после поступления сообщения, соответствующего выбранным условиям.

В разделе «Дополнительные параметры» можно:

добавить в правило дополнительные условия или действия;

добавить в правило исключения, выбрав Добавить исключение;

включить или включить параметр остановки дальнейшей обработки правил. По умолчанию этот параметр включен. При включенном параметре, если поступает сообщение, соответствующее условиям одного или нескольких правил, применяется только первое правило. Если этот параметр не установлен, применяются все правила, условиям которых удовлетворяют сообщения.

Например, параметр Остановить дальнейшую обработку правил не выбран и у вас есть два правила: перемещать все сообщения, отправляемые общедоступной группе, в определенную папку и перемещать все сообщения от вашего руководителя в другую папку. Если ваш руководитель отправит сообщение этой группе, копия сообщения попадет в обе папки. Чтобы применялось только правило, перемещающее сообщения от руководителя, поместите его в списке выше правила, перемещающего сообщения, отправленные группе, а затем измените первое правило, добавив параметр остановки дальнейшей обработки правил;

назначить правилу пользовательское имя.

Можно изменить любое правило, выбрав его и щелкнув изменить, чтобы открыть правило и изменить условия или действия для него.

Если правило больше не нужно, выберите его и щелкните элемент удалить, чтобы удалить его. Если нужно просто временно выключить правило, снимите флажок возле него.

При создании новых правил в Outlook Web App появляется предупреждение, что некоторые правила, которые были созданы в Outlook и в настоящее время отключены будут удалены. Прежде чем удалить эти правила, вы можете войти в свою учетную запись, используя Outlook и проверьте правила для просмотра, если вы хотите сохранить их. Включите все правила, которые вы хотите сохранить.

Правила выполняются сверху вниз в порядке их отображения в окне «Правила». Чтобы изменить порядок правил, выберите правило, которое хотите переместить, а затем щелкните стрелку вверх или вниз, чтобы переместить правило в нужное место в списке.

Некоторые типы сообщений не приводят к срабатыванию правил для папки «Входящие». К ним относятся:

уведомления о доставке, включающие отчеты об ошибке доставки и системные сообщения;

уведомления о прочтении и доставке, отправляемые почтовым клиентом;

некоторые автоматические ответы (сообщения об отсутствии на рабочем месте).

Для создания правил не обязательно использовать вкладку Правила для папки «Входящие». Их также можно создавать непосредственно в сообщениях, выполнив следующее:

Щелкните правой кнопкой мыши сообщение в общем списке и выберите пункт Создать правило.

Или откройте сообщение в области чтения, выберите меню дополнительных действий и щелкните команду Создать правило.

Все созданные правила появятся в скрытой области почтового ящика. Размер этой области ограничен 64 КБ. Фактический размер пространства, используемый правилом, зависит от нескольких факторов, таких как длина имени и количество примененных условий. Когда вы достигните ограничения в 64 КБ, появится предупреждение о невозможности создавать дополнительные правила. В таком случае вам придется удалить или упростить некоторые из существующих правил, прежде чем можно будет создавать дополнительные правила. Вот несколько способов, которые помогут сократить пространство, занимаемое правилами:

удалите правила, которые вам больше не нужны;

сократите имена правил;

объедините несколько правил, выполняющих одно и то же действие;

удалите из правил условия.

При создании правила пересылки можно указать несколько адресов для пересылки. Количество адресов, на которые можно пересылать сообщения, может быть ограничено в зависимости от параметров учетной записи. Если вы добавите больше адресов, чем разрешено, правило пересылки не будет работать. Создав правило пересылки с несколькими адресами, проверьте его в действии и убедитесь, что оно работает.

support.office.com

Департамент ИТ

Может быть не все знают что Outlook обладает очень удобной системой сортировки писем по папкам. Если Вам приходят письма из разных компаний/людей, то можно создать структуру папок для того, чтобы письма из каждой компании лежали в отдельной папке.

Например, (Рис. 1) у меня созданы папки для писем от коллег.

Для создания правила автоматической сортировки писем щелкните правой кнопкой мыши на письме, которое нужно автоматически переместить и выберите пункт «Создать правило» (Рис. 2).

Далее отметьте галочками поле «От:» и «Переместить в папку:». Нажмите кнопку «Выбор папки» и выберете папку из списка, куда будет автоматически попадать письмо.

Если такой папки нет, то нажмите кнопку «Создать…» для того чтобы создать папку. (Рис. 3)

Нажмите «Ок». В открывшемся окне поставьте галочку и нажмите «Ок» (Рис. 4).

После этого все письма от этого отправителя будут приходить не в папку Входящие, а в ту, которую Вы выбрали.

Если Вам необходимо настроить получение писем от компании Company c адресами Имя@company.ru, то можно настроить автоматическую сортировку для всем писем, которые заканчиваются на @compamy.ru.

Для этого при создании правила отметьте только галочку «Переместить элемент в папку» и нажмите кнопку «Дополнительно» (Рис. 5).

Далее выберите пункт «Содержащие в адресе получателя» (Рис. 6) и в нижнем поле нажмите на ссылку .

После этого введите окончание e-mail адреса (например company.ru) и нажмите «Добавить». После этого нажмите «Ок» (Рис. 7).

После этого нажимайте «Далее» пока эта кнопка не станет серой (неактивной). В открывшемся окне выберите пункт «Выполнить это правило для сообщений, которые уже есть в папке» и нажмите «Готово» (Рис. 8).

Все, правило создано. Теперь все письма от компании company будут приходить не в папку Входящие, а в ту, которую Вы выбрали. Аналогично можно настроить сортировку писем по множеству других параметров (см. рис. 6).

Прочтите также:

Комментарии к статье:

Добрый день.
Подскажите, пожалуйста, какие необходимо выполнить настройки для того, что бы количество непрочитанных (новых) писем отображалось и в старших папках (в дереве папок).
Например, что бы почтовые папки, когда пришло новое письмо в папку «Антон», выглядили так:

-Входящие (1)
— Команда (1)
Киррил
Антон (1)
Сергей

Т.е. что бы было видно, что пришло новое письмо в подпапку при свернутом древе папок.

Помогло! Спасиибо. Коротко и понятно.

Спасибо. Полезная статья

Здравствуйте!
При создании правил обработки сообщений перестает появляться оповещение о новом письме (конверт в трее), может кто знает как решить эту проблему?

Ольга, в правиле обработки почты надо вместе с «переместить папку» указать «отобразить в окне оповещение».

Подскажите, а как выполнить обратное действие, убрать все папки и чтобы все письма как и было изначально, попадали в общую папку входящие?

Анастасия, Зайдет в «Сервис-Правила и оповещения» и удалите все созданные там правила — письма будут попадать в папку «Входящие».

Спасибо за статью! Очень помогла

Здравствуйте!
У меня после создания правила не появляется конвертик на панели задач (в трее) при поступлении сообщений в папки отличные от «Входящие». «Отобразить в окне оповещения» не помогает, т.к. выводит отдельное модальное окошко, что очень не удобно. Подскажите, пожалуйста: как отображать конвертик, при поступлении сообщений для всех папок?

Здравствуйте!
Как отменить «созданное правило»
я сделал несколько раз и теперь приходит от этого майла несколько сообщении одинакового содержания

@Ruslan, зайдет в «Сервис-Правила и оповещения» и удалите созданные там лишние правила.

@ Департамент ИТ:
А что там лишнее? У меня два почтовых ящика. И письма сортируются по данным почтовым ящикам. А нужно, чтобы все падали в Личные папки. Если честно, я так и не поняла, как нужно настроить.

Здравствуйте Департамент IT. При настройке сортировки писем только уже исходящих столкнулся с такой проблемой. шаг №1 выбираю применить это правило когда отправлены сообщения адресованные «имя». Здесь все верно, выбираю на шаге №2 папку, однако появляется условие переместить копию в папку имя. Почему-то нет обычного перемещения, при выборе этого условия письма все дублируются в соответствующих папках кому отправлены и в общей «отправленные», как сделать без условия «копии…»

@Юрий
Да, действительно, для исходящих писем переместить в другую папку можно только копию. Причины, по которым так было сделано, мы не знаем.

Добрый день!
Скажите пожалуйста, а как сделать, чтобы все письма попадали в другую папку?

Подскажите пожалуйста, создала папку (к примеру1), затем создала правило что все письма от отправителя с определенным адресом должны падать в вышеуказанную папку. Все ранее пришедшие письма упали в эту папку, а новые с этого же адреса опять попадают в папку «Входящие»

Здравствуйте. У нас в офисе почта приходит на один адрес вперемешку, а читаем на 2-х разных компьютерах.
Как я могу на своём месте не переносить, а только копировать ссылку на письмо, а само письмо оставалось в папке «Входящие» ? Спасибо.

добрый день! подскажите пожалуйста как настроить Аутлук чтоб входящие письма дублировались на личную почту (на mail.ru)

Добрый день, я создал правило как было указанно на сортировку писем от коллег и клиентов, по кому то это работает, а по некоторым все равно приходит в общак, как быть?

Добрый день.
Подскажите как сделать чтобы письма падающие в папку уведомляли об этом всплывающим окном.а то высвечивает только входящие, а остальные папки не видно, приходится их открывать чтобы увидеть письмо.

Здравствуйте,
outlook 2007
как можно удалить содержимое всей папки ?
как можно выбрать письма по дате, затем удалить их ?
то есть хочу удалить письма до 1 августа 2015 года допустим ?
спасибо

всё чётко и ясно! спасибо!!

При удалении не нужных писем, просто зачеркиваются и остаются в списке… как сделать так, что бы они удалялись в отдельную папку. спасибо

blog.depit.ru

Десять советов по освоению Microsoft Outlook 2013

Предлагаемые десять рекомендаций помогут вам навести порядок в своих сообщениях и расписании, повысив эффективность работы в целом.

Постоянный контроль над электронной почтой, календарями и контактами отнимает массу рабочего времени. И все, что ускоряет выполнение операций в Outlook, в итоге, ощутимо отражается на производительности труда. Предлагаемые десять рекомендаций помогут вам навести порядок в своих сообщениях и расписании, повысив эффективность работы в целом.

Helen Bradley. 10 Tips for Mastering Microsoft Outlook 2013, www.pcworld.com

Постоянный контроль над электронной почтой, календарями и контактами отнимает массу рабочего времени. И все, что ускоряет выполнение операций в Outlook, в итоге, ощутимо отражается на производительности труда. Представьте себе, что в почтовом ящике отображались бы только те сообщения, которые вы хотите увидеть. А информацию о важных контактах можно было бы получить в течение нескольких секунд. И наконец стало бы понятно, почему некоторые разрекламированные функции Outlook не выполняются так, как заявлено производителем.

1. Просмотр почтового ящика

Открывая в первый раз почтовый ящик, вы видите перед собой картину, предложенную разработчиками по умолчанию. Чтобы адаптировать ее к своим потребностям, откройте на Ленте вкладку «Вид» и нажмите кнопку «Изменить представление». Программа предложит на выбор несколько вариантов, например вывод на экран только последних полученных писем.

На вкладке «Вид» вы можете настроить параметры предварительного просмотра сообщения. Нажмите кнопку «Просмотр сообщения» и выберите в меню пункт «Отсутствует», чтобы отключить функцию предварительного просмотра. Пункты «1 строка», «2 строки» и «3 строки» позволяют задать число строк сообщения, которые будут отображаться под заголовком. Любой из этих параметров можно применить как к текущей папке, так и ко всем почтовым ящикам.

Нажмите кнопку «Настройка представления», чтобы можно было самостоятельно настроить внешний вид окна сообщений – отобразить в таблице дополнительные колонки или изменить порядок их следования. Кнопка «Упорядочить по» позволяет отсортировывать сообщения по таким параметрам, как «Дата», «Тема» и т.д. Раздел «Макет» предназначен для настройки «Области папок» и «Области чтения».

После того как настроите папку «Входящие» по своему вкусу, в меню «Изменить представление» выберите пункт «Сохранить текущее представление как новое представление». Введите имя нового представления и укажите, на какие папки оно будет распространяться и кто получит к нему доступ. Чтобы вернуться в дальнейшем к своим настройкам, нажмите кнопку «Изменить представление» и выберите ранее сохраненный вариант.

2. Переопределение автоматического присвоения электронным письмам статуса прочитанных

Outlook отображает прочитанные и непрочитанные сообщения разными цветами. Но если вы всего на несколько мгновений задержитесь на сообщении, оно будет помечено как прочитанное. В результате можно упустить что-то важное.

Чтобы избежать этого, выберите в меню пункт «Файл->Параметры->Почта» и нажмите кнопку «Область чтения». При просмотре в области чтения установите флажок «Отмечать как прочтенное». Задайте число секунд, по истечении которых текущее сообщение в области чтения будет помечено как прочтенное. По умолчанию это время составляет 5 с. Давайте увеличим его, скажем, до 30 с

Теперь в те моменты, когда вы просматриваете сообщения в области чтения, программа автоматически начнет помечать как прочитанные лишь те из них, которые будут оставаться в этой области более 30 с.

3. Определение собственных правил представления отображаемых сообщений

Приложение Outlook 2013 предлагает новый способ выделения непрочитанных сообщений. Непрочитанные сообщения здесь имеют синий заголовок и помечаются синей полоской слева.

Синий цвет назначается в случае применения средств условного форматирования. Пользователь может определять как цвет, так и шрифт. Будет лучше, если вы зададите свои собственные правила и отформатируете письма с помощью цветов по своему выбору.

Отдельные цвета можно назначать письмам, пришедшим от определенных отправителей или содержащим определенные слова в строке темы. Чтобы проделать это, выберите в меню пункт «Вид*Настройка представления*Условное форматирование». В правиле «Непрочитанные сообщения» по умолчанию задан синий цвет. Цвет и шрифт допустимо изменить по своему желанию.

Нажмите кнопку «Добавить», чтобы создать новое правило. В поле «Название» введите имя правила. Нажмите кнопку «Шрифт» и выберите шрифт и цвет, которыми будет отображаться заголовок письма. Нажмите кнопку «Условие». В диалоговом окне «Отбор» задайте параметры, определяющие типы писем, которые будут отформатированы в соответствии с определенным вами правилом. Затем трижды нажмите OK, чтобы сохранить указанные установки.

4. Восстановление панели списка дел

По умолчанию панель списка дел в Outlook 2013 отключена, но ее легко вернуть обратно. Перейдите на вкладку «Вид», нажмите кнопку «Список дел» и выберите из выпадающего списка элементы, которые следует отображать на панели «Список дел». В ниспадающем списке позволительно выбрать элемент «Отсутствует» (по умолчанию) или любое сочетание элементов «Календарь», «Люди», «Задачи». Порядок, в котором вы укажете элементы, соответствует тому, в котором они отображены на панели «Список дел». Например, если первым вы выберите пункт «Задачи», он появится в верхней части панели, второй пункт, «Люди», будет выведен под ним, а третий, «Календарь», – еще ниже.

Однако панель списка дел теперь ведет себя не так, как в предыдущих версиях Outlook. Какой бы ни была ее ширина, на календаре будет присутствовать лишь один месяц. Кроме того, если встреч на текущий день не запланировано, панель останется пустой, даже если они намечены на следующий день.

5. Подключение к аккаунтам социальных сетей

Когда вы подключаете Outlook к аккаунтам социальных сетей, модуль «Люди» может выводить на экран сведения о ваших контактах и активности соответствующих людей.

Чтобы связать аккаунт социальной сети с Outlook 2013, выберите в меню пункт «Файл*Сведения*Настройка учетных записей*Учетные записи социальных сетей». Подключитесь к LinkedIn или Facebook, выбрав желаемый сервис, наберите свою учетную информацию и предоставьте Outlook разрешение на доступ к вашему аккаунту. Теперь сведения о людях из списка ваших контактов в указанной вами социальной сети появится в области «Люди» приложения Outlook.

6. Приведение в порядок контактной информации

Несколько таких контактов позволительно объединить в один. Щелкните мышью на интересующем вас контакте и просмотрите информацию о нем, выбрав пункт «Вид*Изменить представление*Люди».

В правой части экрана выберите пункт «Связать контакты». На дисплее появится окно, показывающее контакт или контакты для выбранного лица. В поле «Найти контакт для связывания» укажите идентификационную информацию, и Outlook выведет на экран список контактов, отвечающих условиям поиска. Если это один и тот же человек, щелкните на найденном контакте, для того чтобы объединить подробные сведения.

7. Настройка поиска по умолчанию

По умолчанию поиск писем в Outlook осуществляется в текущем почтовом ящике. Но зачастую этого бывает недостаточно. Если вы хотите, чтобы результаты поиска возвращали все релевантные записи для всех почтовых ящиков, укажите соответствующие параметры для каждой поисковой операции.

Альтернативный вариант заключается в том, чтобы переопределить область, в которой Outlook будет осуществлять поиск по умолчанию. Выберите пункт «Файл*Параметры*Поиск». Приложение предлагает включать результаты из текущей папки ( текущий почтовый ящик при поиске из папки «Входящие»), из текущего почтового ящика или из всех почтовых ящиков. Выберите желаемый вариант и нажмите кнопку OK. Теперь поиск по умолчанию будет вестись с учетом указанных вами условий, но при желании их можно корректировать в параметрах текущей операции.

8. Что лучше: «Быстрые действия» или «Правила»?

«Быстрые действия» впервые были представлены в пакете Outlook 2010, для того чтобы предложить пользователю возможность оперативно выполнять определенные задачи. Может возникнуть вопрос, чем «Быстрые действия» лучше, нежели «Правила»? «Быстрые действия» обеспечивают большую гибкость, поскольку вы можете выполнять соответствующие операции, когда захотите. «Правила» являются менее гибкими, и они каждый раз автоматически применяются, после того как были определены.

Однако задачу сохранения в отдельной папке информационных бюллетеней, когда вы не знаете заранее, от кого придут письма, лучше решать, применяя «Быстрые действия». Если отправителя электронного письма нельзя точно идентифицировать, вам не удастся написать правило для его автоматической обработки. Но можно создать «Быстрое действие», с помощью которого, щелкнув на выбранном сообщении, вы сразу переместите его в нужную папку. «Быстрое действие» не в состоянии определить, что в сообщении содержится информационный бюллетень, – это должны сделать вы сами. Но такое решение ускорит процедуру перемещения электронного письма, если вы решите, что это необходимо. «Быстрые действия» и «Правила» определяются на вкладке «Главная» с помощью инструментов, поддерживаемых Outlook.

9. Использование раздела «Избранное»

Если у вас имеется несколько учетных записей электронной почты, то число папок увеличивается, и быстро найти среди них те, которые применяются чаще всего, становится затруднительно. Поиск этих папок можно упростить, если добавить их в «Избранное». Этот раздел при открытии модуля «Почта» отображается в верхней части списка папок.

Если область раздела «Избранное» не видна на экране, переключитесь на модуль «Почта», на вкладке «Вид» выберите пункт «Область папок» и в выпадающем списке установите флажок «Избранное». Теперь можно включить в «Избранное» любую папку, щелкнув на ней правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню пункт «Показывать в избранном». В «Избранное» можно добавить даже «Папку поиска», что упростит ее использование и поиск нужной информации.

10. Особенности использования IMAP

Если учетная запись вашей электронной почты использует протокол IMAP, то некоторые общие функции в Outlook 2013 работать не будут. Протокол IMAP применяется там, где серьезное внимание уделяется увеличению числа пользователей. В этом случае обращаться к почте можно с любого устройства. В почтовых сервисах Hotmail и Gmail, например, фигурирует именно протокол IMAP.

Используя электронную почту IMAP, вы уже не сможете загружать в Outlook только заголовки сообщений и после этого решать, стоит ли загружать их полностью. В таком случае все электронные письма загружаются автоматически. Кроме того, с IMAP нельзя добавлять к сообщениям поясняющие флаги, которые либо включены, либо выключены, а не предназначены для определения каких-то других вещей. Нельзя будет и разбивать сообщения на категории (за исключением сообщений Hotmail).

www.osp.ru

Создать правило в outlook 2013

Начну повествование с одной очень важной вещи, которую еще многие не знают, но неизменно со временем к ней приходят. Папка Входящие должна быть пустой! Это простое правило вы должны всегда выполнять, чтобы не запутаться и не терять время на многократный просмотр писем, которые вы давно прочитали (и зачастую совсем уже не нужных). Рассмотрим более подробно вопрос о порядке в вашей папке Входящие.

В Outlook, как впрочем и в других почтовиках, есть два способа перемещения входящих писем в папки:

Автоматическое перемещение согласно правилам

Делается такое перемещение на основе введенных вами правил в зависимости от отправителя письма, темы и других полей. Создать правило сортировки можно с помощью меню Outlook — Сервис/Правила и оповещения.

Для автоматической сортировки подходят письма от различных роботов, листов и конференций, а также пользователей объединенных в логические группы: Друзья, Клубы, Хобби, Работа (только если вы дома), Дом (только если вы на работе) и др. В общем случае не следует создавать правила для отдельных персоналиев или компаний – это ведет к неоправданному увеличению количества папок. Хотя, бывают ситуации, когда и это может пригодится.

Чем плохо автоматическое распределение писем? Рассмотрим случай, когда у вас большое количество папок и письма распределяются автоматически. Вы открываете Outlook и вам нужно открыть все папки (зачастую уровень вложенности бывает очень большим) в которых могут появиться письма. В этот момент можно легко забыть про некоторые папки и не увидеть новых сообщений. Исходя из этого не делайте более 7-10 папок, в которые письма будут перемещаться автоматически. Более того письма, которые перемещаются согласно правилам, должны быть не важными, важные письма должны всегда перемещаться вручную (см. далее).

Ручное перемещение из папки Входящие

После того, как все неважные письма, которые можно прочитать позже, переместились на автомате в соответствующие папки, в папке Входящие остались только нужные письма, которые следует читать в первую очередь. Открывая Outlook вы видите всю предстоящую работу в одном списке – вам никуда не нужно ходить и что-то вспоминать!

При использовании плагина Potolook для каждой папки можно настроить свой шаблон ответного письма, поэтому отвечать на входящее письмо следует только после того, как вы его перенесете в папку с нужным шаблоном. Это единственная ручная операция, которую нужно сделать. Это действие позволяет хорошо осознать важность письма – если есть желание его переносить, то письмо является важным, если желания нет, то скорее всего на письме можно просто нажать Del и забыть про него.

Обычно для каждого типа подписи (шаблона ответа) заводится отдельная папка. Если вы работаете в организации, то скорее всего это общая папка. Перемещение можно выполнить простым перетаскиванием, либо с помощью кнопки «переместить в папку»:

Особенность этой кнопки в том, что в списке папок отображаются только те, которые ранее участвовали в процессе копирования.

В итоге, после обработки входящих писем у вас не должно остаться ни одного письма в папке Входящие. Если есть письма, которые достаточно важно, но нет возможности выполнить действие по ним сейчас, то заведите папку «Текущие дела» и копируйте такие письма туда.

В заключение хотелось бы отметить, что стремление держать папку Входящие пустой крайне положительно сказывается при наличии КПК и синхронизации его с настольным ПК. Для синхронизации следует настраивать только одну папку Входящие, чтобы быть в курсе всех новых и важных сообщений.

10 комментариев »

Алексей Труфанов @ 30 мая 2008 15:19

Рекомендую ещё один трюк:
1) В настройках Outlook (Options/E-Mail options/Advanced options/When new items arrive in my Inbox) отключаем уведомление New Mail Desktop Alert
2) В правилах (Rules and alerts) включаем птичку Display desktop alert ТОЛЬКО ДЛЯ ВАЖНЫХ папок.

В итоге: когда приходят всякие рассылки, не важная почта и спам — Outlook нас не отвлекает, а когда приходят письма от заказчиков/начальства — появляется уведомление Desktop alert

Алексей Труфанов @ 30 мая 2008 15:37

По поводу “большое количество папок”. У меня так и есть. Но самые важные можно вынести в “Favorite folders” (они отображаются НАД деревом папок) — и тогда это не проблема.

Но, скорее всего, эта возможность есть только в 2007-м аутлуке, а в 2003-м аутлуке такого нет.

Michael @ 30 мая 2008 15:43

Думаю, в разных ситуациях нужно поступать по разному. Иногда полезно иметь много папок, но в общем случае согласен с автором.

Outlook Blogger @ 2 июня 2008 16:05

> Рекомендую ещё один трюк:

Основная идея как раз в том, чтобы все важные новые письма были в одном месте и не нужно было просматривать все дерево папок. В принципе, проблема решается папками поиска, но опять же не для случая с синхронизацией..

Алексей Труфанов @ 2 июня 2008 16:33

> Основная идея как раз в том, чтобы все важные новые письма были в одном месте

Для большинства людей важная почта не является срочной (ну, за исключением людей, работающих на суппорте). Если же идёт общение по 3-5 проектам одновременно, то лично я не вижу особого смысла даже в 5-10 письмах, лежащих во входящих ОБЩИМ СПИСКОМ. Лично мне удобнее так: сейчас, в данную минуту, я работаю над одним проектом — читаю письма по нему, и не забиваю себе голову другими проектами, которыми всё равно сейчас заниматься не буду.

Хотя, конечно, кому как привычнее 🙂

katya @ 9 сентября 2009 18:00

Алексей Труфанов, Вы молодец)

Александр Семенов @ 22 июня 2010 12:04

Подскажите пожалуйста, как настроить имена входящих сообщений? В столбике “от” высвечиваются имена какими назвали себя авторы сообщений, а мне бы хотелось, что бы высвечивались имена авторов входящих сообщений как они записаны у меня в Контактах.

Василич @ 9 января 2011 21:12

Вариант “расфасовки” писем по Категориям решает туже задачу, но без создания множества папок! Делаем вид “По категориям”, а в правилах письмам присваиваем нужную категорию из общего списка категорий. У меня именно так всё и работает.
При этом в виде “По категориям” письма одно категории группируются, а группы очень удобно и просто открываются/закрываются нажатимер иконки “плюсик” рядом с наименованием категории.
Попробуйте!

DOUBT_IT @ 23 мая 2011 15:59

Как то тут все повествовательно. А где реальные примеры правил. Например как правилом сделать автоматический перенос из некоторой подпапки “архив” в папку задачи например, и присвоением категории, которые можно указать для всех элементов в папке “архив” с помощью приглашения?

Алексей @ 9 апреля 2012 13:43

Соглашусь с Васильичем — для этой цели есть КАТЕГОРИИ.

У них значительно больше преимуществ по сравнению с папками:

— Категории можно присваивать не только письмам, но и контактам, а так же событиям в ежедневнике, а потом удобно все просматривать в виде раскрывающегося списка.
— Одному письму может быть присвоено несколько категорий. Таким образом, возможно просматривать письма как по проектам, так по важности и вообще по чему угодно. Например, входящему письму о появлении нового оборудования от поставщика присваиваем категории “Мой проект”, “Обновление оборудования” и т.д. Насколько мне известно, одно и то же письмо в несколько папок переместить нельзя.
— Папки поиска (в которых и просматриваются письма по категориям) настраиваются значительно более широко, можно и менять их по необходимости. То есть одна папка может содержать несколько категорий писем (большой проект), от определенного адресата и т.д. И все это можно динамически менять по мере необходимости. С сортировкой почты такое делать нельзя.
— А самое главное: папки поиска можно создавать только те, которые нужно. Все остальное не будет загромождать место! Например, можно смело удалить папки поиска завершенных проектов, а потом, при необходимости создать в один клик (категории писем-то сохранились). При этом для неактивных проектов и не важных категорий можно отключить выделение цветом — и тогда в папках цветом будут выделены лишь самые важные письма.

А теперь минусы:

— В папках поиска нет иерархии. То есть все папки поиска отображаются одним списком и в случае большого списка это не удобно. Но, с другой стороны, обльшой список и не нужен! Делаем папки поиска только для тех проектов, с которыми работаем сейчас.
— Возможно уменьшение быстродействия при очень большом количестве писем. Надо тестировать, пока не отмечал такого. Плюс грамотно настроенная архивация.
— Я пока не знаю способов автоматически присваивать входящим письмам категорию. Вероятно, решается при помощи скриптов.

www.potolook.ru

Смотрите так же:

  • Эксель разрешение Управление правами на доступ к данным в Office Если при попытке просмотра документа или сообщения вывелось сообщение о том, что у вас нет разрешений, вы столкнулись с управлением правами на доступ к данным (IRM). IRM позволяет ограничивать доступ к содержимому в документах, книгах и […]
  • Настройка правил outlook 2013 Настраиваем управление сообщениями с помощью правил Microsoft Outlook Правила служат для управления сообщениями электронной почты, выполняя с сообщениями действия, отвечающие заданному набору условий. Созданное правило применяется в Microsoft Outlook к сообщениям, поступающим в папку […]
  • Как оформить страницу в рамку Как сделать рамку в Ворде вокруг текста Мы уже неоднократно поднимали тему обширнейшего функционала программы Microsoft Office Word. Однако, многие пользователи, даже достаточно продвинутые, фактически ничего о софте и его функционале не знают. Именно поэтому сегодня мы хотим Вам […]
  • Разрешение файлов презентаций ProPowerPoint.Ru. Уроки. Бесплатные шаблоны и темы PowerPoint Форматы файлов PowerPoint. PPT, PPTX, PPS, PPSX, POT, POTX и др. Основные форматы (расширения) файлов PowerPoint 2007-2010, которые необходимо знать. PPTX - презентация , созданная в PowerPoint 2007 , PowerPoint 2010 +. Файлы […]
  • Как определить размер пособия по временной нетрудоспособности Как определить размер пособия по временной нетрудоспособности? Федулов с 1 марта 2010года был уволен с работы. Окончательный расчет с ним был произведен бухгалтерий только 5 марта 2010г., а 3 марта он заболел и был временно нетрудоспособен до 18 марта. Имеет ли Федулов право на получение […]
  • Приказ минобрнауки 901 Приказ Минобрнауки России от 13.09.2017 N 901 "О внесении изменений в план информатизации Министерства образования и науки Российской Федерации на 2017 финансовый год и на плановый период 2018 и 2019 годов, утвержденный приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 6 […]
  • И налоги ios Госдума приняла закон о введении налога на скачивание приложений из App Store и Google Play 15 Июн, 2016 40 комментариев В среду Госдума приняла в третьем чтении законопроект о введении налога на добавленную стоимость (18%) для иностранных компаний, торгующих через интернет электронным […]
  • Московский реестр медицинских услуг Положение о порядке и условиях предоставления платных медицинских услуг Настоящее положение “О порядке и условиях предоставления платных медицинских услуг» (далее – Положение) в Государственном автономном учреждении здравоохранения «Московский научно-практический центр медицинской […]