Правила заполнения личных карточек работников

Главная / Правила заполнения личных карточек работников

Личная карточка работника по форме Т-2. Образец заполнения

Личные карточки работников используются учреждениями с целью полного учета персонала. Закон обязывает руководителей позаботиться о создании такой карты для каждого сотрудника. Бланком для этих документов служит форма Т-2. Она утверждена и унифицирована постановлением №1 Госкомстата РФ и сохраняет изначальную структуру с января 2004 года.

Образец и пустой бланк личной карточки работника

Как устроена форма. Основные особенности

Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.

Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения

Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:

  • 1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
  • карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
  • для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
  • оформление карты Т-2 самим работником не допускается.
  • Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.

    Общие сведения о заполнении карточки

    Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.

    Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:

  • договор о принятии на работу;
  • приказ, выписанный работодателем;
  • паспорт;
  • трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
  • свидетельство о пенсионной страховке;
  • диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
  • для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
  • автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).
  • Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.

    Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:

  • для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
  • для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.
  • Заполнение. Подробный пример

    Форма Т-2 – это довольно крупный документ, поэтому мы рассмотрим ее заполнение отдельно для каждого из 11 подразделов. Чтобы лучше понять структуру карты и узнать, какие существуют подразделы, скачайте бесплатный образец. Этот документ в формате *.xls не содержит ошибок и может смело быть использован как в ознакомительных целях, так и в непосредственной работе службы кадров.

    Как заполнить шапку личной карты работника

    Шапка содержит коды ОКУД и ОКПО. При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.

    Далее идет небольшая таблица, которая заполняется следующим образом:

    Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ (к примеру, 01.08.2016).
    Табельный номер – это порядковый номер присвоенный работнику в учреждении.
    ИНН вписывать не обязательно. Человек не обязан его предоставлять при трудоустройстве, поэтому поле можно оставить пустым.
    СНИЛС (номер страховки) является необходимым. Человек должен предоставить его в связи с ч. 1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то в связи с ч. 4 той же статьи СНИЛС должен быть выдан работодателем.
    «Алфавит» – это поле для ввода начальной буквы из фамилии работника.
    Характер работы вписывают, основываясь на приказе работодателя. Он бывает постоянным или временным.
    Пол можно указать буквой М/Ж, а можно написать слово целиком.

    Важно! Вид работы, который указывается в Т-2, может быть только один – основной. Если человек будет трудиться по совместительству, то карту для него не создают, ведь она есть на основной работе.

    Заполнение формы Т-2 по разделам

    Раздел 1. Общие сведения

    Этот раздел должен быть заполнен информацией из паспорта работника. Вписывать информацию нужно разборчиво, ничего не сокращая. Есть особенности, которые обязательно нужно учитывать при заполнении:

    Дата рождения вписывается целиком (к примеру, 23 мая 1982 г.), а в поле «Код» – дублируется в формате ДД.ММ.ГГ (23.05.82).
    Запись о месте рождения не может быть длиннее 100 символов. Использовать географические сокращения (гор., обл., пос. и т.д.) можно, но такие слова, как село, станица, кишлак, аул нужно писать целиком.
    При двойном гражданстве нужно указывать название страны, гражданином которой является работник.
    Название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать без ущерба для смысла.
    Стаж нужно рассчитывать на основании пункта 61 Инструкции, которая утверждена постановлением №192п Правления ПФР.
    ФИО членов семьи вписываются полностью, без сокращений.

    Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать. Вторая графа просто не заполняется.

    Самый сложный пункт раздела 1 – кодировки. Ошибки в них недопустимы:

    ОКАТО – код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
    ОКИН – код гражданства работника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, отсутствие гражданства – 4);
    ОКСО – код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования;
    ОКПДТР – еще одна форма кода специальности.

    Важно! У работника службы кадров быть доступ ко всем кодировкам. Он не может требовать эти коды с человека, на которого создается карточка.

    Раздел 2. Сведения о военном учете

    Для заполнения этого раздела используются документы военного учета. Трудностей при заполнении быть не должно, ведь требования карты Т-2 предельно понятны. Впрочем, есть несколько важных особенностей:

    Пункт 1 не нужно заполнять, если человек, устраивающийся на работу – офицер запаса.
    Пункт 3 заполняется без каких-либо сокращений.
    Пункт 7 может измениться, поэтому его заполняют карандашом.
    Раздел 2 должен быть проверен и подписан инспектором по кадрам.
    Кроме подписи, должна быть указана ее расшифровка и должность проверяющего.
    Подписать этот раздел необходимо и работнику.

    Раздел 3. Прием на работу. Переводы

    От этого раздела полностью зависит трудовой стаж работника, поэтому ошибки недопустимы. Основной документ для заполнения – приказ руководителя. Вся информация, обозначенная в разделе 3, должна быть продублирована в трудкнижке. Работник должен заверить подписью все записи раздела.

    Раздел 4. Аттестация

    Главный пункт этого раздела – «Решение комиссии». В этой графе должна стоять официальная формулировка, такая как «соответствует занимаемой должности». В случае несоответствия пишется «не соответствует», а при необходимости переаттестации это указывается в решении специальной комиссии.

    Даты проведения аттестации и создания протокола записываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. Основанием для заполнения раздела служит документ, выданный человеку в момент аттестации.

    Разделы 5-6. Повышение квалификации. Профессиональная переподготовка

    Эти разделы заполняются по документам человека, устраивающегося на работу, или по информации отдела подготовки кадров. Особых трудностей в их заполнении нет. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех разделов обязательно (кроме случаев, когда написать нечего – например, при отсутствии квалификации или переподготовки).

    Раздел 7. Награды

    В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить. Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла.

    Раздел 8. Отпуск

    В этом разделе указываются данные о каждом отпуске, который был получен работником:

  • очередной ежегодный отпуск;
  • отпуск без содержания;
  • отпуск для ухода за ребенком.
  • Нужно обязательно указывать тип отпуска, его временные рамки, продолжительность и основания для предоставления. Если отпуск был использован по частям, рабочий год всё равно рассчитывают полностью.

    Важно! Если работник трудится в учреждении долгое время, то раздел отпусков переполнится. После этого создается «Дополнение к личной карточке работника». Это дополнение должно иметь шапку, аналогичную шапке основного документа, а также табличную часть недостающего раздела.

    Раздел 9. Социальные льготы

    Этот раздел включает всю информацию о льготах, предоставленных работнику в соответствии с законодательством РФ.

    Раздел 10. Дополнительные данные

    В этом разделе можно вообще ничего не писать. Единственное основание для его заполнения – желание работодателя. Здесь может содержаться информация об учебе работника, о посещении каких-то курсов, о группе инвалидности и т.п.

    Раздел 11. Прекращение трудового договора

    Особенности заполнения этого раздела – такие же, как и у раздела 3. Разница лишь одна – подпись должен поставить не только работник, но и инспектор по кадрам. Датой увольнения считается день, когда сотрудник в последний раз фактически выполнял свою работу.

    Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2

    Случается так, что сотрудники кадровой службы допускают ошибки в личной карточке работника. Особых последствий это не имеет, а самому работнику – тем более не вредит. Но если ошибок много, то при внешней проверке кадровая служба может быть оштрафована за некачественную работу.

    Основные ошибки, встречающиеся наиболее часто:

    Использование спецсимволов

    Косая черта (/), двоеточие (:), знак равенства (=) и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2. Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.
    Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он выходить не должен. Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново.

    Эта распространенная ошибка вызвана тем, что в многих других документах прочерки допустимы или даже необходимы. В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить полностью пустой.

    Заполнение формы на компьютере

    Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или вручную. Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку.

    Важно! Испорченную карточку (см. ошибку 2) можно переписывать лишь при первичном заполнении. Если документ был испорчен при последующем внесении записей, то переписывать или перепечатывать его нельзя.

    Надеемся, данный материал помог вам оформить личную карточку работника. Не забудьте сохранить страницу в социальных сетях — пригодится!

    assistentus.ru

    Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению

    Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу

    Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений

    Заполнение разделов формы

    Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.05 № 1 (До этого постановлением от 06.04.01 № 26) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труд и его оплаты».

    Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключение Инструкции по применению и заполнению форм первичной учет пои документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2005 № 1 не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как осязательное требование к точному исполнению.

    Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:
    1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);
    2) трудовая книжка;
    3) военный билет;
    4) документ об окончании учебного заведения:
    5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
    6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
    7) приказ о приеме на работу.
    Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.
    При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:
    1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
    2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой. 1 3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например, 14 сентября 2004 г.
    4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например, 23.04.1998.
    При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утвержденной указанным постановлением.

    Наименование организации указывается полностью, например закрытое акционерное общество «Энергострои». Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно. закреплено в учредительных документах. Сбоку указывается ОКПО организации.
    Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
    Идентификационный номер налогоплательщика ‘л номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
    В графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.
    Характер работы указывается: ‘ ‘постоянно’, «временно» и т. л.
    Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.
    Пол обозначается буквой «М» или «Ж».
    Фамилия, имя, отчество записываются полностью ‘л разборчиво.
    Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например «9 января 1975 г.». При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975.
    При указании места рождения нужно учитывать следующее:

    • длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
    • районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город — гор., деревня — дер., край -кр., округ — окр., область — обл., поселок — пос., район — рн., станция — ст.;
    • слова аул, кишлак, село, станица пишутся полностью;
    • код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления. ОК 019-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413 (ОКАТО ! С 1 января 2014 в этой роли заменен кодом ОКТМО); например, при рождении в г. Москве в графе «Код» указывается: 45.
    • Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении. ОК 018-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН).

      nkc.ru

      Форма Т-2: как заполнить личную карточку работника

      Личная карточка работника – это документ, который содержит основные сведения о сотруднике, его образовании, трудовой деятельности, наградах и т.д. Обычно бланк карточки заполняет сотрудник отдела кадров при принятии на работу. Поскольку это достаточно объемный документ, у кадровиков часто возникают вопросы по его подготовке. Рассмотрим подробнее, зачем нужен данный бланк и порядок его заполнения.

      Бланк формы Т-2 (личная карточка работника) утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 . Согласно этой норме, бланк должен заполняться на основании приказа о приеме на работу по форме Т-1 или другой форме, разработанной на предприятии.

      Зачем нужна личная карточка

      Многие работодатели легкомысленно относятся к необходимости ведения личных карточек сотрудников. Это связано с тем, что Трудовой кодекс напрямую не обязывает руководителей заполнять эти бланки. Однако, в пункте 12 постановления Правительства «О трудовых книжках» говорится, что работодатель обязан ознакомить сотрудника со всеми изменениями, вносимыми в трудовую книжку. При этом работник должен подтвердить свое согласие росписью в личной карточке, в которую дублируются все вносимые в трудовую книжку записи. Не менее важно то, что форма Т-2 является одним из документов воинского учета, согласно пункту 27 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 . Таким образом, ведение этого документа является обязательным для всех организаций и предпринимателей.

      Кроме того, что заполнение бланка Т-2 является обязательным, он несет в себе практическую пользу. По сути это дополнительный документ, который содержит информацию о сотруднике. Рассмотрев утвержденную законом форму Т-2, можно сделать вывод, что в нее вносят следующие сведения:

    • общие данные о работнике – ФИО, дата и место рождения, образование, профессия, стаж, семейное положение и состав семьи, адрес прописки и проживания, паспортные данные и так далее;
    • сведения о воинском учете – категория запаса, воинское звание и т.д.;
    • сведения о приеме на работу и о переводах на другую работу;
    • информация о проведенных аттестациях, повышении квалификации, профессиональной переподготовке;и
    • информация о наградах и поощрениях;
    • информация об отпусках;
    • информация о социальных льготах.

    Таким образом, личная карточка – это полезный источник информации о сотруднике, который ко всему прочему может быть модифицирован в зависимости от потребностей организации. Такая возможность есть у всех коммерческих организаций с 2013 года, согласно Федеральному закону №402-ФЗ . Помимо добавления недостающих строк в отдельные графы, руководители предприятий могут вносить дополнительные разделы для соответствующей информации о сотруднике. Тем не менее, за основу лучше принимать именно унифицированную форму, поскольку она наиболее полно учитывает потребности работодателя в учете персональных данный работника.

    Как правильно заполнить форму Т-2

    Информация в бланк формы Т-2 вносится на основании документов, перечисленных в Постановлении Госкомстата от 5 января 2004 года №1 . Согласно этой норме, в качестве основания для внесения записей в бланк может служить:

  • приказ о приеме на работу;
  • удостоверение личности;
  • трудовая книжка или другой документ, подтверждающий стаж;
  • СНИЛС;
  • документы воинского учета;
  • документы о полученном образовании и квалификации.
  • Кроме того, при заполнении бланка можно использовать информацию от самого работника, а также дополнительные документы.

    Рассмотрим наиболее важные разделы бланка. Первый раздел формы Т-2 посвящен общим сведениям о работнике. Он содержит ФИО, дату и место рождения, гражданство, информацию о знании иностранных языков и образовании.

    Помимо указанных выше сведений в этот раздел заносят паспортные данные, а также состав семьи работника и его адрес.

    Во втором разделе находятся сведения о воинском учете. Он заполняется на основании военного билета или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу,

    Третий раздел посвящен приему на работу и переводам на другую работу. Он представляет собой таблицу, в которую вносится соответствующая информация.

    Важную роль играет восьмой раздел, посвященный учету отпусков. При этом учитываются все типы отпусков.

    Стоит помнить, что внесение любых изменений в форму Т-2 должно быть подкреплено подписью сотрудника.

    Личная карточка водителя

    Бланк формы Т-2 используется для оформления личной карточки водителя. Этот документ, помимо основных сведений, должен содержать информацию:

  • о допусках;
  • о стаже;
  • водительской категории;
  • результаты медицинских осмотров;
  • наличие административных нарушений в сфере дорожного движения;
  • прохождение стажировок;
  • участие в ДТП.
  • Личная карточка водителя оформляется на всех водителей, работающих в организациях. За ее ведение отвечают сотрудники отдела кадров.

    Чтобы использовать форму Т-2 в качестве личной карточки водителя, достаточно внести в бланк дополнительные графы.

    Карточка водителя для тахографа

    Для контроля трудового графика водителей, занимающихся перевозкой пассажиров и грузов, на предприятиях внедряют специальные пластиковые карточки водителей со встроенными микрочипами. На этих чипах содержится вся необходимая информация о водителе. Особо отметим, что следует четко разграничить понятия «личная карточка водителя» — бумажный бланк, заполняемый кадровиками и «карта водителя» — пластиковый документ с чипом, предназначенный для контроля рабочего графика и перемещений водителя.

    В таком случае транспортное средство оборудуется специальным прибором – тахографом. Требования к этим приборам, а также правила их эксплуатации содержит Приказ Минтранса РФ от 13 февраля 2013 г. №36 .

    В начале рабочей смены водитель вставляет карту в тахограф, а вытаскивает ее только в конце дня. Таким образом, руководители предприятия и контролирующие органы могут отслеживать, сколько времени водитель провел за рулем. Установка такого оборудования продиктована статьей 20 Федерального закона №196-ФЗ .

    Водитель может получить карту для тахографа в специализированной организации. Об этом говорит пункт 9 приказа Министерства транспорта РФ от 21.05.2012 № 145 . Нужно обратиться туда с соответствующим заявлением, после чего пройдет проверка, оформлял ли водитель подобную карту раньше. Если выяснится, что документ оформляется впервые, то его выдадут.

    m.ppt.ru

    prednalog.ru

    Just another WordPress site

    Свежие записи

    Свежие комментарии

    • admin к записи Покупка товаров у физического лица: бухгалтерский учет, документы, налоги
    • admin к записи Перевод беременной сотрудницы на легкий труд
    • Заполнение личной карточки работника формы Т-2: инструкция, исправления, пример.

      Заполнение личной карточки работника таит в себе много особенностей. Рассмотрим эту процедуру более детально на примерах.

      Унифицированная форма личной карточки № Т-2 состоит из четырех листов и содержит следующие разделы:

      I. «Общие сведения»;
      II. «Сведения о воинском учете»;
      III. «Прием на работу и переводы на другую работу»;
      IV. «Аттестация»;
      V. «Повышение квалификации»;
      VI. «Профессиональная переподготовка»;
      VII. «Награды (поощрения), почетные звания»;
      VIII. «Отпуск»;
      IX. «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответ¬ствии с законодательством»;
      X. «Дополнительные сведения»;
      XI. «Основание прекращения трудового договора (увольнения)».

      Не следует использовать при заполнении карточки такие символы, как двоеточие (:), равенство (=), косую черту (/). В зоне кодирования такие обозначения вообще недопустимы.

      При заполнении текста, он не должен выходить на поле кодирования, иначе документ считается испорченным, и его необходимо переписать (при первичном заполнении).

      Если в личной карточке не заполнены какие то данные или ответы отрицательны, в кодируемой части ничего не пишем. Прочерки в пустых графах не ставятся.

      Первичное заполнение личной карточки может проводиться либо вручную, либо в электронном виде. Последующие записи вносятся уже вручную, поскольку работник должен быть ознакомлен с ними под расписку, а перепечатка формы Т-2 по-новому запрещена.

      Заполняем «шапку» личной карточки Т-2

      В шапке личной карточки вы указываете ОКПО организации на основании данных статистики. Наименование организации пишется без сокращений. Месторасположение компании пишется через запятую после наименования.

      Дата составления личной карточки отражается в таком виде: ДД.ММ.ГГГГ (23.04.2013, например).

      Личная карточка учета заводится на работе сразу после оформления приказа о приеме на работу. Одновременно нужно сделать запись в трудовую книжку сотрудника о приеме на работу.

      Табельный номер – это номер работника, который присваивается ему на данном предприятии для внутреннего учета. При заполнении личной карточки табельный номер ему уже присвоен (из приказа руководителя).

      ИНН (идентификационный номер налогоплательщика). Работник может и не предоставлять ИНН при устройстве на работу, т.к. это не прописано ни в ТК, ни в НК, и, соответственно, не является обязательным. Если ИНН у работника нет или он его не предоставил, данное поле не заполняется.

      СНИЛС (номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования).

      На основании ч. 1 ст. 65 ТК РФ сотрудник обязан предоставить работодателю СНИЛС. Если работник устраивается на работу впервые, то обязанность по выдаче свидетельства возлагаются на работодателя (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

      Если работник потерял СНИЛС, он должен написать заявление на восстановление данного документа и передает его кадровикам, которые затем направляют его в ПФР. После этого номер СНИЛС заполняется на основании вновь полученного документа.

      Страховые свидетельства хранятся на руках у работников.

      Алфавит. Здесь указываем первую букву фамилии работника для удобства систематизации карточек.

      Характер работы. Указываем «постоянно» или «временно». Заполняем на основании приказа. Слова пишем полностью.

      Вид работы. Указываем, основная работа или по совместительству. Пишем полностью.
      Если работник трудится по внутреннему совместительству, личная карточка на него не заполняется, поскольку все сведения указываются в карточке по основному месту работы.

      Пол можно указывать полностью словами, либо первыми буквами «М» и «Ж».

      Раздел I «Общие сведения»

      1. Фамилия, имя, отчество. Эти данные записываются на основании паспорта. Пишем полностью и разборчиво.

      Зоны кодировки заполняем обязательно на основании общероссийских клас¬сификаторов:

      ОКАТО — «Общероссийский классификатор объектов административ¬но-территориального деления» ОК 019-95 утвержден Постановлением Гос¬стандарта РФ № 413 от 31.07.95;

      ОКИН — «Общероссийский классификатор информации о населении» ОК 018-95 утвержден Постановлением Госстандарта РФ № 412 от 31.07.95;

      ОКСО — «Общероссийский классификатор специальностей по образо¬ванию» ОК 009-2003 утвержден Постановлением Госстандарта РФ № 276-ст от 30.09.03;

      ОКПДТР — Постановление Госстандарта РФ № 367 от 26.12.94 «О при¬нятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» ОК 016-94.

      Если вы неправильно внесли кодировку, форма Т-2 считается испорченной и ее нужно переписать. Поэтому данные кодировки либо вносите правильно, либо не вносите совсем до момента сдачи карточки в архив.

      2-3. Дата и место рождения пишется на основании паспорта или аналогичного документа. Пишем полностью словами, например: «24 мая 1973 года» и кодируем 24.05.73.

      Строка «Место рождения» при заполнении не должна превышать 100 символов. Районы и области пишем в родительном падеже, без запятых. Можно писать с сокращениями по общим правилам: город — гор., край — кр., деревня — дер., область — обл., округ — окр., поселок — пос, станция — ст., район — рн.; слова — аул, кишлак, село, станица пишутся полностью.

      Кодировка места жительства – по ОКАТО по данному адресу.

      4. Гражданство пишем без сокращения. Гражданство подлежит кодировке на основании ОКИН:

      — гражданин Российской Федерации — 1;
      — гражданин Российской Федерации и иностранного государства – 2 (если гражданство двойное, рядом в скобках указываем, какого государства это гражданство);
      — иностранный гражданин (указывается какого государства) — 3;
      — лицо без гражданства — 4.

      Если у работника два гражданства и о втором он не сообщил работодателю, это не является виной работодателя. Данная информация обязательна лишь для работников, которые устраиваются на работу, связанную с допуском к государственной тайне.

      5. Степень знания языка

      В этом пункте записываем иностранный язык по отношению к языку России, которым владеет работник, если это необходимо для работы. Данные берем со слов самого работника (анкета, тест и т.п.).

      Инспектор отдела кадров может заполнить два кода: сам язык и степень его знания, а может указать лишь один код — степень знания языка. Эти данные записываются через несколько пробелов. Коды языков и степени их знания:
      — английский (код по ОКИН «014»), немецкий (код по ОКИН «135»),
      — французский (код по ОКИН «213») итальянский (код по ОКИН «070»);
      — читает и переводит со словарем — код по ОКИН «1»;
      — читает и может объясняться — код по ОКИН «2»;
      — владеет свободно — код по ОКИН «3».

      Если работник владеет несколькими языками, они записываются отдельно в каждой строке.

      6. Все сведения об образовании. Здесь пишем квалификацию, специальность, и пр. Эти данные берем из документов об образовании.

      Образование имеет следующие кодировки по ОКИН:
      — начальное (общее) образование — 02;
      — основное общее образование — 03;
      — среднее (полное) общее образование — 07;
      — начальное профессиональное образование — 10;
      — среднее профессиональное образование — 11;
      — неполное высшее образование — 15;
      — высшее образование — 18;
      — послевузовское образование — 19.

      Форма Т-2 имеет два блока граф, в которых указываются сведения о двух образовательных учреждениях.

      Если работник окончил три курса ВУЗа, его относят к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием. Подтверждением такого образования является только справка или диплом о неполном высшем образовании государственного образца (не зачетка и не студенческий билет!).

      Если сотрудник не закончил ВУЗ, то его записи об образовании будут выглядеть следующим образом.

      Если сотрудник прошел обучение полностью или более половины, но не защитил дипломную работу или не сдал гос.экзамен — «неполное высшее»;

      Если сотрудник окончил три курса — «неполное высшее, III (IV, V, VI) курс»;

      Если сотрудник обучался, но не закончил ВУЗ или ПТУ и прошел менее половины курсов, то образование пишем по предыдущему оконченному учебному заведению: «основное общее»; «сред¬нее (полное) общее»; «неполное среднее»; «незаконченное среднее образование».

      Если работник получает образование следующего уровня, то образование дописывается дополнительно в ч.1 п. 6, например:

      Наименование образовательного учреждения, его серию и номер пишем на основании документа об образовании. Длинные названия допустимо сокращать без потери смысла (например, имени — «им.»). Никакие награды (ордена) в названиях учебных заведений не указываются. При окончании учебного заведения ставим запись арабскими цифрами, например 2013.

      Квалификация (степень) пишется на основании того же документа об образовании. Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» — специальность.

      При окончании ПТУ квалификация указывается так: «монтажник», «слесарь», «юрист».

      В личной карточке в последнем блоке п. 6 отражается запись о по¬слевузовской подготовке: аспирантура, ординатура, адъюнктура или докторантура. Докторантура имеет код по ОКИН 01, остальные формы — 02.

      7. Профессия. В этой графе пишем профессию на основании трудовой книжки, пояснений сотрудников и штатного расписания. Если у работника есть другая профессия – она заполняется на основании документа о получении второго и пр. образования.

      Код профессии определен по ОКПДТР и включает в себя 17 цифр, а код должности — 13. Код содержит всю информацию о профессии работника, условиях труда, должности и оплате. Допускается сокращать код до пяти или шести первых цифр, которые обозначают профессию (5 цифр) или профессию и контрольное число (6 цифр).

      8. Стаж работы. Стаж берем из записей в трудовой книжке (трудовых договоров и пр.). Он отражается в днях, месяцах, годах.

      При расчете стажа необходимо пользоваться п. 61 Инструкции по заполнению форм индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления ПФР № 192п. от 31.07.06г.

      Продолжительность трудового стажа определяем как разницу суммами дат конца и начала периодов, указанных в трудовых книжках. Поскольку день увольнения – это последний день работы, то его следует прибавить к общей сумме стажа. Рассчитанный общий стаж работы пишем суммарно – это количество лет, месяцев и дней, которые проработал работник.

      Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, рассчитываем также. Он определяется в соответствии со специальными нормативными документами.

      В графе «стаж работы» предусмотрен стаж, определяемый как льготный (на¬пример, стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). При приеме на работу сотрудника, для которого ваше место работы – первое – в строках о стаже ставим нули.

      9. Состояние в браке. Имеется в виду кодировка на основании ОКИН:

      — никогда не состоял (не состояла) в браке — 1;
      — состоит в зарегистрированном браке — 2;
      — состоит в незарегистрированном браке — 3;
      — вдовец (вдова) — 4;
      — разведен (разведена) — 5;
      — разошелся (разошлась) — 6.

      10. Состав семьи. Здесь показываем только членов семьи с указанием степени их родства по отношению к работнику и проживающих вместе с ним. Заполняем сведения о ближайших родственниках (мать, отец, дочь, сын, родная сестра, родной брат, лицо, на воспитании которого находился сотрудник, и др. ближайшие родственники).

      11. Паспортные данные заполняем на основании паспорта.

      12. Место жительства. Пишем на основании данных паспорта. Фактическое место жительства заполняем со слов работника. Если место жительства по паспорту и фактически совпадают, то строку с фактическим адресом можно не заполнять. Кодируем место жительства по ОКАТО.

      Раздел II «Сведения о воинском учете»

      Данный раздел заполняем на основании документов:
      — военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен во¬енного билета) — на лиц в запасе;
      — удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — на лиц-призывников.

      Заполняем форму следующим образом:

      пункт 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;

      пункт 3 «Состав (профиль)» — заполняется без сокращения (например, «медицинский», «командный», или «матросы», «солдаты», и т.п.);

      пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» — пишем полное обозначение (состоит из шести цифр или шести цифр и буквы, например, «127659А»);

      пункт 5 «Категория годности к военной службе» имеет кодировки: А (годен к военной службе), Б (годен к военной службе с незначи¬тельными ограничениями), В (ограничено годен к военной службе) или Г (временно не годен к военной службе).

      Если данных записей в военном билете нет, ставим категорию «А».

      Пункт 7 «Состоит на воинском учете» заполняется простым карандашом:

      строка а) — в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
      строка б) — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

      На граждан, подлежащих призыву на военную службу, заполняются на основании удостоверения следующие пункты:

      пункт 2 «Воинское звание» — пишем «подлежит призыву»;
      пункт 5 «Категория годности к военной службе» – пишем буквами: А, Б, В, Г(смотреть выше) или Д (не годные к военной служ¬бе).

      В пункте 8 раздела II личной карточки при необходимости делаем записи «снят с воинского учёта по возрасту» или «снят с воинского учёта по состоянию здоровья».

      После заполнения раздела II инспектор по кадрам заверяет написанные данные своей подписью и делает ее расшифровку с указанием своей должности. Также он ставит подпись на второй странице и ставит дату заполнения. Данную страницу подписывает и работник.

      Раздел III «Приём на работу и переводы на другую работу» и раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)»

      Эти разделы заполняются очень внимательно, поскольку от их заполнения зависит стаж работника. Данные в эти разделы пишем на основании приказа (распоряжения) руководителя: о приёме на работу, о переводе на другую работу о прекращении (расторжении) трудового договора. Эта информация должна дублироваться в трудовой книжке.

      Каждая запись заверяется подписью работника.

      В «Основании прекращения трудового договора (увольнения)» пишем причину увольнения в соответствии со статьями ТК.

      Дата увольнения – это последний день работы сотрудника. Информация об увольнении должна быть заверена и работником, и инспектором отдела кадров.

      Раздел IV «Аттестация»

      В этом разделе заполняем данные из решения аттестационной комиссии, которые обычно формулируют так:
      — соответствует занимаемой должности;
      -соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;
      — не соответствует занимаемой должности.

      Пишем дату аттестации, номер и дату результатов аттестации, основание для аттестации (приказ).

      Данные об аттестации проставляются на основании документа, выданного работнику.

      Раздел V «Повышение квалификации»

      Информация о повышении квалификации и профподго¬товке заполняется на основании предоставленных работником документов, или из отдела подготовки кадров. Заполняем:
      дату начала и окончания обучения, вид повышения квалификации, наименование учебного заведения, вид документа об аттестации (свидетельство, удостоверение, диплом).

      В «Основании» можем не писать ничего, либо заполняем приказ, на основании которого работник был направлен на повышение квалификации (ст. 197 ТК РФ) или договор на профобучение между сотрудником и работодателем.

      Сюда же вносим данные о профессиональной переподготовке работника.

      Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания»

      В этом разделе пишем все виды поощрений работнику на основании ст. 191 ТК РФ и нормативных локальных актов, а также перечисляем награды, почетные звания.

      Раздел VIII «Отпуск»

      Данный раздел содержит информацию о всех отпусках, которые были предоставлены работнику: очередной отпуск, отпуск по уходу за ребенком, отпуск без содержания.

      Заполняем вид отпуска, его период, длительность и основание его предоставления.
      Отпуск без содержания общей длительностью более 14 дней (ст. 121 ТК РФ) в течение года в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается, но учитывается в изменениях рабочего года.

      Периоды, не включаемые в рабочий стаж на основании с ч. 2 ст. 121 ТК РФ (например, время отсутствия работника на работе без уважи¬тельных причин), отражаются в личной карточке путем изменения даты рабочего года. Основание для этого служат табеля учета рабочего времени, приказы об отстранении сотрудника от работы и пр.

      Рабочий год для определения отпуска считается с момента приема работника на работу. Например, с 20 марта 2013 г. по 19 марта 2014 г.

      Если работник берет отпуск частями, рабочий год все равно указывается полностью.

      «Дата окончания» отпуска – это дата фактического выхода сотрудника на работу, а не запланированный конец отпуска на основании приказа, т.к. работника могут отозвать из отпуска досрочно.

      Если граф для отпуска не хватает, заводится «Дополнение к личной карточке работника». Оно представляет с собой шапку и табличную часть раздела, которого не хватает.

      Раздел IX «Социальные льготы»

      В этом разделе отражаем социальные льготы, предоставляемые работнику на основании законодательства.

      Раздел X «Дополнительные сведения»

      Этот раздел заполняется по усмотрению руководителя. Сюда можно включить информацию, которую не отразили в других отделах. Например, учеба работника на очно-заочных (вечерних) курсах, данные о работающем инвалиде (на основании справки Медико-социальной экспертной комиссии (далее – МСЭК, ВТЭК), группа инвалидности, и пр. сведения.

      Если работник не желает подписывать записи о своем увольнении, инспектор отдела кадров составляет специальный акт.

      Изменение сведений о работнике

      Если у работника произошли изменения (изменения статуса личной жизни, адреса, паспортных данных и пр.), они указываются его личной карточке и заверяются подписью инспектора и самого работника. При этом старая запись зачеркивается и эту же графу вносится новая на основании новых предоставленных документов.

      Менять личную карточку нежелательно по причине того, что трудно собрать все подписи от работника и восстановить его первоначальные данные.

      Например, если работник изменил фамилию, то новую можно написать так: зачеркнуть старую, а новую написать сверху или сбоку. Данная запись заверяется подписью работника кадров здесь же.

      Документ, на основании которого произошли изменения, можно указать в разделе X в дополнительных сведениях. При этом заверять данную запись работником отдела кадров необязательно.

      Можно сделать дополнительный лист для замены страницы. Причем на старой странице ставим пометку, что страница изменена и пишем причину (изменение фамилии). В новой странице также делаем такую пометку.

      Как делать исправления в личной карточке по форме Т-2?

      Если вы внесли сведения ошибочно, то неверные сведения зачеркиваются, пишутся правильные. Рядом пишем слово «исправлено» и заверяем подписью инспектора отдела кадров и самим работником.

      Организацию учета личных карточек на работе и образец смотрите здесь.

      Бесплатная книга

      Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть.

      Скорее в отпуск!

      Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку «Получить книгу».

      prednalog.ru

      Смотрите так же:

      • На одновременное получение двух пенсий имеют право Право на пенсию в соответствии с настоящим Федеральным законом Федеральным законом от 24 июля 2009 г. N 213-ФЗ в статью 3 настоящего Федерального закона внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2010 г. Статья 3. Право на пенсию в соответствии с настоящим Федеральным законом 1. […]
      • Нотариус корсунова Список нотариусов Список нотариусов Нотариальная контора № 1 (Великий Новгород, ул. Волосова, д.1/1, тел. 736662) нотариус Васильева Юлия Николаевна Понедельник, среда - с 9.00. до 18.00, перерыв с 13.00 до 14.00, вторник, четверг – с 10.00 до 19.00, перерыв с 13.00 до 14.00, пятница […]
      • Работа коменданта с проживанием Вакансии коменданта вахтовым методом Свежие вакансии комендант для работы вахтой и на постоянную занятость на 2017-2018 год. Официальное трудоустройство, заработная плата от 35000 руб в месяц и 55000 руб за вахту. Выберите подходящее предложение, чтобы найти работу уже сегодня. Как найти […]
      • Входит ли учеба в училище в стаж работы Входит ли обучение в институте/училище в стаж при назначении пенсии? У меня два диплома (училище и институт), годы учебы 1980-1982 и 1984-1989 г. Сейчас я оформляю пенсию, но учли только училище, хотя до института и сразу после него был рабочий стаж. Могу ли я воспользоваться […]
      • Правила знаков в скаде Вопросы и ответы - SCAD : Вопрос №1: Как соответствуют положения действующих строительных норм на территории стран СНГ с положениями, реализованными в программе SCAD и программах SCAD Office? Ответ №1: В программе SCAD и программах SCAD Office реализованы и сертифицированы положения […]
      • Пособие на ребенка в 2014 году в россии Ежемесячное пособие на ребенка, установленное в субъекте РФ Каждый регион определяет размер, порядок назначения и выплаты такого пособия самостоятельно. К примеру, в Москве региональное ежемесячное пособие на ребенка установлено для семей с доходом ниже столичного прожиточного минимума […]
      • Законы ману называются так в честь кого Законы Ману — древнеиндийский сборник предписаний религиозного, морально-нравственного и общественного долга (дхармы), называемый также "закон ариев" или "кодекс чести ариев". Манавадхармашастра — одна из двадцати дхармашастр. Здесь представлены избранные фрагменты (перевод Георгия […]
      • Закон 135-фз от 11081995 Федеральный закон от 11 августа 1995 г. N 135-ФЗ "О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)" (с изменениями и дополнениями) Наименование изменено с 1 мая 2018 г. - Федеральный закон от 5 февраля 2018 г. N 15-ФЗ Федеральный закон от 11 августа 1995 г. N 135-ФЗ"О […]