Правила оформлення пояснювальної записки

Главная / Правила оформлення пояснювальної записки

прикладная математика

Вимоги до оформлення пояснювальної записки


Пояснювальна записка до курсової роботи містить такі складові елементи:

1. Титульний аркуш.
2. Реферат.
3. Зміст.
4. Завдання до курсової роботи або постановка задачі.
5. Вступ.
6. Теоретична частина.
7. Опис програми:
загальна характеристика;
необхідні технічні засоби;
блок-схеми основних алгоритмів та структури програми;
опис процедур та обробників;
інструкція користувача;
8. Результати роботи програми та контрольні приклади;
9. Висновки.
10. Перелік посилань.
11. Додатки.

Титульний аркуш оформляється згідно з додатком 1 і містить назви міністерства, університету, кафедри, тему роботи, групу і прізвище студента, посаду і прізвище керівника, рік виконання роботи.

Завдання оформляється на стандартному бланку або подається у вигляді опису задачі (проблеми) з переліком усіх вимог до її розв’язання.

Реферат містить коротку характеристику роботи (кількість сторінок, таблиць, малюнків, літературних джерел, додатків), перелік ключових слів (великими літерами) і анотацію до роботи (не більше 150 слів). Вступ характеризує актуальність теми, сучасний стан області знань, що досліджується, дає коротку характеристику роботи (1-2 с.).

Теоретична частина містить літературний огляд теми завдання, вибір (розробка) і обгрунтування методу або алгоритму, теоретичний опис методу або алгоритму , його аналіз, застосованих програмних компонентів, аналіз їх переваг та недоліків (5-10с.).

Опис програми містить характеристику обчислювальних засобів і програмного забезпечення, на яких виконувалася робота, опис програми (вхідні і вихідні дані, процедури і функції, інтерфейс, обмеження), блок-схеми та керівництво користувача (3-6 с.).

Результати роботи програми та контрольні приклади: наводяться початкові дані та результати їх обробки, найбільш важливі скріншоти інтерфейсу та роботи програми, графіки та інше.

Висновок містить аналіз результатів та проблем, що виникли, запропоновані способи їх розв’язання, переваги програми, недоліки та можливі шляхи удосконалення розробленої програми (1 -2 с.).

Перелік посилань виконується у відповідності з держстандартами і містить список використаних літературних джерел.

В додатках розміщується лістинг програми і копії всих скриншотів програми.

Вимоги до оформлення тексту пояснювальної записки

Загальний обсяг пояснювальної записки не повинен перевищувати 25-30 с. друкованого тексту через 1,5-2 інтервали. на аркушах формату А4. Шрифт розміру 14 пт.

Потрібно залишати вільні поля на аркушах записки: ліве 30 мм, праві не менше за 10 мм, верхнє не менше за 15 мм, нижнє не менше ніж 20 мм.

Сторінки нумеруються арабськими цифрами у правому верхньому куті. Нумерація починається з титульного аркуша, але номери сторінок проставляються тільки починаючи з другої сторінки.

Текст записки може бути розбитий на розділи, підрозділи і пункти з відповідною номерацією однією, двома або трьома цифрами через крапку (наприклад, пункт 1.2.3). У кінці цього номера крапка не ставитися. Крапка не ставитися й у кінці заголовка. Назви розділів пишуться великими літерами у центрі рядка. Назви підрозділів і пунктів пишуться з великої літери, починаючи з абзацу. Перенесення слів у заголовках не допускаються.

Такі розділи, як РЕФЕРАТ, 3MICT, ВСТУП, ВИСНОВОК, ПЕРЕЛІК ПОСИЛАНЬ не номеруються.

Кожний розділ повинний починатися з нової сторінки.

Додатки мають свою власну номерацію, починаючи з А (наприклад, ДОДАТОК А) по центру сторінки. Нижче повинна розташовуватися тематична назва додатка (великими літерами). Якщо додаток один, то він не має номера.

Матеріали звіту підшиваються в швидкозшивач (або зшиваються) в порядку, вказаному вище, починаючи з титульного аркуша. Неохайно оформлені записки до розгляду не приймаються.

Загальні вимоги до комп’ютерної програми та лістингу.

Програма повинна мати дружній інтуітивно зрозумілий інтерфейс (меню), містити підказки, мати інструкцію користувача (help), та відомості про програму (назва, задача, номер версії, дата завершення та автор розробки). В програмі повинна бути передбачена можливість виходу з програми (безаварійне завершення роботи). Обов’язково потрібно передбачати перевірку правильності вводу початкових данних, та видачу повідомлень про помилки користувача.

На перевірку представляється готова программа (формат файлу *.exe), усі необхідні для її виконання складові частини, а також тексти усіх модулів та складових частин (до компіляції).

Тексти програм повинні містити коментарії стосовно призначення основних процедур, функцій, підпрограмм, змінних та ін.

Лістинги програм, які розміщуються у додатках можуть бути надруковані шрифтом меншим ніж шрифт пояснювальної записки зі збереженням тих же полів

primat.org

Пояснювальна записка

Автор: dilovy · Дата: 6 Апрель 2009 · Есть 10 коммент.

Довідково-інформаційні документи

Пояснювальна записка — це документ, в якому:

— особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

— міститься додаток чи доповнення до основного до­кумента, в якому пояснюється зміст окремих йо­го положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особис­тими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

Службова пояснювальна записка містить такі рекві­зити:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

6. Заголовок (Про…).

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Приклад службової пояснювальної записки

Відділ капітального Проректорові з адміністративно-

будівництва господарської роботи ДДУ

Про тимчасове припинення електропостачання.

11.11.2008 р. о 18.30 було припинено електропостачан­ня в гуртожитках № 3, 5, 12, 14 по вул. Миру в зв’язку з тим, що шквальним вітром було зламано дерево в районі підстанції № 2, яке впало й пошкодило лінію електропе­редач. Подачу електроенергії було терміново припинено. Пошкодження було усунено протягом наступних двох го­дин. Електропостачання було повністю відновлене о 20.35.

Інженер-електрик (підпис) Р. О. Шведов

Особисті пояснювальні записки часто пишуться з такими реквізитами:

1. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали).

2. Адресант (посада, установа, прізвище, ініціали).

3. Назва документа.

6. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Приклад особистої пояснювальної записки

Деканові факультету іноземних

мов ЛДУ проф. Дацишину А.П.

студента курсу факультету

іноземних мов гр. 11-АМ

Чернавського Олега Вікторовича

Я не відвідував заняття з 24.10 до 28.10.2008 р. у зв’язку з перебуванням у лікарні за місцем проживання батьків. Довідка додається.

29.10.2008 р. (підпис) О.В. Чернавський

Батьки й діти

–?Чи не здається вам, що теперішня молодь жахливо вдягається? Наприклад, оцей юнак.
–?Це моя дочка.
–?Пробачте, я не знав, що ви її батько.
–?Я її мати.

К вопросу о студентах и кризисе можна подойти философски. Т.е. кризис может быть вовсе не помехой, а как-бы некоторым стимулом

Довідково-інформаційні документи Доповідна записка — це документ, адресований керів­никові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти,

Довідково-інформаційні документи Довідка — це документ, який містить опис та підтвер­дження юридичних та біографічних фактів і подій, пов’язаних з діяльністю

Спеціалізована документація Договір — це документ, який засвідчує угоду двох або більше юридичних чи фізичних осіб про встановлення, зміну або

Спеціалізована документація пов’язана з виконанням спеціальних управлінських функцій і відрізняється но­менклатурою й формою документів, правилами їх оброб­ки, зберігання тощо.

Комментарии

Класный сайт ой… вибачте потрібно державною мовою розмовляти)

dilomova.org.ua

Пояснювальна записка: правила написання, зразок

Що таке «пояснювальна записка»?

Чинне законодавство не встановлює чіткого визначення поняттю «пояснювальна записка». Незважаючи на це в ході трудових відносин, що складаються на державних і комерційних підприємствах, дуже часто оформляється зазначений документ.

У більшості випадків написання даної записки ініціює керівник організації, служба охорони. Такі дії обумовлені трудовим законодавством, яке зобов’язує роботодавців вимагати в ряді ситуацій письмове пояснення від працівників про вчинені ними вчинки.

Необхідно відзначити також, що при врегулюванні із співробітниками підприємства трудових відносин, пояснювальна записка виступає підставою для видачі наказу з кадрових питань.

Якщо говорити загалом, то під пояснювальною запискою мається на увазі ненормативна документація, що роз’яснює умови, причини дії, кого-небудь події, бездіяльності, настання певного факту. Вона оформляється співробітником компанії і надається керівнику, вищестоящій особі.

Складання зазначеного документу – це право, а не обов’язок будь-якого працівника. У свою чергу роботодавець зобов’язаний вимагати даний документ в письмовій формі:

– До застосування дисциплінарного стягнення;

– До винесення розпорядження, що стосується стягнення певної суми з зарплати працівника.

В інших випадках керівник володіє правом, однак зовсім не зобов’язаний вимагати від працівників надати роз’яснення (для з’ясування позиції співробітника організації в конкретній ситуації, оцінки причини скоєних дій, прийняття якихось рішень).

Якими бувають пояснювальні записки?

Розглянутий документ може бути:

  • виправдувальним (коли він містить причини неправильної дії, бездіяльності);
  • пояснювальним (коли співробітник підприємства пояснює діяння інших осіб, вказує обставини, а також умови виникнення конкретних подій, що трапилися з причин, незалежних від його).
  • Як правило, в ньому розглядаються питання, що стосуються наступних аспектів:

  • появи на робочому місці в стані сп’яніння (не важливо при цьому, є воно наркотичним, токсичним або алкогольним);
  • прогулу або взагалі відсутність в належний час на робочому місці;
  • запізнення;
  • розкрадання чужої власності, вчиненого на робочому місці;
  • порушення норм і вимог охорони праці;
  • аморальних вчинків;
  • надання невірної інформації в різні інстанції;
  • дисципліни;
  • неякісного, неповного виконання обов’язків.
  • Правила складання пояснювальної записки

    Пояснювальна записка оформляється на аркушах А4 індивідуально і в одному екземплярі.

    На деяких підприємствах можуть використовуватися уніфіковані форми представленого документа, яка затверджена підприємством (в такій ситуації попередньо видається наказ чи розпорядження з приводу затвердження, застосування обраної форми).

    Пояснювальна записка повинна включати кілька частин:

  • фактичну (тут необхідно вказати факти, що послужили приводом для створення розглянутого документу);
  • причинний (тут наводяться причини, які можуть пояснити ситуацію, що склалася).
  • Кожна з них повинна об’єктивним чином відображати факти і давати їм чітке пояснення.

    На відміну від доповідної записки в даному документі може бути відсутнім логічна частина, де прописуються зроблені висновки, наявні пропозиції.

    Крім усього, перерахованого вище, в пояснювальній записці в обов’язковому порядку зазначається наступне:

    • найменування компанії, де працює працівник;
    • місце складання;
    • інформація про одержувача (ПІБ, посада);
    • найменування документа «пояснювальна записка»;
    • дата написання документа;
    • зареєстрований номер;
    • підпис особи що її написала.

    У ситуаціях, коли працівник відмовляється писати пояснювальну записку, оформляється спеціальний акт, в якому зазначаються свідки (як правило, їх кількість – 2 особи).

    Реєстрація пояснювальної записки проводиться в порядку, який встановлений керівником підприємства для реєстрації внутрішньої документації.

    Після того, як всі матеріали справи будуть розглянуті, роботодавець ставить на документі резолюції для виконавця (із зазначенням конкретних дій).

    Взірець пояснювальної записки

    Директору ТОВ «Рябий пес»

    Пацятка Петра Прокіповича

    ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

    Про причини аварії при ремонті труб опалення

    При заміні труб опалення в приміщенні кімнати для гостей ТОВ «Рябий пес» по вул.Б.І.Антонича 00/00 у м.Львові, 05 березня 2015 року, в результаті викиду гарячої води сталося залиття підлоги і зрив дерев’яного паркету. В аварії, що сталася моєї провини як завідувача господарством немає, так як були дотримані всі передбачені технічною документацією запобіжні заходи.

    Аварія не викликала серйозних руйнувань, і її наслідки будуть усунені протягом п’яти робочих днів, починаючи з 06 березня 2015 р.

    pomichnyk.org

    Правила оформлення пояснювальної записки

    Рисунок 3.1 – Приклад побудови таблиці

    Таблиці слід нумерувати арабськими цифрами порядковою нумерацією в межах розділу, за винятком таблиць, що наводяться в додатках.

    Номер таблиці складається з номера розділу і порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою, наприклад, таблиця 1.2 – друга таблиця першого розділу. Якщо в пояснювальній записці одна таблиця, її нумерують так само.

    Таблиця повинна мати назву, яку пишуть малими літерами (крім першої великої) і вміщують над таблицею з абзацу. Назва має бути стислою і відбивати зміст таблиці.

    Якщо рядки або графи таблиці виходять за межі формату сторінки, таблицю поділяють на частини, розміщуючи одну частину під другою, або поруч, або переносячи частину таблиці на наступну сторінку. При цьому в кожній частині таблиці повторюють її головку. При поділі таблиці на частини допускається її головку заміняти відповідно номерами граф чи рядків. При цьому нумерують арабськими цифрами графи і/або рядки у першій частині таблиці.

    Слово «Таблиця___» вказують один раз зліва над першою частиною таблиці, над іншими частинами пишуть: «Продовження таблиці ___» із зазначенням номера таблиці.

    Заголовки граф таблиць починають з великої літери, а підзаголовки – з малої, якщо вони складають одне речення з заголовком.

    Підзаголовки, що мають самостійне значення, пишуть з великої літери. В кінці заголовків і підзаголовків таблиць крапки не ставлять. Заголовки і підзаголовки граф указують в однині.

    Переліки, за потреби, можуть бути наведені всередині пунктів або підпунктів. Перед переліком ставлять двокрапку. Перед кожною позицією переліку слід ставити дефіс, не нумеруючи (перший рівень деталізації).

    «До об’єктів авторського права відносять:

    Переліки першого рівня деталізації пишуть малими літерами з абзацного відступу, відокремлюючи кожний крапкою з комою, як це показано у наведеному вище прикладі.

    Формули та рівняння розташовують безпосередньо після тексту, в якому вони згадуються, посередині сторінки. Вище і нижче кожної формули або рівняння повинно бути залишено один вільний рядок.

    Формули і рівняння слід нумерувати порядковою нумерацією в межах розділу.

    Номер формули або рівняння складається з номера розділу і порядкового номера формули або рівняння, відокремлених крапкою, наприклад, формула (1.3) – третя формула першого розділу.

    Номер формули або рівняння зазначають на рівні формули або рівняння в дужках у крайньому правому положенні на рядку. Якщо в пояснювальній записці тільки одна формула чи рівняння, їх нумерують так само.

    Пояснення значень символів і числових коефіцієнтів, що входять до формули чи рівняння, слід наводити безпосередньо під формулою у тій послідовності, в якій вони наведені у формулі чи рівнянні.

    Пояснення значення кожного символу та числового коефіцієнта слід давати з нового рядка. Перший рядок пояснення починають з абзаца словом «де» без двокрапки.

    «Згідно з методом прямої капіталізації справжня вартість оцінюваного ОПІВ визначається шляхом ділення щорічного прибутку, який генерується оцінюваним ОПІВ, на «норму капіталізації»:

    , (2.1)

    де Сt – прибуток, що генерирується оцінюваним ОПІВ в періоді t;

    REt – норма капіталізації в періоді t.

    Переносити формули чи рівняння на наступний рядок допускається тільки повторюючи знак операції на початку наступного рядка (коли переносять формули чи рівняння на знакові операції множення, застосовують знак «х»). В такому разі номер формули виставляють на рівні її останнього рядка. Вище та нижче кожної формули необхідно залишати один вільний рядок.

    Додатки слід оформляти як продовження пояснювальної записки на її наступних сторінках, розташовуючи додатки в порядку появи посилань на них у тексті пояснювальної записки.

    Перед додатками розміщують аркуш, на якому посередині великими літерами друкують слово «ДОДАТКИ». Кожний додаток повинен починатися з нової сторінки. Додаток повинен мати заголовок, який розміщують вгорі малими літерами з першої великої літери симетрично відносно тексту сторінки. Посередині рядка над заголовком малими літерами з першої великої літери повинно бути написано слово “Додаток___” і велика літера, що позначає додаток.

    Додатки слід позначати послідовно великими літерами української абетки, за винятком літер ґ, Є, З, І, Ї, Й, О, Ч, Ь, наприклад, додаток А, додаток Б тощо.

    Один додаток позначається як додаток А.

    За необхідності текст додатків може поділятися на розділи, підрозділи, пункти і підпункти, які слід нумерувати в межах кожного додатку. У цьому разі перед кожним номером ставлять позначання додатка (літеру) і крапку, наприклад, А.2 – другий розділ додатка А; Г.3.1– підрозділ 3.1 додатка Г.

    Ілюстрації, таблиці, формули та рівняння, що є у тексті додатка, слід нумерувати в межах кожного додатка, наприклад, рисунок Г.3 – третій рисунок додатка Г; таблиця А.2 – друга таблиця додатка А; формула (А.1) – перша формула додатка А.

    Якщо в додатку одна ілюстрація, одна таблиця, одна формула, одне рівняння, їх нумерують, наприклад, рисунок А.1, таблиця Д.1, формула (В.1).

    В посиланнях у тексті додатка на ілюстрації, таблиці, формули, рівняння рекомендується писати: «. на рисунку А.2 . », «. в таблиці Б.3 . », «. за формулою (В.1) . ».

    Переліки, примітки і виноски в тексті додатка оформляють і нумерують відповідно до вимог, указаних вище.

    Джерела, що цитують тільки в додатках, повинні розглядатися незалежно від тих, які цитують в основній частині пояснювальної записки, і повинні бути перелічені наприкінці кожного додатка в переліку посилань.

    Форма цитування, правила складання переліку посилань і виносок повинні бути аналогічними прийнятим в основній частині пояснювальної записки. Перед номером цитати і відповідним номером у переліку посилань і виносках ставлять позначення додатка.

    Якщо у пояснювальній записці як додаток використовується документ, що має самостійне значення і оформляється згідно з вимогами до документа даного виду, його копію вміщують у пояснювальній записці без змін в оригіналі. Перед копією документа вміщують аркуш, на якому посередині друкують слово «ДОДАТОК___» і його назву (за наявності), праворуч у верхньому куті аркуша проставляють порядковий номер сторінки. Сторінки копії документа нумерують, продовжуючи наскрізну нумерацію сторінок пояснювальної записки (не займаючи власної нумерації сторінок документа).

    studfiles.net

    Записки пояснювальні, доповідні, службові: у яких випадках використовуються

    ПОЯСНЮВАЛЬНІ ЗАПИСКИ

    Пояснювальні записки згідно з Державним класифікатором управлінської документації ДК 010–98, затвердженим наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31.12.1998 № 1024, належать до підкласу 0201 «Документація з організації та припинення діяльності юридичної особи» класу 02 «Організаційно-розпорядча документація». Вимоги ж до їх оформлення містяться в ДСТУ 4163–2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» та в Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому Методичною комісією Державного комітету архівів України (протокол від 20.06.2006 № 3).
    У Кодексі законів про працю України (КЗпП) поняття «пояснювальна записка» не згадується. Натомість у ньому використовується поняття «письмове пояснення». Зокрема, у ст. 149 КЗпП зазначено, що до застосування дисциплінарного стягнення власник або уповноважений ним орган повинен зажадати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення, які й оформляють пояснювальною запискою. Але в цьому разі не йдеться про обов’язок порушника написати пояснювальну записку, а лише про право власника зажадати її.
    Якщо ж порушник відмовляється писати пояснювальну записку, як правило, складають акт про таку відмову, який і дає роботодавцеві практичну можливість діяти далі у вирішенні питання щодо застосування дисциплінарного стягнення.
    Працівник, скориставшись правом написати пояснювальну записку, зі свого боку, має змогу розставити важливі для нього акценти щодо того, що відбулося, продемонструвати свою можливу фактичну невинуватість і лояльність до роботодавця і в такий спосіб пом’якшити можливе дисциплінарне стягнення.

    Види пояснювальних записок

    За змістом пояснювальні записки поділяються на такі, у яких:
    • розкривають причини певного факту, вчинку, події, переважно негативного характеру (наприклад, невиконання певного доручення, порушення трудової дисципліни тощо);
    • пояснюють зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо).
    Залежно від місця розташування адресата розрізняють внутрішні та зовнішні пояснювальні записки.
    Внутрішні пояснювальні записки адресуються (подаються) у межах одного підприємства, установи, організації(підприємство):
    • керівником структурного підрозділу керівникові підприємства або його заступникові. Такі пояснювальні записки оформляють на бланку структурного підрозділу (за наявності) цього підприємства;
    • працівником структурного підрозділу керівникові цього підрозділу (інколи — керівникові іншого підрозділу чи одному з керівників підприємства). Працівник пише пояснювальну записку власноруч, переважно в довільній формі, на чистому аркуші паперу формату А4 або А5.
    Зовнішні пояснювальні записки призначені для подання за межі підприємства і, як правило, адресуються керівникові організації вищого рівня або його заступникові. Такі пояснювальні записки оформляють на загальному бланку підприємства формату А4.

    Реквізити та зміст пояснювальних записок

    Пояснювальні записки мають такі основні реквізити (можуть дещо різнитися залежно від конкретного виду пояснювальної записки):
    • назву організації вищого рівня (зовнішня пояснювальна записка);
    • назву підприємства (зовнішня пояснювальна записка);
    • назву структурного підрозділу підприємства (внутрішня пояснювальна записка);
    • назву виду документа («Пояснювальна записка»);
    • дату документа;
    • реєстраційний номер/індекс документа;
    • місце складання або видання документа;
    • найменування адресата;
    • заголовок до тексту документа (за потреби);
    • текст документа;
    • відмітку про наявність додатка (за наявності документа, що додається до пояснювальної записки);
    • підпис;
    • прізвище виконавця і номер його телефону (зовнішня пояснювальна записка);
    • відмітку про виконання документа й направлення його до справи (внутрішня пояснювальна записка);
    • відмітку про наявність копії документа в електронній формі (за потреби).
    Зміст пояснювальної записки може також різнитися залежно від її виду. Наприклад, вимоги до змісту пояснювальних записок, які подають разом із проектами відповідних документів для їх пояснення, можуть установлюватися окремими нормативно-правовими актами галузевого характеру. Працівники кадрової служби досить рідко готують такі пояснювальні записки і мають справу переважно з пояснювальними записками, у яких розкриваються причини певного факту, вчинку, події (як правило, негативного характеру) у сфері управління персоналом. Складаючи таку записку, спочатку бажано «сухою канцелярською мовою» викласти факти, які мають безпосереднє відношення до відповідної ситуації, а потім вже пояснити причини цієї ситуації. Пояснення мають бути вагомими, аргументованими та без зайвих емоцій.

    ПРИКЛАД 1

    На підприємстві обмежено доступ у робочий час до системи Інтернет в особистих цілях. Один із працівників порушив цей порядок, що й було зафіксовано керівником підрозділу. У такому разі нема сенсу заперечувати свою вину й варто пообіцяти не допускати більше подібних порушень.
    Фрагмент пояснювальної записки:
    «Я, (П. І. Б.) визнаю, що періодично використовував(ла) корпоративний Інтернет в особистих цілях у робочий час, коли не був(ла) завантажений(а) поточною роботою, чим порушив(ла) внутрішні нормативні документи підприємства щодо порядку роботи в мережі Інтернет. Зобов’язуюся надалі не робити цього й прошу не застосовувати до мене жодних заходів дисциплінарного стягнення».

    ПРИКЛАД 2

    На підприємстві, де з певних причин затримується виплата заробітної плати, заступник директора провокує працівників на бунт, випитує їхні думки й доповідає про все директорові. Один із працівників не втримався і назвав його «зрадником». Після цього від працівника зажадали пояснювальну записку. У такому разі в пояснювальній записці можна «пом’якшити» ситуацію й спробувати викликати симпатію до себе.
    Фрагмент пояснювальної записки:
    «Заступник директора (П. І. Б.) систематично підбурює працівників підприємства до невиходу на роботу у зв’язку із затримкою заробітної плати і водночас доносить на працівників. Унаслідок цього (дата) у мене виник із (прізвище, ініціали заступника директора) конфлікт, під час якого я висловив(ла) свою думку про нього, назвавши його «зрадником», а він обізвав мене «недотепою». Інших образливих виразів на його адресу я не вживав(ла) і трудової дисципліни не порушував(ла). Вважаю, що маю право висловлювати свою думку».

    ДОПОВІДНІ ЗАПИСКИ

    Доповідні записки багато в чому подібні до пояснювальних, але й мають особливості. Згідно з ДК 010–98 доповідні записки, так само як і пояснювальні, належать до підкласу 0201 «Документація з організації та припинення діяльності юридичної особи» класу 02 «Організаційно-розпорядча документація», а вимоги до їх оформлення також містяться в ДСТУ 4163–2003 та в Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів.
    Відповідно до зазначених вище документів доповідна записка — службовий документ, у якому інформують керівництво про ситуацію, що склалася, певні факти, виконання роботи тощо. Якщо потрібно, у доповідній записці подають висновки і пропозиції. Саме наявністю висновків і пропозицій доповідна записка в основному й відрізняється від пояснювальної.
    Текст доповідної записки поділяється, як правило, на дві змістовні частини:
    у першій —наводять факти або описують ситуацію, що послугувала приводом для написання доповідної записки;
    у другій — аналізують ситуацію, роблять певні висновки, пропонують можливі варіанти вирішення проблеми або певні дії, які, на думку автора, треба виконати.

    Треба знати!
    Пояснювальні записки складають і підписують здебільшого (хоча й не завжди) рядові працівники, а доповідні — керівники різного рівня.

    Доповідна записка може готуватися як за власною ініціативою автора, так і за вказівкою керівництва.
    Реквізити доповідних записок подібні до реквізитів пояснювальних.

    Види доповідних записок

    Залежно від змісту й призначення доповідні записки можна умовно розподілити на такі, що стосуються:
    • звіту;
    • інформації;
    • ініціативи. Наприклад, мета такої доповідної записки — спонукати керівника до ухвалення певного рішення.
    Доповідні записки, так само як і пояснювальні, розподіляють на внутрішні та зовнішні. У практичній діяльності більшості підприємств внутрішні доповідні записки трапляються частіше, ніж зовнішні. Замість зовнішніх доповідних записок у відносинах із органами вищого рівня часто використовують службові листи, які за своїм характером і змістом іноді мало чим відрізняються від зовнішніх доповідних записок. Наприклад, у Типовій інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженій постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242, зазначено, що текст службового листа (подібно до тексту доповідної записки) складається, як правило, з двох частин. У першій частині зазначають причину, підставу чи обґрунтування підготовки листа або наводять посилання на документи, які були підставою для його складання. У другій — подають висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщують з абзацу.

    ПРИКЛАД 3

    Працівник підприємства з невідомих причин не з’явився на роботу. У цьому разі начальник відділу кадрів може подати керівникові підприємства (або безпосередній керівник відсутнього працівника — начальникові відділу кадрів чи іншому керівникові підприємства) доповідну записку
    Фрагмент доповідної записки:
    «(Дата) (посада, П. І. Б. відсутнього працівника) був відсутній на роботі (як на своєму робочому місці, так і на підприємстві в цілому) протягом усього робочого дня з 9.00 до 18.00. Про наявність поважних причин відсутності на роботі ні напередодні, ні протягом робочого дня (прізвище та ініціали відсутнього працівника) не повідомляв, на телефонні дзвінки не відповідав. У зв’язку із зазначеним мною, а також керівником структурного підрозділу (П. І. Б.)та юрисконсультом (П. І. Б.) складено відповідний акт (додається).
    Відділ кадрів вживає всіх потрібних заходів щодо встановлення причин відсутності (П. І. Б.) на роботі. У разі надходження нової інформації негайно вам доповідатиму».

    СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ

    Різні профільні фахівці іноді по-різному оцінюють роль і місце службових записок у системі діловодства. Деякі вважають службові записки одним із різновидів доповідної записки, які здебільшого використовуються з тією ж метою, що й внутрішні доповідні записки, і певною мірою навіть дублюють їх функції.
    Інші стверджують, що існують суттєві відмінності між службовою й доповідною записками. Так, «класична» доповідна записка завжди адресується посадовій особі вищого рівня, наприклад, працівником структурного підрозділу його керівникові або керівником структурного підрозділу керівникові підприємства. Службові ж записки призначені здебільшого для здійснення комунікативних зв’язків на одному рівні управління і можуть подаватися (адресуватися), наприклад, керівником одного структурного підрозділу керівникові іншого або керівникам кількох структурних підрозділів, переважно з питань матеріально-технічного, інформаційного або господарського забезпечення. Зокрема, у них можуть міститися повідомлення, прохання, пропозиція чи відповідь.Інколи такі записки можуть мати й узагальненого автора та адресата (наприклад, автор — керівництво підприємства, адресат — усі структурні підрозділи підприємства).
    Є також фахівці, які розглядають службові записки як узагальнений вид записок, а доповідні й пояснювальні записки — як найпоширеніші їх види.
    Таке неоднозначне трактування поняття «службова записка» пов’язане з тим, що в згаданих вище нормативно-правових актах і стандартах у сфері діловодства, а також у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, узагалі не міститься й не розглядається такий вид документа, як службова записка.
    У зв’язку із зазначеним, на нашу думку, не слід «захоплюватися» складанням службових записок і за можливості у відповідних випадках треба оформляти пояснювальні або доповідні записки. Використання службових записок може бути виправданим для здійснення комунікативних зв’язків на одному рівні управління. Щоб «легітимізувати» службові записки, радимо в інструкції з діловодства на конкретному підприємстві передбачити їх оформлення й подання замість доповідних у тих випадках, коли відповідна інформація подається одним керівником іншому приблизно такого ж самого або нижчого рівня.

    ПРИКЛАД 4

    Начальник відділу кадрів може подати доповідну записку зі своїми пропозиціями щодо встановлення посадових окладів для окремих категорій працівників заступникові директора підприємства з управління персоналом, а начальникові відділу організації праці та заробітної плати — службову записку з аналогічного питання.

    Інколи вибір між службовою запискою і доповідною може залежати й від особливостей організації управління на конкретному підприємстві, обсягу керівних повноважень, які делегує перший керівник підприємства своїм заступникам та керівникам структурних підрозділів, затверджених на підприємстві положень про окремі структурні підрозділи тощо. Одні керівники підприємств намагаються одноосібно вирішувати майже всі, навіть дрібні питання, пов’язані з діяльністю цього підприємства, інші — зосереджуються на вирішенні лише питань стратегічного характеру, а повноваження з вирішення менш важливих питань оперативного характеру делегують керівникам нижчого рівня.

    ПРИКЛАД 5

    Начальник відділу кадрів має вирішити питання щодо доправлення деяких працівників підприємства на курси підвищення кваліфікації в інше місто автотранспортом підприємства.
    На підприємствах першого типу (з «авторитарним керівництвом») начальник відділу кадрів має подати доповідну записку директорові підприємства або його заступникові про потребу в підвищенні кваліфікації певних працівників та їх доставці на відповідні курси автотранспортом підприємства. Розглянувши доповідну записку, директор або його заступник дає розпорядження начальникові відділу транспорту про виділення автотранспорту підприємства в розпорядження начальника відділу кадрів на певний період для відповідних цілей.
    На підприємствах другого типу (з «ліберальним керівництвом») начальник відділу кадрів має подати службову записку безпосередньо начальникові відділу транспорту з обґрунтуванням потреби доставити працівників на курси підвищення кваліфікації автотранспортом підприємства. Після отримання службової записки начальник відділу транспорту у межах наданих йому повноважень самостійно ухвалює рішення про виділення автотранспорту в розпорядження начальника відділу кадрів.

    Олександр Клименко,
    консультант із соціально-трудових відносин

    buhgalter.com.ua

    Смотрите так же:

    • Работа коменданта с проживанием Вакансии коменданта вахтовым методом Свежие вакансии комендант для работы вахтой и на постоянную занятость на 2017-2018 год. Официальное трудоустройство, заработная плата от 35000 руб в месяц и 55000 руб за вахту. Выберите подходящее предложение, чтобы найти работу уже сегодня. Как найти […]
    • Правила знаков в скаде Вопросы и ответы - SCAD : Вопрос №1: Как соответствуют положения действующих строительных норм на территории стран СНГ с положениями, реализованными в программе SCAD и программах SCAD Office? Ответ №1: В программе SCAD и программах SCAD Office реализованы и сертифицированы положения […]
    • Законы ману называются так в честь кого Законы Ману — древнеиндийский сборник предписаний религиозного, морально-нравственного и общественного долга (дхармы), называемый также "закон ариев" или "кодекс чести ариев". Манавадхармашастра — одна из двадцати дхармашастр. Здесь представлены избранные фрагменты (перевод Георгия […]
    • Наказание за уголовное правонарушение Виды уголовной ответственности. Понятие уголовной ответственности. Уголовная ответственность – это один из видов юридической ответственности, заключающийся в предусмотренном УК ограничении прав и свобод лиц, виновных в совершении преступления. Уголовная ответственность применяется в […]
    • Правила cw css v34 Обсуждения . ☆☆|Правила КВ|☆☆. 2 сообщения Правила КВ. Ниже, в следующем сообщении есть общепринятые правила КВа здесь же, правила принятые порталом Морозилка и игроками клана CSMВы можете их дополнить или обжаловать.. 1) Не используем мат. Иначе вас кикнет антимат, будете играть в […]
    • Пособие здравствуй мир 1 часть Здравствуй, мир. Окружающий мир. Ч. 1-2. Вахрушев А.А., Кочемасова Е.Е. М.: Ч.1 - 2009, 80с.; Ч.2 - 2012, 64с. Является начальным звеном непрерывного курса "Окружающий мир" для дошкольников и начальной школы и составной частью комплекта учебников и пособий для ДОУ, начальной и […]
    • Налог на домашних животных в рб Ставки налога за владение собаками Актуальная информация о максимальных ставках (размерах) налога за владение собаками в Беларуси. С а ставка налога за владение собаками в месяц установлена размере, не превышающем: – если собака из потенциально опасной породы. Обратите внимание, что […]
    • Учебное пособие по пту Учебное пособие по пту Приведены описание конструкции, принципа действия и основные характеристики механического, электрического и пневматического оборудования электропоездов переменного тока. Подробно рассмотрены электрические схемы силовых цепей, вспомогательных и цепей управления […]