Общие правила организации поиска документа

Главная / Общие правила организации поиска документа

Простой и быстрый поиск информации

В системе КонсультантПлюс есть несколько инструментов поиска, разработанных специально для работы с правовой информацией:

  • Быстрый поиск;
  • Карточка поиска;
  • Правовой навигатор.
  • Быстрый поиск

    Наиболее простой способ поиска документов в системе КонсультантПлюс, подходящий для большинства ситуаций:

  • запрос вводится простым языком;
  • можно указать реквизиты документа, который необходимо найти (например, «Письмо Минфина 66н», или «Статья 115 ГК РФ»);
  • можно использовать профессиональную лексику (например, «упрощенка», «больничный») или сокращения (например, УСНО);
  • найденные документы представлены общим коротким списком, при этом можно построить полный список и разделить найденные документы по типам (законодательство, консультации и т.д.);
  • найденные документы отсортированы по важности.
  • Карточка поиска

    Карточку поиска удобно использовать, если необходимо задать несколько различных условий поиска, чаще всего это необходимо, когда нет точной информации о документе. Например, можно ограничить дату принятия документа — указать период, вид документа, принявший орган, тематику и так далее.

    Правовой навигатор

    Правовой навигатор удобно использовать, если сложно сформулировать поисковый запрос и можно назвать буквально 1-2 слова, относящиеся к ситуации.

    • Не требуется указание реквизитов документов;
    • Ключевые слова предлагает система КонсультантПлюс, и они заданы понятным языком;
    • Фильтр позволяет быстро найти нужное понятие и тем самым сузить область поиска.
    • www.consultant.ru

      9.3. Основные правила организации документооборота в учреждении

      Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью орга­низации. Организация документооборота включает все опера­ции по приему, передаче, составлению, согласованию, офор­млению, удостоверению и отправке документов.

      Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получе­ния) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохож­дение документов по этому маршруту. Отсюда главное прави­ло организации документооборота — оперативное прохожде­ние документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организа­ции движения документов необходимо выполнение следую­щих правил:

      • максимальное сокращение инстанций прохождения доку­ментов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обу­словленных деловой необходимостью);

      • исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке — регистрация и доставка, при их подготовке — визирование и согласова­ние и т.д.);

      • максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, ис­ходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

      Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — специа­лизацию, возможность централизованного выполнения одно­родных технологических операций, эффективного использова­ния средств оргтехники и персонала.

      Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

      • прямоточности направления документопотоков, исключе­ния дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

      • ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорцио­нальной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

      Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

      К качественным характеристикам документооборота относятся:

      • характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

      • маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

      • периодичность (стадии документооборота);

      Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей — потоков, обеспечивающих прямую и обрат­ную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

      Документопотоки различают по направлению и по отноше­нию к управленческому объекту. По направлению выде­ляют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руко­водящий орган власти и подчиненные ему учреждения и орга­низации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и фи­лиалы. Восходящие потоки — это входные документы, получае­мые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляе­мые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки — это до­кументы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

      По отношению к управленческому объ­екту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация по­ступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

      Входящий документопоток любой организации складывается из:

      • документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производ­ственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановле­ния, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и .рекомендации;

      • документов от подведомственных организаций, содержа­щих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток со­стоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социаль­ной, управленческой деятельности), инициативных док­ладных записок, писем, актов;

      • документов от несоподчиненных организаций, направляе­мых с целью согласования совместных действий или по­буждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (ин­формационные, рекламные, оферты, гарантийные, запро­сы и др.) и договоры, а также документы, сопровождаю­щие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

      • обращений граждан — предложений, заявлений, жалоб.

      Исходящий документопоток состоит из документов, созда­ваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие пись­менные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направле­ниями деятельности организации и ее информационными за­просами. В исходящем документопотоке выделяется группа рас­порядительных документов (при условии, что организация име­ет подведомственные организации) и информационных (комму­никативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

      Внутренний документопоток составляют документы, созда­ваемые и используемые в самом аппарате управления, не выхо­дящие за его пределы. Происхождение этих документов совпа­дает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах од­ного учреждения, организации. К внутренним относятся орга­низационные документы, определяющие задачи, функции орга­низации в целом, а также ее структурных подразделений, ком­петенцию, права и обязанности должностных лиц, правила вы­полнения отдельных видов деятельности — положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного ре­гулирования деятельности учреждений выполняют распоряди­тельные документы, издаваемые руководством, — приказы, ука­зания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внут­реннего документопотока составляют протоколы и акты, плано­вые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю пере­писку между должностными лицами и структурными подраз­делениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распро­странена. Она оформляется докладными (служебными) и объ­яснительными записками, рапортами.

      Каждый документопоток имеет достаточно стабильный мар­шрут движения, который зависит от состава и содержания доку­ментов, степени регламентации функций руководителей и струк­турных подразделений, распределения обязанностей между руко­водителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

      Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделе­ний, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно — наибольшая часть документов попадает руко­водству, которое, с одной стороны, испытывает информацион­ные перегрузки, а с другой, — получает значительное количест­во информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является по­терянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

      Маршрут движения входящих документов зависит и от при­нятой в учреждении технологии работы с документами. Напри­мер, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолю­цией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и дру­гим после рассмотрения руководителем. Таким образом, техно­логия регистрации документов увеличивает время движения до­кумента от получения до исполнителя. Если в организации при­нято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне струк­турных подразделений, то потери времени из-за нерациональ­ных остановок в движении документа еще более ощутимы.

      Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информа­ционные документы готовят специалисты в структурных подраз­делениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания до­кументов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

      Наиболее нерегламентированными являются маршруты дви­жения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентиро­ванных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

      Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесо­образные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

      Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.* В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной поли­графии и оргтехники.

      www.bibliotekar.ru

      Основы организации поиска документов в СПС «Консультант Плюс»

      Основные возможности программных технологий СПС можно рассмотреть на примере системы «Консультант Плюс».

      Все системы семейства «Консультант Плюс» имеют одинаковые программные оболочки, следовательно, принципы работы с любой из систем одинаковы. Основные приемы работы с системами «Консультант Плюс» можно рассмотреть на примере СПС «Консультант Плюс: ВерсияПроф».

      Запуск программы «Консультант Плюс», как и запуск любого Windows-приложения, осуществляется двойным щелчком мыши по ярлыку Консультант Плюс. Чтобы открыть окно базы данных, надо подвести курсор к названию нужной базы и щелкнуть мышью по кнопке Открыть базу.

      Принцип работы с меню программы соответствует общему принципу работы Windows-приложения. Выделяются три этапа работы с системой «Консультант Плюс»:

      1) формирование запроса на поиск набора документов;

      2) работа со списком найденных документов;

      3) работа с текстом документа.

      Формирование запроса на поиск набора документов.Первый этап работы с правовой информацией заключается в поиске нужных документов, для чего в системах «Консультант Плюс» предусмотрено составление соответствующего поискового запроса путем заполнения Карточки реквизитов, появляющейся автоматически после открытия окна База данных.

      Любой документ имеет определенные реквизиты — дата принятия, название, вид документа и т.д., которые отличают данный документ от других, поэтому, чтобы найти необходимый документ, нужно указать эти характеристики. Для этого в СПС предусмотрено составление соответствующего запроса путем заполнения полей Карточки реквизитов (рисунок 5.1).

      Рисунок 5.1 — Карточки реквизитов системы «Консультант Плюс»

      Карточка реквизитов — основное средство поиска документов в информационных базах систем. Она представляет собой таблицу с некоторым количеством поисковых полей. Для каждого поискового поля в системе предусмотрен словарь, автоматически заполняемый и корректируемый по мере поступления документов в информационную базу. При вводе в систему каждого документа его реквизиты заносятся в соответствующий словарь.

      Для поиска документов надо заполнить Карточку реквизитов, которая представляет собой некоторое количество поименованных полей (реквизитов документа). Затем система просматривает все имеющиеся в информационном банке документы. Если содержимое всех заполненных полей из Карточки реквизитов совпадает с реквизитами документа, то документ считается найденным и заносится в список.

      Сформированный список обладает следующим свойством: содержимое всех заполненных полей Карточки реквизитов идентично соответствующим реквизитам каждого документа из списка.

      Основные способы поиска документов — это поиск по реквизитам документов, полнотекстовой поиск и поиск по специализированным классификаторам.

      Различают поиск конкретного документа или поиск информации по определенному вопросу.

      Поиск конкретного документа начинается с введения данных о документе. При этом необходимо контролировать количество документов, соответствующих запросу.

      Поиск информации по определенному вопросу начинается с максимально широкого запроса, и используются тематический поиск, поиск по словам и словосочетаниям, входящим в текст документа, а также поиск по ключевым словам. Для исправления ошибочно заполненного поля или при формировании нового запроса необходимо очистить как отдельное поле Карточки реквизитов, так и все ее поля в целом.

      При формировании запроса для поиска документов необходимо заполнить поля Карточки реквизитов.

      Общие правила организации поиска документов. Перед началом работы по составлению запроса необходимо убедиться, что задана нужная раскладка клавиатуры — русская, а также очистить карточку реквизитов.

      В Карточке реквизитов следует стараться заполнять не более трех-четырех полей.

      По мере заполнения полей происходит последовательное сокращение количества соответствующих запросу документов. Это количество отражается в информационной строке Карточки реквизитов. Желательно, чтобы после заполнения Карточки реквизитов запросу соответствовало не более 30. 50 документов. Итогом заполнения Карточки реквизитов является формирование списка найденных по запросу документов (рисунок5.2).

      Рисунок 5.2 — Задание номера документа заполнения Карточки реквизитов

      При поиске документов может возникнуть одна из двух основных ситуаций:

      — известны какие-либо реквизиты документа (например, название, номер, дата принятия);

      — о документе практически ничего не известно — известна лишь тематика интересующего вопроса. Алгоритм поиска строится в зависимости от типа ситуации.

      Заполнение Карточки реквизитов. Поиск документов производится заданием различных реквизитов документа в Карточке реквизитов.

      В левой части Карточки реквизитов расположены названия полей для задания различных реквизитов документов: вида документа, его номера и даты принятия, названия и др.

      Самое большое отсечение при поиске производится по полю Номер, поэтому, если известен номер документа, то для поиска, как правило, достаточно набрать только этот реквизит.

      Вводить вид документа можно только в том случае, если он точно известен. К примеру, если документ на самом деле является не законом, а постановлением, ошибка при заполнении поля Вид документа приведет к тому, что не найдется нужный правовой акт.

      При вводе вида документа необходимо выполнить двойной щелчок по полю Вид документа и в открывшемся окне начать набор названия вида документа, например слово «приказ». Поисковый механизм программы произведет поиск набираемого слова и установит курсор в словаре видов документов. После чего необходимо нажать кнопку Выбрать или клавишу [Enter].

      Поле Поиск по статусу используется в тех случаях, когда необходимо отсечь документы, не актуальные на данный момент, т. е. недействующие варианты редакций документов и утратившие силу документы.

      Окно поля Ввод даты содержит два корешка: Словарь и Диапазон. При выборе первого корешка производится выбор нужной даты из словаря, для чего на клавиатуре надо набрать нужную дату в формате ДД.ММ.ГГ.

      Корешок Диапазон позволяет выбрать интервал дат (рисунок 5.3). При работе с этим корешком можно, выбрав соответствующую строчку в окне, задать произвольную дату, произвольный диапазон дат, дату, заданную ранее, и диапазон дат, начиная с заданной по текущую.

      Рисунок 5.3 — Корешок Диапазон окна поля Ввод даты

      Дату можно набирать прямым набором с клавиатуры в соответствующем окошке, а также с использованием встроенного календаря. При использовании встроенного календаря надо иметь в виду, что набор даты лучше начинать с набора месяца, так как в этом случае количество дней в окне День устанавливается соответственно данному месяцу (рисунок 5.4).

      Рисунок 5.4 — Окно встроенного календаря

      Для ввода слова из названия документа необходимо сделать двойной щелчок по полю Название документа, набрать слово и нажать кнопку Выбрать. Например, точно известно, что в названии документа имеется слово «вексель», значит, это слово и надо набирать в поле Название документа. Если в названии документа присутствует несколько слов, что на практике встречается намного чаще, то после набора каждого из слов названия их обязательно надо отмечать клавишей [Insert]. Так, в названии документа «Переводной вексель», каждое из слов «переходной» и «вексель» надо отметить клавишей [Insert]. При этом выбранные слова переместятся в нижнюю часть окна в зону выбранных слов. Если о документе ничего не известно, кроме примерной тематики, то используется поиск по тексту документа (поле Текст документа). Например, надо найти документы, в тексте которых говорится о налоге на добавленную стоимость. После набора каждого из слов, присутствующих в тексте документов, их обязательно надо отмечать клавишей [Insert]. При этом выбранные слова переместятся в нижнюю часть окна в зону выбранных слов. Далее устанавливается условие связывания слов (и, или, рядом, кроме).

      Рубрикатор документов. Словарь поля Тематика содержит многоуровневый рубрикатор, базирующийся на «Общеправовом классификаторе отраслей законодательства». Наличие у рубрики подрубрик показано специальным символом, стоящим слева от названия рубрики. Для раскрытия (закрытия) рубрики используется клавиша пробел или мышь. Выбор рубрик производится стандартным для всех словарей способом. Для того, чтобы раскрыть (закрыть) весь рубрикатор, используются комбинации клавиш [Ctrl]-[Серый плюс] ([Ctrl]-[Серый минус]). Для быстрого поиска фрагмента в рубрикаторе надо нажать клавишу [F7] (или выбрать кнопку Найти), ввести нужный фрагмент и установить нужное направление поиска. Все доступные операции с рубрикатором представлены в локальном меню. Для вывода списка документов, полученных с последним пополнением, используется поле Когда получен.

      Работа со списком документов.Второй этап поиска документов в системах «Консультант Плюс» — выбор нужных документов из сформированного списка. Чем меньше количество найденных по запросу документов, тем легче работать со списком.

      После заполнения Карточки реквизитов и нажатия клавиши [F9] (или выбора кнопки Построить список) на экране появляется список документов, найденных по запросу.

      В списке указаны названия и объем документов, а в нижней рамке окна списка документов приведены общее количество документов в списке, номер текущего документа, количество и объем отмеченных документов. Движение по списку документов осуществляется с помощью мыши, кнопок-стрелок, а также клавиш [Home], [End], [PgUp], [PgDn]. Выход из списка осуществляется клавишей [Esc] или с помощью мыши. Все операции могут производиться как с одним (текущим) документом из списка, так и с группой отмеченных документов. Для отметки (снятия отметки) используются клавиши [Ins] или клавиши [Shift]-[стрелки]. Для отметки всех документов в списке используется клавиша [Серый плюс], а для снятия всех отметок — [Серый минус].

      Все доступные операции с текстом документа приведены в локальном меню, а наиболее важные — в пиктографическом и главном. Локальное меню доступно в любом месте программы и вызывается правой кнопкой мыши или сочетанием клавиш [Alt]-[F10].

      Запись документов в папку. В системах «Консультант Плюс» имеется возможность занесения документов в папки. Для этого необходимо отметить клавишей [Ins] (или [Shift]-[стрелки]) документы в списке, которые надо занести в папку, а затем нажать клавишу [F5] для вызова окна с названиями всех папок в системе. После этого установить курсор на название нужной папки и выбрать кнопку Занести, при этом программа помещает в выбранную папку отмеченные документы. Следует отметить, что при этой операции целостность основной базы не нарушается.

      Если необходимо занести документы в новую папку, надо сначала выбрать кнопку Создать, команду Группа папок или Папки документов, ввести с клавиатуры ее имя, а затем на жать кнопку Занести.

      Запись документа в Карман. В СПС имеется особая папка с названием «Карман», которую нельзя удалить. Для записи документов в Карман надо отметить клавишей [Ins] (или [Shift] — [стрелки]) документы в списке, которые надо занести в Карман, затем нажать клавишу [F3] или воспользоваться соответствующими элементами пиктографического или локального меню. При этом занесенный в карман документ получает признак Карман, видимый в списке документов.

      Для удаления документа из Кармана используется также клавиша [F3] либо соответствующие элементы пиктографического или локального меню.

      Запись документа в файл.Для записи документа в виде файла необходимо отметить клавишей [Ins] (или [Shift]-[стрелки]) документы в списке, которые надо записать в файл, проверить настройку полей для печати и нажать клавишу [F2] или использовать соответствующий раздел локального меню для записи выбранных документов в файл. В появившемся окне записи в файл ввести имя файла, выбрать директорию для его записи и тип формируемого файла.

      Быстрый просмотр. Режим быстрого просмотра позволяет одновременно просматривать список документов и текст текущего документа. Для перехода в такой режим работы со списком надо выбрать пункты Окна/Разделить главного меню и установить удобное положение разделителя окна. В верхней части окна находится список документов, в нижней — текст текущего документа. Двигаясь по списку, можно просматривать, например, тексты документов или справку к документу, выбрав нужный корешок нижнего окна.

      Вывод документа на печать. В системах «Консультант Плюс» имеется возможность печати документов. Для этого надо отметить клавишей [Ins] (или [Shift]-[стрелки]) документы в списке, которые надо напечатать на принтере, проверить настройку полей для печати, параметры печати, выбор принтера и макет страницы, затем нажать клавиши [Ctrl]-[F2] или использовать соответствующий раздел локального меню для печати выбранных документов на принтере. Произойдет процесс печати документов.

      Работа с текстом документа.Чтобы попасть в текст документа, достаточно сделать двойной щелчок мыши по его названию из списка найденных документов, либо нажать клавишу [Enter], подведя курсор к названию документа. В результате высвечивается текст документа. Для возвращения обратно в список документов можно воспользоваться клавишей [Esc] либо закрыть окно документа.

      Движение по тексту документа осуществляется с помощью полосы прокрутки или клавишами управления курсором, а с помощью клавиш [Ноmе] и [End] возможно перемещение в начало или конец документа.

      В нижней части окна (панели состояния) расположены два числа, отделенные двоеточием — первое соответствует номеру строки в документе, на которой установлен курсор, а второе — общему числу строк в документе. Это позволяет сориентироваться, в какой части документа находится пользователь.

      Под текстом документа имеется ряд корешков, причем корешки Текст и Справка присутствуют обязательно. Кроме того, документ может иметь корешки Оглавление, Респонденты, Корреспонденты, Редакции.

      Корешок Текст выбирается программой по умолчанию и содержит текст документа.

      Выбрав корешок Справка, пользователь попадает в справку к документу, содержащую важную дополнительную информацию о документе: источник публикации, примечания к документу прямые и обратные ссылки.

      В поле Примечание к документу содержится информация о порядке вступления документа в силу, особенностях его применения, наличии редакций.

      Корешок Оглавление позволяет быстро перейти в нужный раздел документа, имеющего сложную внутреннюю структуру, а список всех редакций документа предоставит корешок Редакции.

      Непосредственно в тексте документа имеются ссылки на другие документы в информационном банке, выделенные другим цветом. Эти гипертекстовые ссылки позволяют переходить к указанным в них документам без заказа их через Карточку реквизитов, причем переход осуществляется в то место упоминаемого документа, которое указано в исходном документе.

      При работе с текстом часто возникает проблема быстрого поиска слов или словосочетаний в тексте. Для поиска фрагмента текста можно использовать клавишу [F7] или кнопку Поиск (в виде бинокля) пиктографического меню.

      В тексте документа можно поставить электронную закладку по аналогии с обычными бумажными закладками. Электронные закладки позволяют, как мгновенно найти отмеченное в документа место, так и вызвать непосредственно документ с поставленной закладкой (на вкладке Закладки).

      Находясь в тексте документа, можно отпечатать как его фрагмент, так и текст целиком. Для печати части документа необходимо отметить печатаемый фрагмент клавишей [Ins] либо мышью. Если не отмечена ни одна строка, то по умолчанию печатается весь текст целиком. Текст перед печатью желательно просмотреть, используя, кнопку Просмотр печати.

      Из текста документа, также как и из списка, возможно сохранение в файл, при этом надо указать директорию для сохранения, набрать название файла и выбрать его тип.

      При работе с документами иногда возникает необходимость экспорта фрагмента документа, найденного в системе «Консультант Плюс», в текстовый документ пользователя. Программная оболочка «Консультант Плюс» позволяет копировать выделенный фрагмент текста или весь текст документа из информационного банка в пользовательский документ.

      Общие рекомендации по поиску документов в системе «Консультант Плюс»:

      1. При заполнении Карточки реквизитов необходимо заполнять минимальное число полей, поскольку, чем больше полей заполнено, тем больше риск потерять нужный документ по причине неверного задания его реквизитов.

      2. Необходимо помнить, что самый быстрый поиск происходит при наборе номера документа, поэтому, если известно о документе все, включая его номер, то, прежде всего, надо набрать номер. Вполне возможно, что больше для поиска другие реквизиты документа не потребуются.

      3. Следует формировать несколько вариантов запроса как путем заполнения различных полей Карточки реквизитов, так и выбирая различные значения в конкретном поле.

      4. При поиске документов с использованием поля Текст документа желательно задавать несколько синонимов интересующего термина, поскольку в различных документах авторы зачастую используют близкие по значению, но не идентичные термины.

      5. Вид документа следует задавать в случае полной уверенности, что именно такой вид имеет искомый документ.

      6. Заполнение карточки реквизитов проводят до тех пор, пока количество найденных документов станет приемлемым. Считается, что поиск проведен хорошо, если сформированный список не превышает 30 — 50 документов.

      7. Большие списки, найденные по запросу Карточки реквизитов, необходимо просматривать с самых свежих по дате принятия — это позволит избежать просмотра устаревших актов.

      8. Необходимо сохранять часто используемые документы в папках, а установка электронных закладок поможет быстро найти нужное место в документе большого объема.

      9. При печати документов использовать предварительный просмотр.

      poisk-ru.ru

      Смотрите так же:

      • Живые правила чтения Купить учебники по иностранным языкам Ваша корзина пуста Английский язык » Grammar and Use of English Живые правила чтения английского языка Автор(ы): Юлия Иванова Издательство: New Time Книги издаются на русском и на украинском языках Серия Живые книги: простые объяснения […]
      • Федеральный закон о садоводческих и дачных некоммерческих объединениях Изменения в 66-ФЗ о садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан 3 июля 2016 года были внесены изменения в Федеральный закон от 15.04.1998 N 66-ФЗ "О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан". Изменения, внесенные […]
      • Пуэ 8 правила устройства электроустановок ПУЭ: правила устройства электроустановок Предисловие Правила устройства электроустановок (ПУЭ) седьмого издания в связи с длительным сроком переработки (не менее двух лет) будет выпускаться и вводиться в действие отдельными разделами и главами по мере завершения работ по их пересмотру, […]
      • Работа вахтой проживание питание краснодарский край калейдоскоп услуг • Красноармейский район Домработница с проживанием Сиделка с проживанием MKC-LOGISTIK • Павловский район Гросс/год: 60 000 руб. Горничная с проживанием Повар с проживанием Татулян Артур Геворкович • Сочи Комплектовщик с проживанием Кондитер (с проживанием) Работа с […]
      • В пятьдесят лет на пенсию В отличие от некоторых других стран, в Российской Федерации возраст выхода на пенсию для мужчин и для женщин не одинаков. В соответствии с законодательством РФ женщины в нашей стране уходят на заслуженный отдых раньше мужчин несмотря на то, что по статистическим данным женщины в среднем […]
      • Порядок уплаты алиментов соглашение Как заключить соглашение об уплате алиментов? Соглашение об уплате алиментов (далее — Соглашение) заключается между лицом, обязанным уплачивать алименты, и их получателем (или между представителями этих лиц). Не полностью дееспособные лица заключают соглашение об уплате алиментов с […]
      • Приказ от 12052006 340 Приказ МВД РФ от 12 мая 2006 г. N 340 "Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности подразделений Министерства, органов внутренних дел, учреждений, предприятий и организаций системы Министерства внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения" Приказ […]
      • Ремонт дороги жалоба Жалоба на некачественный ремонт дороги Здравствуйте.В сельском поселении дороги не ремонтировались с момента прокладки (больше 20-30 лет). Через сайт РосЯма отправил заявление в ГАИ. Спустя 12 дней приехала техника. Положили новый асфальт, но с каждой стороны (по ширине) уменьшили дорогу […]