Настройка правил outlook 2013

Главная / Настройка правил outlook 2013

Настраиваем управление сообщениями с помощью правил Microsoft Outlook

Правила служат для управления сообщениями электронной почты, выполняя с сообщениями действия, отвечающие заданному набору условий. Созданное правило применяется в Microsoft Outlook к сообщениям, поступающим в папку «Входящие», или к отправляемым сообщениям. Можно задать следующие правила, действующие автоматически, например:

  • пересылка начальнику всех сообщений от Василия Пупкина, поступающих в вашу папку «Входящие»;
  • назначение категории «Продажи» всем отправляемым сообщениям, в поле «Тема» которых имеется слово «продажи»;
  • отметка всех приглашений на собрание и обновлений сведений о собрании, поступающих от начальника.
  • Все правила распадаются на две основные категории: уведомления и организации. Правила уведомления служат для оповещения пользователя тем или иным способом о получении определенного сообщения. Например, можно создать правило, автоматически отправляющее сообщение электронной почты на сотовый телефон пользователя при получении сообщения от члена семьи. Правила организации выполняют над сообщением некоторые действия. Например, можно создать правило, перемещающее определенные сообщения в заданную папку или помечающее их к исполнению к конкретной дате.

    Правила можно также запустить вручную. При запуске вручную правила могут применяться к отдельным сообщениям, уже находящимся в папке Входящие, и к сообщениям в других папках. В правилах могут быть предусмотрены исключения для особых случаев, например, для сообщений, снабженных отметкой к исполнению или отнесенных к высшей категории важности. Если сообщение попадает хотя бы под одно из заданных условий исключения, правило к нему не применяется.

    Если учетная запись электронной почты находится на сервере Microsoft Exchange, правила применяются к сообщениям на сервере, даже если программа Outlook пользователя не запущена. Эти правила называются правилами сервера. Для них необходимо задать выполнение при получении сообщений в папку Входящие на сервере, и они должны полностью выполняться на сервере. Например, правило нельзя применить на сервере, если действие подразумевает печать сообщения. Если правило нельзя применить на сервере, оно применяется при запуске Microsoft Outlook.

    В конце имени правила, которое нельзя выполнить на сервере, добавляются слова «только клиент». Правила для приложения-клиента выполняются в самую последнюю очередь. Если в списке правил содержатся и серверные, и клиентские правила, сначала применяются правила сервера, а затем – правила клиента.

    Уведомления о доставке, уведомления о прочтении, ответы на голосование и извещения об отсутствии обрабатываются как обычные сообщения. Например, при создании правила, позволяющего перемещать все элементы со словом «собрание» в поле «Тема» в определенную папку, все удовлетворяющие условию уведомления о доставке, ответы на голосование и извещения об отсутствии тоже перемещаются.

    Если ответ на голосование перемещен из папки «Входящие», данные его отслеживания в исходном сообщении не отражаются.

    Приглашения на собрания, поручения и документы рассматриваются как обычные сообщения. Например, при создании правила, по которому элементы, содержащие в поле «Тема» слово «собрание», перемещаются в определенное место, все поручения и приглашения на собрания, соответствующие этому критерию, тоже перемещаются. Однако при создании правил следует иметь в виду ряд ограничений, связанных с этими типами элементов:

  • если место назначения перемещаемого элемента не является папкой почты, то предполагаемое действие может оказаться невыполненным. Например, если сообщение перемещается в папку «Календарь», новая встреча не создается;
  • если ответ на приглашение или на поручение согласно правилу перемещается в папку «Удаленные», в исходном элементе маршрут не обновляется;
  • если приглашение на собрание автоматически перемещается в папку «Удаленные», собрание не будет включено в «Календарь».
  • Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрания.

    Создание правила

    Создание правила из шаблона или с нуля – в области переходов выберите Почта. В меню Файл выберите команду Мастер правил. Если существует несколько учетных записей электронной почты, в списке Применить изменения к папке выберите требуемую папку «Входящие». Нажмите кнопку «Новое правило». Выполните одно из следующих действий:

  • создание правила на основе сообщения в папке – откройте папку, содержащую сообщение. Щелкните правой кнопкой мыши сообщение, на основе которого требуется создать правило. Выберите команду Создать правило. В диалоговом окне Создание правила выберите условия и действия, которые требуется применить;
  • чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку «Дополнительно», а затем следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.
  • Чтобы применить правило сразу после его создания, установите на последней странице мастера правил флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».

  • Создание правила на основе создаваемого сообщения – добавьте получателя и тему сообщения. Выберите команду Создать правило. В диалоговом окне Создание правила выберите условия и действия, которые требуется применить. Чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку «Дополнительно», а затем следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.
  • Создание сообщения на основе имени или списка рассылки в сообщении – Откройте сообщение, на основе которого требуется создать правило. Щелкните правой кнопкой мыши имя или список рассылки в поле «От», «Кому» или «Копия» и выберите команду Создать правило. В диалоговом окне Создание правила выберите условия и действия, которые требуется применить. Чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку «Дополнительно», а затем следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.
  • Создание правила на основе оповещения, полученного с узла SharePoint – если у вас имеется несколько учетных записей электронной почты, слова «мне» и «мое» в условиях относятся к почтовым адресам всех ваших учетных записей, а не только активной в настоящий момент.
  • Выполнение правил вручную

    1. Если существует несколько учетных записей электронной почты, в списке Применить изменения к папке выберите требуемую папку «Входящие».
    2. Нажмите кнопку «Применить правила».
    3. В списке Выберите правила для выполнения установите флажки рядом с правилами, которые требуется выполнить.
    4. Выполнение правил в текущей папке – чтобы выполнить правила в подпапках, установите флажок Включая вложенные папки. Выберите в списке Применить к тип сообщений, для которых должно быть выполнено правило, и нажмите кнопку «Выполнить»;
    5. Выполнение правил в другой папке – чтобы изменить папку, в которой будут выполнены правила, нажмите кнопку «Обзор». Чтобы выполнить правила в подпапках, установите флажок Включая вложенные папки. Выберите в списке Применить к типу сообщений, для которых должно быть выполнено правило, и нажмите кнопку «Выполнить».
    6. Правила выполняются в том же порядке, в котором они отображаются в списке Выберите правила для выполнения. Порядок выполнения может быть изменен только в списке правил диалогового окна Правила и оповещения.

      Обновление правил из более ранней версии

      Эта процедура возможна, только если на всех компьютерах используется Microsoft Office Outlook одноц версии. После обновления правил, если используется более ранняя версия Microsoft Outlook, в списке правил будут отображаться только имена некоторых правил. Некоторые описания для правил могут не отображаться.

      1. Нажмите кнопку «Обновить».
      2. Если существует несколько папок «Входящие», то потребуется повторить эту процедуру для каждой из них.

        Автоматическое перемещение сообщений от определенного лица

      3. Выделите сообщение от лица, сообщения от которого необходимо автоматически перемещать.
      4. В меню Файл выберите команду Организовать.
      5. Во втором элементе маркированного списка выберите необходимые параметры. Чтобы выбрать папку, нажмите стрелку рядом со списком в папку.
      6. Нажмите кнопку «Создать».
      7. Для создания более сложных правил организации элементов можно использовать диалоговое окно Правила и оповещения меню Файл.

        Импорт или экспорт набора правил

        Импортируемые правила помещаются в конец списка мастера правил. За один раз мастер правил может импортировать только один набор правил. Экспортируемые правила сохраняются в файле с расширением имени .rwz.

      8. В области переходов выберите Почта.
      9. В меню Файл выберите команду Мастер правил.
      10. Нажмите кнопку «Параметры».
      11. Выполните одно из следующих действий:
        • Импорт правил – нажмите кнопку «Импорт правил». В поле «Имя файла» введите путь и имя файла, содержащего импортируемый набор правил. Чтобы импортировать файл, содержащий правила, созданные не в мастере правил, например правила, совместимые с предыдущими версиями Microsoft Outlook, выберите соответствующий тип файла в списке Тип файлов. Нажмите кнопку «Открыть»;
        • Экспорт правил – нажмите кнопку «Экспорт правил». В поле «Имя файла» введите путь и имя файла, в который следует экспортировать набор правил. Если экспортируется файл, содержащий только правила, совместимые с предыдущей версией Microsoft Outlook, выберите в списке Тип файла значение «Правила, совместимые с Outlook 2000», «Правила, совместимые с Outlook 98» или «Правила, совместимые с Outlook 2002/2003». Нажмите кнопку «Сохранить».

      Описанная выше процедура может использоваться для создания резервной копии правил.

      ladyoffice.ru

      Создание правил с дополнительными действиями в Outlook для Windows

      Правило — это действие, которое Outlook автоматически выполняет с отправленными или полученными сообщениями электронной почты на основании заданных вами условий. Например, все сообщения от определенного человека могут перемещаться в папку, отличную от папки Входящие.

      Некоторые сторонние разработчики создают надстройки с правилами для дополнительных действий. Это библиотеки динамической компоновки (DLL-файлы), которые перед использованием необходимо установить на компьютере приложением Outlook. Корпорация Майкрософт не предоставляет надстройки для дополнительных действий.

      Примечание: Правило с дополнительным действием выполняется только на том компьютере, где оно установлено, и только при запущенном приложении Outlook.

      В правой области щелкните Управление правилами и оповещениями.

      В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

      В разделе Начать с пустого правила щелкните Применение правила к полученным мной сообщениям или Применение правила к отправленным мной сообщениям и нажмите кнопку Далее.

      В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для условия, которое вы добавили, укажите значение и нажмите кнопку Далее.

      В группе Шаг 1. Выберите действия установите флажок выполнить настраиваемое действие.

      В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните Настраиваемое действие.

      В диалоговом окне Выбор настраиваемого действия в списке Выберите действие укажите нужное действие.

      Примечание: если надстройка не отображается, возможно, она была неправильно установлена для использования в Outlook 2013 или Outlook 2016 для Windows. Чтобы получить дополнительные сведения, обратитесь к разработчику надстройки.

      Чтобы изменить действие по умолчанию, нажмите кнопку Изменить.

      Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться к мастеру правил, а затем нажмите кнопку Далее.

      В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для любого добавленного исключения, укажите значение и нажмите кнопку Далее.

      В окне Шаг 1. Задайте имя правила введите имя для правила.

      В окне Шаг 2. Выберите параметры правила установите флажки для нужных параметров.

      Чтобы применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».

      Теперь новое правило автоматически включено. Чтобы отключить его, снимите флажок Включить правило.

      Чтобы применить это правило ко всем учетным записям электронной почты в Outlook, установите флажок Создать правило для всех учетных записей.

      Использование правил для папки «Входящие» в Outlook.com

      Используйте правила папки «Входящие» для автоматического выполнения определенных действий с сообщениями, которые в нее поступают.

      Какую версию Outlook.com вы используете?

      Инструкции немного различаются в зависимости от того, какую версию Outlook.com вы используете: обычную или бета-версию. Выберите свою версию, чтобы просмотреть подходящие инструкции.

      Если ваш почтовый ящик выглядит так.

      Инструкции для бета-версии Outlook.com

      Правила применяются к входящим сообщениям и могут создаваться в любой папке.

      Чтобы быстро создать правило, перемещающее все сообщения от определенного отправителя или набора отправителей в папку, в списке сообщений щелкните правой кнопкой мыши письмо, для которого вы хотите создать правило, и выберите команду Создать правило.

      Выберите папку, в которую должны перемещаться все сообщения от этого отправителя или набора отправителей, и нажмите кнопку ОК.

      Если вы хотите, чтобы помимо перемещения сообщения от определенного отправителя или набора отправителей в папку выполнялись какие-либо другие действия, выберите Дополнительные параметры.

      Перейдите в раздел Параметры > Просмотр всех параметров > Почта > Правила.

      Нажмите кнопку Добавить новое правило.

      У каждого правила должно быть как минимум три элемента: имя, условие и действие. Правила также могут содержать исключения для условий. На каждом этапе можно добавить несколько условий, действий или исключений с помощью кнопок Добавить условие, Добавить действие и Добавить исключение.

      Если вы не хотите, чтобы после этого правила обрабатывались другие, установите флажок Остановить дальнейшую обработку правил. Дополнительные сведения см. в статье Остановка дальнейшей обработки правил в Outlook.com.

      Нажмите кнопку Сохранить, чтобы создать правило, или кнопку Отклонить, чтобы отменить создание правила.

      Выберите Почта > Правила.

      В правиле, которое вы хотите изменить, щелкните значок .

      Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить.

      Примечание: Некоторые правила, созданные в других версиях Outlook, не обрабатываются в Outlook.com. Такое правило невозможно выполнить или изменить в Outlook.com.

      В верхней части страницы щелкните > Просмотр всех параметров.

      В правиле, которое вы хотите удалить, щелкните значок .

      Совет: Если вы просто хотите временно отключить правило, щелкните переключатель рядом с ним.

      Правила применяются к входящим сообщениям в порядке их расположения в списке «Правила для папки «Входящие»». Вы можете настроить порядок применения созданных правил к сообщениям, поступающим в папку «Входящие».

      Выберите правило и щелкните значок со стрелкой вверх или стрелкой вниз, чтобы изменить порядок, в котором оно будет применяться к входящим сообщениям.

      В бета-версии Outlook.com правила для папки «Входящие» невозможно применить к существующим сообщениям. Новое правило применяется только к сообщениям, полученным после его создания.

      Однако вы можете использовать команды «Архивировать», «Переместить в» и «Очистить» для автоматического перемещения или удаления сообщений в папке «Входящие». Дополнительные сведения см. в статье Упорядочение папки «Входящие» с помощью архивации, очистки и других инструментов в Outlook.com.

      Инструкции для классической версии Outlook.com

      Правила применяются только к папке «Входящие». Они не действуют для других папок.

      В списке сообщений щелкните правой кнопкой мыши письмо, для которого вы хотите создать правило, и выберите команду Создать правило.

      Введите имя правила, а затем выберите условие и действие из соответствующих раскрывающихся списков.

      Вы можете добавить дополнительные условия или действия, выбрав Добавить условие или Добавить действие.

      Добавьте в правило исключения, выбрав Добавить исключение.

      Примечание: По умолчанию установлен флажок Остановить дальнейшую обработку правил. Если поступает сообщение, соответствующее условиям нескольких правил, применяется только первое правило. Если этот флажок не установлен, применяются все правила, условиям которых удовлетворяют сообщения.

      Выберите правило, которое вы хотите изменить, и щелкните значок .

      Завершив внесение изменений, нажмите кнопку ОК.

      Выберите правило, которое вы хотите удалить, и щелкните .

      Нажмите кнопку Сохранить.

      Совет: Если вы просто хотите временно отключить правило, снимите флажок рядом с ним.

      Правила применяются к входящим сообщениям в порядке их расположения в списке Правила для папки «Входящие». Вы можете настроить порядок применения созданных правил к сообщениям, поступающим в папку «Входящие»:

      В верхней части страницы выберите > Параметры.

      Выберите Почта > Автоматическая обработка > Правила для папки «Входящие» и очистки.

      Выберите правило и щелкните значок со стрелкой вверх или стрелкой вниз , чтобы изменить порядок, в котором оно будет применяться к входящим сообщениям.

      В настоящее время правила для папки «Входящие» невозможно применить к существующим сообщениям. Новое правило применяется только к сообщениям, полученным после его создания.

      Офисное пространство Офисное пространство

      официальный блог о Microsoft Office

      Использование правил в Outlook

      Использование правил для сообщений Outlook позволяет экономить время, которое вы могли бы потратить на рутинные процессы и значительно повышает производительность вашей работы. Достаточно настроить правила единожды и в дальнейшем заданные условия будут применяться автоматически. Наиболее популярное правило, которое, наверное, используют все пользователи Outlook – сортировка писем по папкам. В моем ящике без этой сортировки творился бы полнейший хаос. А какие еще правила можно настроить в Outlook?

      Правила в Outlook подразделяются на две категории: правила организованности и правила информированности. Кроме того, можно создать пустое правило, чтобы настроить его по своему усмотрению.

    7. Организованность. Эти правила помогают хранить и отслеживать сообщения. Например, можно создать правило для сообщений от определенного отправителя, например от Егора Трибалова, чтобы его сообщения со словом «отчет» в строке Тема были помечены для исполнения, им была присвоена категория «Отчеты» и они были перемещены в папку с именем «Отчеты Егора».
    8. Информированность. Эти правила обеспечивают оповещение пользователя тем или иным способом о получении определенного сообщения. Например, можно создать правило, чтобы на мобильный телефон пользователя автоматически отправлялось сообщение при получении сообщения от его руководителя.
    9. Начать с пустого правила. Эти правила создаются пользователем без помощи шаблона правил, что позволяет разрабатывать полностью настраиваемые правила.
    10. Создание встроенных шаблонов правил для стандартных сценариев

      На вкладке Файл выберите пункт Управление правилами и оповещениями.

      В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Новое.

      В группе Шаг 1 выберите нужный шаблон из коллекции шаблонов Организованность или Информированность.

      В группе Шаг 2 щелкните подчеркнутые значение. При выборе ссылки адресаты или общедоступная группа, будет открыта адресная книга.

      Нажмите кнопку Далее.

      В окне Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны удовлетворять сообщения, чтобы правило применялось.

      Нажмите кнопку Далее.

      В группе Шаг 1 выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.

      В группе Шаг 1 выберите исключения из правила, а затем нажмите кнопку Далее.

      В окне Шаг 1 введите имя правила.

      В группе Шаг 2 установите флажки для нужных параметров.

      Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».

      Создание правил из сообщения

      Кроме того, можно быстро создать правило на основе уже полученных сообщений. Наиболее логичное применение этого правила – перемещение сообщений от заданного отправителя/группы отправителей в одну папку.

      Щелкните сообщение, для которого нужно создать правило, затем на вкладке Главная в группе Переместить щелкните Правила.

      Сделайте одно из следующего:

      • Щелкните одно из предлагаемых правил, выберите папку назначения и нажмите кнопку ОК.
      • Чтобы просмотреть другие параметры правил на основе отправителя, получателей или темы сообщения, выберите команду Создать правило.

      Откроется диалоговое окно Создание правила.

    11. В поле При получении сообщения, удовлетворяющего следующим условиям установите флажки для нужных условий.
    12. В поле Выполнить следующие действия установите флажки для действия, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.
    13. Установите флажок Переместить элемент в папку.
    14. Щелкните существующую папку или нажмите кнопку Создать, чтобы создать папку для хранения указанных сообщений.

      Чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку Дополнительно и следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.

      blogs.technet.microsoft.com

      Управление сообщениями электронной почты с помощью правил

      Правило — это действие, которое автоматически применяется в Outlook для Windows к входящим или исходящим сообщениям. Вы можете настроить условия, при которых срабатывает правило, и действия, которые оно выполняет. Например, можно создать правило для перемещения всех сообщений от руководителя в определенную папку или для удаления всех сообщений, в теме которых есть фраза «Buy now!» .

      Управление сообщениями электронной почты с помощью правил

      Правила помогают уменьшить объем работы, выполняемой вручную, и избежать повторения однообразных действий. После включения правила оно будет применяться автоматически.

      Правила подразделяются на две категории: правила организации и правила уведомления. Правила можно создавать с помощью мастера,

      который содержит шаблоны для наиболее часто используемых правил.

      Организованность.
      Такие правила помогают не только хранить сообщения, но и отслеживать их. Вы можете создать правило для сообщений от конкретного отправителя, например от Регины Покровской, чтобы ее сообщения со словом «продажи» в строке Тема помечались для исполнения, им присваивалась категория «Продажи» и они перемещались в папку «Продажи Регины».

      Информированность.
      Эти правила уведомляют вас тем или иным образом о получении определенных сообщений. Например, можно создать правило, чтобы при получении сообщения от члена семьи на ваше мобильное устройство автоматически отправлялось уведомление об этом.

      Начать с пустого правила.
      Такие правила создаются и настраиваются без шаблона.

      Шаг 1. Выбор Outlookшаблона правила

      Выберите Правила > Управление правилами и оповещениями на ленте или откройте вкладку Файл и щелкните Управление правилами и оповещениями.

      В мастере правил в группе Шаг 1. Выберите шаблон щелкните нужный вариант в списке Организованность, Информированность или Начать с пустого правила.

      Шаг 2. Изменение описания правила

      Параметры, доступные на этом шаге, зависят от того, какой вариант вы выбрали на шаге 1. Если вам нужно что-то выбрать, например указать отправителя или папку, соответствующий параметр будет подчеркнут. В данном примере мы используем одно из наиболее распространенных правил, которое перемещает сообщения от определенного отправителя в папку.

      Щелкните адресаты или общедоступная группа в поле описания, чтобы открыть адресную книгу. Выберите имя из адресной книги или введите адрес в поле От, а затем нажмите кнопку ОК.

      Щелкните имя для вывода списка папок. Вы можете выбрать существующую папку или создать новую. Выбрав нужную папку, нажмите кнопку ОК.

      Если вы хотите изучить дополнительные параметры правила, нажмите кнопку Далее. В противном случае нажмите кнопку Готово. Снова откроется окно Правила и оповещения. Здесь вы можете создать другое правило или нажать кнопку ОК, чтобы сохранить изменения.

      • Перемещение в папку всех сообщений от определенного адресата

      • Перемещение в папку всех сообщений с определенными словами в теме

      Щелкните ссылку текст.

      В диалоговом окне Поиск текста в поле Укажите слово или фразу для поиска в поле «Тема» введите слово или фразу.

      Нажмите кнопку Добавить для добавления записи в область Список поиска, а затем нажмите кнопку ОК.

      Нажмите кнопку Далее и перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.

      • Перемещение в папку сообщений, отправленных в общедоступную группу

      Когда выбранное значение появится в поле Кому, нажмите кнопку ОК.

      Щелкните ссылку имя, а затем в диалоговом окне Правила и оповещения выберите папку и нажмите кнопку ОК.

      • Пометка сообщений от определенного пользователя к исполнению

      В диалоговом окне Пометка сообщения в поле Пометка примите значение по умолчанию для параметра К исполнению или выберите другой элемент в списке.

      В поле На примите значение по умолчанию (Сегодня) или выберите другой элемент в списке.

      Нажмите кнопки ОК и Далее, а затем перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.

      • Перемещение в папку RSS-элементов из определенного RSS-канала

      Примечание: Чтобы использовать этот вариант, необходимо подписаться на RSS-канал. При его выборе появится запрос на подтверждение. Если выбрать Нет, вы не сможете продолжить создание правила. Чтобы создать его, выберите Да.

      • Отображение писем от заданного адресата в окне «Оповещение о новом сообщении»

      В диалоговом окне Адрес для правила выполните одно из следующих действий:

      Когда выбранное значение появится в поле От, нажмите кнопку ОК.

      В диалоговом окне Оповещение в поле Введите текст оповещения введите сообщение и нажмите кнопку ОК.

      • Проигрыш звукового сигнала при получении сообщений от заданного адресата

      В поле Поиск введите имя.

      Щелкните ссылку Воспроизведение звука, в окне Выберите звук укажите файл (например, WAV-файл), а затем нажмите кнопку выберите Открыть.

      • Отправка оповещений на мобильное устройство при получении сообщений от заданного адресата

      Щелкните ссылку адресаты или общедоступная группа.

      В списке Адресная книга выберите источник.

      Шаблон «Начать с пустого правила»

      Выберите один из следующих вариантов:

      Применение правила к полученным мной сообщениям

      Применение правила к отправленным мной сообщениям

      Нажмите кнопку Далее, а затем перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.

      Шаг 3. Задание условий для правила

      Теперь вы можете добавить условия к параметрам, выбранных в разделе Шаг 2. Измените описание правила. Возможности настройки правила зависят от выбранных условий.

      На странице Шаг 1. Выберите условия отбора установите флажок для условия, которое вы хотите добавить.

      Примечание: Вы можете установить несколько флажков.

      На странице Шаг 2. Измените описание правила (щелкните подчеркнутое значение) щелкните ссылку, выполните необходимые действия и нажмите кнопку ОК.

      Щелкните «Далее», выполните необходимые действия и нажмите кнопку ОК.

      Если доступна другая ссылка, щелкните ее, выполните необходимые действия и нажмите кнопку ОК.

      По завершении нажмите кнопку Готово.

      В поле Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

      В разделе Начать с пустого правила выберите параметр Применение правила к полученным мной сообщениям или Применение правила к отправленным мной сообщениям.

      В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для любого добавленного условия и укажите значение.

      Нажмите кнопку Далее и сделайте одно из следующего:

      В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для любого добавленного исключения и укажите значение.

      В группе Шаг 1. Задайте имя правила введите имя.

      Чтобы отключить правило, снимите флажок Включить правило.

      Правило можно создать из любого сообщения. Преимущество этого способа заключается в том, что правила предлагается создать на основе отправителя или получателей сообщения. Например, одно из предлагаемых правил, создаваемых с помощью сообщения, перемещает все сообщения, полученные от определенного отправителя, в выбранную папку.

      В папке Входящие щелкните сообщение, для которого вы хотите создать правило, затем на вкладке Главная в группе Переместить щелкните Правила.

      Примечание: В списке «Правила» появятся правила, которые предлагаются с учетом отправителя и получателей сообщения.

      Выберите предложенное правило, укажите папку назначения и нажмите кнопку ОК, чтобы завершить назначение правила.

      Нажмите кнопку Создать правило и перейдите к следующему шагу.

      В диалоговом окне Создание правила в разделе При получении сообщения, удовлетворяющего следующим условиям установите нужные флажки.

      В поле Выполнить следующие действия установите флажки для действия, которое необходимо выполнить, когда выполняются указанные условия.

      Установите флажок Переместить элемент в папку.

      Выполните одно из указанных ниже действий.

      Щелкните Выбрать папку и укажите существующую папку.

      Нажмите Создать, чтобы создать папку.

      Чтобы добавить в правило дополнительные условия, действия или исключения, нажмите Дополнительные параметры и следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.

      В поле уведомления выполните одно из следующих действий:

      Установите флажок Выполнить это правило для всех сообщений текущей папки, а затем нажмите кнопку ОК.

      Сведения о том, как импортировать или экспортировать правила таким образом, чтобы ими могли пользоваться другие, см. в статье Импорт и экспорт набора правил.

      Если правило больше не нужно, его можно удалить.

      На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями.

      В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты выберите правило.

      Нажмите кнопки Удалить > ОК.

      Вы можете вручную выполнить одно или несколько правил.

      На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями, а затем на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Применить правила.

      В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с каждым правилом, которое вы хотите выполнить.

      Если нужно использовать другую папку, в разделе Выполнить в папке нажмите кнопку Обзор, выберите папку и нажмите кнопку ОК.

      Установите флажок Включить вложенные папки, чтобы включить все папки, расположенные в папке, указанной в шаге 3.

      В списке Применить к по умолчанию выбраны все сообщения. Можно изменить это значение на прочтенные или непрочтенные сообщения.

      В приложении Outlook есть два типа правил: правила сервера и правила клиента.

      Правила сервера.
      При использовании учетной записи Microsoft Exchange Server некоторые правила являются правилами сервера. Они применяются к почтовому ящику на сервере Exchange, даже когда Outlook не запущен.

      Правила сервера должны применяться к сообщениям, когда они доставляются в папку Входящие, и эти правила невозможно применить, пока они не выполнены на сервере. Например, правило печати сообщения не может выполняться, если оно не выполнено на сервере. Если правило не удалось применить на сервере, оно применяется при запуске Outlook и становится правилом клиента.

      Правила клиента.
      Правилами клиента являются правила, которые выполняются только на компьютере. Они выполняются в Outlook, а не на сервере Exchange. Правила клиента могут выполняться только при запущенном приложении Outlook.

      Совет: Если в списке правил содержатся правила обоих видов, сначала применяются серверные правила, а затем правила клиента.

      Уведомления о доставке, ответы на голосование и автоответы

      При применении правил действия над уведомлениями о доставке, уведомлениями о прочтении, ответами на голосование и автоответами об отсутствии на месте обрабатываются так же, как и обычные сообщения. Например, правило, согласно которому сообщения со словом «собрание» в теме перемещаются в специальную папку, применяется также ко всем уведомлениям о доставке и о прочтении, ответам на голосование и автоответам.

      Примечание: Если правило перемещает ответы на голосование из папки Входящие в другую папку, это влияет на отслеживание голосования. Если открыть отправленное сообщение, содержащее кнопки голосования, данные отслеживания не будут содержать счетчик для ответов, перемещенных правилом. Перемещение или удаление ответа вручную не влияет на отслеживание.

      Приглашения на собрания, запросы выполнения задач и документы

      Приглашения на собрание, запросы выполнения задач и документы при применении правил считаются сообщениями. Например, если создается правило, которое перемещает в специальную папку элементы, отвечающие определенным условиям, также будут перемещаться все запросы выполнения задач и приглашения на собрания, удовлетворяющие этим условиям. Однако при создании правил, затрагивающих такие элементы, следует помнить о следующих ограничениях:

      Если ответ на приглашение или на поручение перемещен согласно правилу в папку Удаленные, ответ не будет отслежен исходным элементом.

      Если приглашение на собрание автоматически перемещено в папку Удаленные, собрание не добавляется в папку Календарь.

      Выполнение правила, содержащего группу контактов, может зависеть от способа его создания.

      Перемещение в папку сообщений, отправленных в общедоступную группу.
      Это правило доступно только при использовании учетной записи Exchange Server. В указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в папку «Группа контактов». Сообщения от пользователей, являющихся участниками этой группы контактов, не перемещаются в указанную папку.

      При использовании учетных записях Exchange Server (начиная с Exchange Server 2010) можно применять правила для пересылки сообщений по адресам электронной почты за пределами вашей организации. Однако администратор Exchange может запретить автоматическую пересылку сообщений пользователям в определенных доменах.

      Правило — это действие, которое автоматически выполняется в Microsoft Outlook для поступающих или отправляемых сообщений, отвечающих заданным условиям. С помощью мастера правил можно выбрать множество условий и действий.

      Правила подразделяются на две категории: правила организации и правила уведомления. Правила применяются только к непрочтенным сообщениям.

      В мастере правил содержатся шаблоны для наиболее часто используемых правил, включая указанные ниже.

      Организованность. Эти правила помогают хранить и отслеживать сообщения. Например, можно создать правило для сообщений от конкретного отправителя, например от Алексея Орехова, чтобы его сообщения со словом «продажи» в строке Тема помечались для исполнения, попадали в категорию «Продажи» и перемещались в папку «Продажи Алексея».

      Информированность. Эти правила обеспечивают оповещение пользователя тем или иным способом о получении сообщения. Например, вы можете создать правило, чтобы при получении сообщения от члена семьи на ваш сотовый телефон автоматически отправлялось сообщение.

      Начать с пустого правила. Эти правила создаются пользователем без помощи шаблона правил, что позволяет разрабатывать полностью настраиваемые правила.

      Создание правила

      Outlook включает шаблоны правил для стандартных сценариев. Используйте их или создавайте собственные правила.

      Использование шаблонов правил Outlook

      В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутое значение. Например, если щелкнуть ссылку адресаты или общедоступная группа, будет открыта адресная книга.

      В группе Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны соответствовать сообщения, чтобы было применено правило.

      В группе Шаг 1. Выберите действия выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.

      Нажмите кнопку Далее.

      В группе Шаг 2. Выберите параметры правила установите флажки для нужных параметров.

      Откройте вкладку Файл.

      В группе Начать с пустого правила выберите пункт Проверка сообщений после получения или Проверка сообщений после отправки.

      В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для каждого из добавленных действий и укажите значение.

      В группе Шаг 1. Задайте имя правила введите имя данного правила.

      Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».

      По умолчанию новое правило включено. Чтобы отключить его, снимите флажок Включить правило.

      Правило можно быстро создать из любого сообщения. Преимущество этого способа заключается в том, что правила предлагается создавать на основе отправителя или получателей сообщения. Например, одно из таких правил перемещает все сообщения, полученные от определенного отправителя, в выбранную папку.

      Щелкните сообщение, для которого нужно создать правило, затем на вкладке Главная в группе Переместить щелкните Правила.

      Предлагаемые правила отображаются в зависимости от отправителя и получателей сообщения.

      Щелкните одно из предлагаемых правил, выберите папку назначения и нажмите кнопку ОК.

      Чтобы просмотреть другие параметры правил на основе отправителя, получателей или темы сообщения, выберите команду Создать правило.

      Если на шаге 2 выбрана команда Создать правило, откроется диалоговое окно Создание правила. Переходите к следующим шагам общей процедуры.

      В поле При получении сообщения, удовлетворяющего следующим условиям установите флажки для нужных условий.

      В поле Выполнить следующие действия установите флажки для действия, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.

      Щелкните существующую папку или нажмите кнопку Создать, чтобы создать папку для хранения указанных сообщений.

      Чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку Дополнительные параметры и следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил. Этот же мастер отображается при выборе пункта Управление правилами и оповещениями в представлении Backstage (при открытии вкладки Файл). Дополнительные сведения см. в разделе Создание пользовательского правила.

      Нажмите кнопку ОК.

      Если нужно вручную выполнить одно или несколько правил, выполните следующие действия.

      Выберите пункт Управление правилами и оповещениями.

      В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с каждым правилом, которое нужно выполнить.

      В поле Выполнить в папке, если нужно выбрать другую папку, щелкните Обзор, выберите папку и нажмите кнопку ОК.

      Установите флажок Включить вложенные папки, чтобы включить все папки, расположенные в папке, указанной в шаге 5.

      В поле со списком Применить к по умолчанию выбраны все сообщения. Можно изменить это значение на прочтенные или непрочтенные сообщения.

      Нажмите кнопку Выполнить.

      Правила сервера. Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange Server, можно создать правила сервера. Они выполняются в вашем почтовом ящике на сервере Exchange, даже если приложение Outlook не запущено на вашем компьютере. Правила сервера должны применяться к сообщениям, когда они доставляются в папку Входящие, и сначала полностью выполняться на сервере. Например, правило печати для сообщения не может применяться, если оно не выполнено на сервере. Если правило не удается применить на сервере, оно применяется при запуске Outlook и становится правилом клиента.

      Правила клиента. Правилами клиента являются правила, которые выполняются только на компьютере. Такие правила невозможно запустить, если они не выполнены на сервере, например правила, указывающие напечатать определенные сообщения. Правила клиента могут выполняться только в случае, когда приложение Outlook запущено.

      Если в списке правил содержатся правила обоих видов, сначала применяются правила сервера, а затем правила клиента.

      Применение правил к другим элементам Outlook

      При применении правил действия над уведомлениями о доставке, уведомлениями о прочтении, ответами на голосование и автоответами (уведомления «Заместителя») обрабатываются так, как если бы это были сообщения. Например, согласно правилу, по которому все элементы со словом «собрание» в теме перемещаются в специальную папку, перемещаются также все уведомления о доставке, уведомления о прочтении, ответы на голосование и автоответы, содержащие в теме слово «собрание».

      Примечание: Если правило перемещает ответы на голосование из папки Входящие в другую папку, это влияет на отслеживание голосования. Если открыть отправленное сообщение, содержащее кнопку голосования, данные отслеживания не будут учитывать ответы, перемещенные правилом. Перемещение или удаление ответа вручную не влияет на отслеживание.

      Приглашения на собрание, запросы задач и документы при применении правил обрабатываются как сообщения. Например, если создается правило, перемещающее элементы со словом «собрание» в поле Тема в специальную папку, будут перемещаться также все запросы задач или приглашения на собрание, удовлетворяющие этому условию. Однако при создании правил, влияющих на эти виды элементов, следует помнить о следующих ограничениях.

      Если ответ на приглашение или запрос выполнения задачи с помощью правила перемещен в папку «Удаленные», ответ не будет связываться с исходным элементом.

      Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрание.

      Группы контактов

      Выполнение правила, содержащего группу контактов, может зависеть от способа создания правила.

      Перемещение сообщений, отправленных в папку «Группа контактов». Это правило доступно только при использовании учетной записи Exchange Server. В указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в папку «Группа контактов». Сообщения от пользователей, являющихся участниками этой группы контактов, не перемещаются в указанную папку.

      Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange Server 2010, по умолчанию вы не можете применять правила для пересылки сообщений на адреса электронной почты за пределами организации. Это помогает предотвратить утечку конфиденциальной информации и личных сведений. Данный параметр может изменить только администратор Exchange.

      Управление сообщениями с помощью правил

      Правило — это действие, которое автоматически выполняется в Microsoft Outlook для поступающих или отправляемых сообщений, отвечающих заданным условиям. С помощью мастера правил и оповещений можно выбрать множество условий и действий. Правила применяются только к непрочитанным сообщениям.

      Правила подразделяются на две категории: правила организации и правила уведомления. Мастер правил и оповещений содержит шаблоны для наиболее распространенных правил.

      Организованность. Эти правила помогают хранить и отслеживать сообщения. Например, можно создать правило для сообщений от конкретного отправителя, например от Артема Кузнецова, чтобы его сообщения со словом «продажи» в строке Тема помечались для исполнения, попадали в категорию «Продажи» и перемещались в папку «Продажи Артема».

      Информированность. Эти правила обеспечивают оповещение пользователя тем или иным способом о получении сообщения. Например, вы можете создать правило, чтобы при получении сообщения от члена семьи на ваш мобильный телефон автоматически отправлялось сообщение.

      Начать с пустого правила. Эти правила создаются с нуля.

      Исключения

      Для специальных обстоятельств, например, если сообщение помечено к исполнению или как очень важное, вы можете добавлять исключения в свои правила. Правило не применяется к сообщению, если выполняется хотя бы одно из указанных исключений.

      В группе Шаг 1. Выберите шаблон выберите нужный шаблон из коллекции шаблонов Организованность или Информированность.

      В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутое значение. Например, если щелкнуть ссылку адресаты или список рассылки, будет открыта адресная книга.

      В группе Шаг 1. Укажите исключения выберите исключения из правила и нажмите кнопку Далее.

      Чтобы применить это правило ко всем своим учетным записям электронной почты и связанным с ними папками Входящие, установите флажок Создать правило для всех учетных записей.

      Чтобы создать правило с помощью собственных условий, действий и исключений, выполните указанные ниже действия.

      В области навигации щелкните элемент Почта.

      В меню Сервис выберите пункт Правила и оповещения.

      Если у вас несколько учетных записей электронной почты, в списке Применить изменения к папке выберите нужную папку Входящие.

      Нажмите кнопку Новое правило.

      В группе Начать с пустого правила выберите пункт Проверка сообщений после получения или Проверка сообщений после отправки и нажмите кнопку Далее.

      В окне Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны удовлетворять сообщения, чтобы было применено правило.

      В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутое значение, если вы этого еще не сделали. Затем нажмите кнопку Далее.

      Чтобы завершить создание правила, введите его название и выберите другие необходимые параметры.

      Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в одной из ваших папок, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».

      Нажмите кнопку Готово.

      Вы можете создать правило прямо из сообщения. Например, вы можете создать правило для перемещения сообщений от указанного отправителя в конкретную папку.

      Щелкните правой кнопкой мыши сообщение, на основе которого вы хотите создать правило, и выберите пункт Создать правило в контекстном меню.

      В диалоговом окне Создание правила установите флажки для параметров, которые уже содержат данные из выбранного сообщения.

      Выберите существующую папку или нажмите кнопку Создать, чтобы создать папку для хранения сообщений.

      Чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку Дополнительно и следуйте инструкциям в мастере правил и оповещений.

      Совет. Чтобы применить правило сразу после создания, установите флажок Выполнить это правило для всех сообщений текущей папки на последней странице мастера правил и оповещений.

      Все сообщения в папке Входящие или другой выбранной вами папке, которые соответствуют условиям и исключениям правила, перемещаются в указанную папку. Чтобы проверить новое правило, откройте новую папку. Нужные сообщения перемещены?

      Если вы хотите применять правило периодически, но не постоянно, выполните указанные ниже действия.

      В диалоговом окне Правила и оповещения выключите правило, сняв рядом с ним флажок.

      Нажмите кнопку Применить правила.

      В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с правилом, которое нужно выполнить.

      Выберите папку, к которой вы хотите применить правило.

      Выберите категорию сообщений, к которой вы хотите применить правило.

      Например, вы можете применить правило только к непрочитанным сообщениям в папке.

      Правила сервера. Если у вас есть учетная запись Microsoft Exchange, сервер может применять правила к вашим сообщениям, даже если не используется приложение Outlook. Эти правила называются правилами сервера. Правила должны быть настроены так, чтобы их выполнение запускалось при получении в папке Входящие и полностью завершалось на сервере. Например, правило не может быть полностью выполнено на сервере, если оно предполагает печать сообщения. Если правило нельзя применить на сервере, оно выполняется при запуске Outlook.

      Правила клиента. Клиент — это почтовая программа, которая запускается на компьютере пользователя. Правило, которое нельзя применить на сервере, называется правилом клиента, потому что оно выполняется только на компьютере пользователя. Если в списке правил содержатся правила обоих видов, сначала применяются правила сервера, а затем правила клиента.

      Уведомления о доставке, о прочтении, об отсутствии на рабочем месте и ответы на голосование обрабатываются как сообщения. Например, если создается правило, перемещающее элементы со словом «собрание» в поле Тема в специальную папку, будут перемещаться также все уведомления о доставке, об отсутствии на рабочем месте и ответы на голосование, удовлетворяющие этому условию.

      Примечание: при перемещении ответа на голосование из папки Входящие, ответ в оригинальном сообщении не отслеживается автоматически.

      Приглашения на собрание, запросы задач и документы обрабатываются как сообщения. Например, если создается правило, перемещающее элементы со словом «собрание» в поле Тема в специальную папку, будут перемещаться также все запросы задач или приглашения на собрание, удовлетворяющие этому условию. Однако при создании правил, влияющих на эти виды элементов, следует помнить о следующих ограничениях.

      Элемент, перемещенный не в почтовую папку, может не действовать, как ожидалось. Например, если сообщение перемещено в папку Календарь, новая встреча не создается.

      Если ответ на приглашение или на поручение перемещен согласно правилу в папку Удаленные, ответ не отслеживается исходным элементом.

      Поведение нового правила для списка рассылки зависит от способа его создания.

      Перемещение в папку сообщений, отправленных в список рассылки. Если вы выбрали этот шаблон правила, в указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в список рассылки. Сообщения от пользователей из списка рассылки не перемещаются в указанную папку.

      Примечание: это правило работает только для учетных записей Exchange.

      Перемещение в папку всех сообщений от определенного адресата. Если вы выберите этот шаблон правила, сообщения от любого пользователя из указанного списка рассылки, перемещаются в указанную папку.

      Если вы работаете в организации, использующей Exchange, по умолчанию сообщения, переадресованные на адрес электронной почты вне организации с помощью правила, не отправляются. Этот параметр позволяет предотвратить раскрытие корпоративных данных и управляется администратором Exchange.

      support.office.com

      Смотрите так же:

      • Создать правило в outlook 2013 Правила для папки "Входящие" в Outlook Web App Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, […]
      • Расчёт электрической цепи постоянного тока по законам кирхгофа Расчет сложных цепей постоянного тока по I и II законам Кирхгофа Разделы: Физика Технология урока: интерактивная. Тип урока: урок усвоения новых знаний. образовательные: помочь учащимся получить представление об основах расчета сложных цепей постоянного тока по I и II законам […]
      • Ошибка 51 в реестре Как исправить ошибки REGISTRY_ERROR типа "синий экран" (0x00000051) Совместима с Windows 2000, XP, Vista, 7, 8 и 10 Признаки ошибок REGISTRY_ERROR типа "синий экран" Появляется ошибка “REGISTRY_ERROR” и окно активной программы вылетает. Отображается сообщение "STOP Ошибка 0x51: […]
      • Эксель разрешение Управление правами на доступ к данным в Office Если при попытке просмотра документа или сообщения вывелось сообщение о том, что у вас нет разрешений, вы столкнулись с управлением правами на доступ к данным (IRM). IRM позволяет ограничивать доступ к содержимому в документах, книгах и […]
      • Инвентаризационная комиссия созданная на основании приказа директора Научиться разрабатывать и оформлять акт. Материалы и оборудование:персональныйкомпьютер, программа Microsoft Word. Образовательные результаты, заявленные во ФГОС 3+: - оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в т. ч. используя информационные технологии; - осуществлять […]
      • Реестр поиск по умолчанию Как назначить поиск по умолчанию в Internet Explorer Мы часто ищем что-то в Интернете при помощи поисковых систем, открывая сайты поисковых систем и набирая поисковые запросы. Однако, многие современные браузеры, и Internet Explorer в том числе, содержат в главном окне программы панель […]
      • Реестр usbstor Как отключить или включить USB порты в Windows Иногда возникает необходимость отключить USB порты на компьютере или ноутбуке, чтобы ограничить доступ по подключению флешек, жестких дисков и других USB-устройств. Отключение портов USB поможет предотвратить подключение каких-либо […]
      • Правила написания курсовой 2018 Требования к оформлению курсовой работы по ГОСТ 2017-2018 Оглавление / содержание Заключение Помимо общей структуры, курсовая работа может содержать в себе: Текст должен быть понятен и легко воспринимаем. Нельзя допускать, чтобы он “скакал” по странице или заезжал на поля. Курсовую […]