Где хранить приказы об отпуске

Главная / Где хранить приказы об отпуске


Архивная обработка документации: что она собой представляет?

Курс ЦБ РФ

В любой компании, даже небольшой, издается и хранится большое количество различных приказов и распоряжений. Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице. Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации.

— Для того чтобы правильно разделить приказы, издаваемые в организации, нужно руководствоваться следующими документами:

Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов.

В зависимости от численности штата организации и её структуры, разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.

В любом случае, все приказы в действующей организации делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.

— Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов.

Документы различаются и по срокам хранения. Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно. По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.

Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам имеют срок хранения 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов большой, тогда в течение года их делят на тома. По истечении срока хранения данные дела уничтожаются с оформлением акта об уничтожении .

— Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия. Они также различаются по срокам хранения.

Внимание: Приказы о приеме, увольнении и перемещении сотрудника внутри предприятия со сроком хранения 75 лет. Сюда же подшиваются приказы о смене фамилии, долгосрочной командировке, длительном временном переводе работников и пр. Данные документы регистрируются в журнале, имеют сквозную нумерацию и литеру (чаще всего «л-с», «к»). В конце года такие приказы систематизируются по алфавиту с нумерацией страниц и внутренней описью, далее переплетаются в дела и вместе с журналом регистрации их сдают в архив.

— В отдельное дело оформляются приказы на отпуска (очередные, без сохранения заработной платы и пр.), краткосрочные командировки и переводы, они хранятся 5 лет. В нумерацию приказа добавляется буква (например «о» или шифр отдела).

Такой же срок хранения имеют приказы о взысканиях. Однако их рекомендуется хранить отдельно, т.к. к ним прилагаются материалы: объяснительные записки, протоколы, уведомления и пр.).

По истечении срока хранения эти приказы уничтожаются.

— Так же отдельно рекомендуется хранить приказы о поощрении (срок хранения – 75 лет). В отдельное дело подшиваются приказы о поощрении как своего предприятия, так и вышестоящего.

arhivuslugi.ru

Как правильно хранить и нумеровать приказы в маленькой организации?

Здравствуйте! У нас меленькая организация, в штате работает не более 5 сотрудников, приказов очень мало и вводить разную нумерацию нет смысла (бывает, что приказов на прием или на увольнение вообще отсутствует в определенном году).

Можно ли использовать следующую нумерацию приказов:
— по основной деятельности и административно-хозяйственной деятельности нумеровать №1, №2, №3 и т.д.
— по личному составу со сроком хранения 75 лет №1ЛС, №2ЛС, №3ЛС и т.д.
— по кадрам со сроком хранения 5 лет №1К, №2К, №3К и т.д.

И правильно ли я их разделила?

Приказы по основной деятельности, срок хранения пост.

· О совершенствовании структуры организации
· О создании, слиянии, реорганизации подразделений организации
· Об изменении режима работы организации
· Об утверждении и введении в действие организационно-правовых документов
· (в т.ч. должностных инструкций)
· О внесении изменений в организационно-распорядительные документы
· О создании экспертных комиссий, рабочих групп, совещательных органах
· О проведении мероприятий (семинаров, конференций и т.п.)
· О делегировании полномочий
· О правах подписи документов
· О распределении обязанностей
· Об утверждении учетной политики организации
· По подотчетным лицам
· О проведении инвентаризации и создании инвентаризационной комиссии
· О приеме, перемещении, списании основных средств
· Об утверждении штатного расписания организации
· О внесении изменений в штатное расписание
· О сокращении штатов организации
· О проведении аттестации работников организации (в т.ч. о создании аттестац.комиссий)
· О совершенствовании системы повышения квалификации работников организации

По административно-хозяйственным вопросам со сроком хранения 5 лет

· О выплате пособия / материальной помощи
· Об изготовлении маркетинговых материалов (календари, визитки и т.д.)
· О переносе выходных дней / О работе организации в праздничные и выходные дни
· О выполнении ремонтных работ
· О направлении сотрудников на учебу/семинары

Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет

· О приеме работника (работников) на работу
· О прекращении действия трудового договора с работником (работниками)
· О переводе работника (работников) на другую работу
· О предоставлении работнику (работникам) отпуска без сохранения заработной платы
· О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1,5, 3-х лет
· О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1,5, 3-х лет
· Об отмене действия приказа на предоставление работнику отпуска
· О направлении работника (работников) в командировку (зарубежные)
· О поощрении работника (работников)
· Об изменении фамилии
· О назначении на должность
· О совмещении должностей / профессий
· Об исполнении обязанностей (на время отпуска и т.п.)
· Об установлении надбавки к должностному окладу

Приказы по кадрам со сроком хранения 5 лет

· О предоставлении отпуска работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого, учебного отпусков
· Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска
· О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
· О направлении работника (работников) в командировку (краткосрочные командировки внутри страны)
· О привлечении к работе в выходные и праздничные дни
· О привлечении к сверхурочным работам
· О привлечении работника к дисциплинарной ответственности
· О снятии с работника дисциплинарной ответственности
· Об отстранении от работы
· О прекращении отстранения и допуске к работе
· О вынесении взыскания работнику за прогул / Об объявлении выговора

Срок хранения приказов на отпуск

Статьи по теме

Срок хранения приказов на отпуск определяется законодательно. Читайте о тонкостях ведения архивов таких документов, а также о правилах их уничтожения

Читайте в нашей статье:

Срок хранения приказов о предоставлении ежегодных отпусков

Срок хранения приказов на отпуск отличается в зависимости от вида отдыха и регулируется Федеральным законом от 02.03.2016 No 43-ФЗ.

Приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска хранятся пять лет, как и приказы на учебный отпуск: Срок хранения приказов о переносе очередного оплачиваемого отпуска и отзыве из него — также не более пяти лет.

Сколько хранятся приказы на отпуск особых видов

Значительно дольше работодателям РФ по нормам, действующим в 2018 году, нельзя избавляться от приказов, касающихся отпусков с особыми условиями.

Законом установлен срок хранения в 75 лет для приказов на следующие виды отпусков:

  • для работающих в опасных условиях
  • по уходу за ребенком
  • без сохранения содержания (заработной платы)

Причина в том, что продолжительность и оплата этих видов отдыха напрямую влияют на срок трудового стажа и размер пенсионных начислений сотрудников.

Справочник кадровика в подарок!

Порядок хранения приказов на отпуск

Помимо общих правил безопасности работы с документами, содержащими персональные данные, условия хранения приказов на отпуск не регламентируются законом. Здесь действуют только практические рекомендации. Поэтому система организуется максимально удобно для самих кадровиков и руководителя.

Необходимо учесть, что бумаги могут в любой момент понадобиться проверяющей структуре или работникам для справочных сведений. Для документов разного срока хранения, приказов на отпуска в том числе, стоит выделить отдельные папки или ячейки. Подразделять ли приказы на более специализированные группы, кадровые работники решают, в зависимости от объема делопроизводства организации.

В приватном разговоре с инспекторами мы узнали, где они будут «копать», когда компанию нужно оштрафовать, а явного повода нет. Готовьтесь к тому, что искать будут, – планы по штрафам планируют повысить.

При регистрации приказы на отпуска нумеруются в хронологическом порядке, согласно тому способу, который выработан в конкретной организации и удобен для отдела кадров.

Например, для приказов по личному составу часто применяется комбинированная цифровая и буквенная нумерация. Разработанную систему регистрации компания может закрепить для исполнения внутренним актом.

Оригиналы приказов по личному составу длительного хранения, в том числе приказов на отпуск с особыми условиями, аккуратно подшиваются в дела. Фактически после этого они готовы к дальнейшей передаче в архив. Каждое дело нужно внести при этом в номенклатуру дел организации.

Приказы по личному составу, в том числе на предоставление отпусков, и основания к ним лучше хранить отдельно. Перед помещением в архив организации основания к приказам – заявления работников, докладные и служебные записки, представления, акты, копии документов и пр., — подшиваются к личному делу работника.

Когда временный срок хранения приказов по отпускам в организации подходит к концу, экспертная комиссия, утвержденная руководством, производит экспертизу ценности бумаг. После чего приказы с истекшим сроком хранения могут быть уничтожены согласно акту ЭК либо приказу руководителя.

www.pro-personal.ru

Как нумеровать и хранить приказы о приеме, увольнении, переводе, отпусках?

Здравствуйте!
Я кадровик-новичок , устроилась в компанию, в которой с 2013г. шла сплошная нумерация приказов:
1-лс-п — прием
1-лс-у — увольнение
1-лс-пер — перевод
1-лс-о — отпуска без сохранения ЗП и основные
далее нумерация идет не до конца года, а по сей день.
Организация маленькая.

Как теперь хранить эти приказы? Журнал приказов не заполнен вообще Нужно привести все в порядок.

Цитата (Юлия-Сергеевна): Я кадровик-новичок , устроилась в компанию, в которой с 2013г. шла сплошная нумерация приказов:
1-лс-п — прием
1-лс-у — увольнение
1-лс-пер — перевод
1-лс-о — отпуска без сохранения ЗП и основные
далее нумерация идет не до конца года, а по сей день.
Организация маленькая.

1. Я так понимаю, что хранить эти приказы можно в одной папке (правда, как быть с приказами на отпуска — не понятно).
2. Журнал учета приказов с такой нумерацией должен быть один или на каждый вид приказов отдельно?

Эти приказы необходимо разделить, поскольку у них разные сроки хранения — у отпусков одни сроки, у приказов на прием (например), другие. Соответственно, храниться в одной папке они просто не могут.
Поэтому, этот год «закройте» так как у Вас есть ,а с нового года начните правильное ведение документации.

Что касается частоты оформления журналов, то я веду эти журналы ежегодно новые. Т.е. закончился календарный год, я закрываю журнал. Веду по календарным годам — так проще разобраться и найти нужное в тот или иной момент.
К тому же, проверки обычно плановые проверяют все за 3 года (текущий и 2 предыдущих), поэтому, зачем, например, проверяющему показывать журнал за «мохнатые» года, чтобы у него возникли какие-то вопросы? ЛУЧШЕ их вести ежегодно — пусть они будут тоненькие, но за календарный год разные.

Вот я и думаю, как теперь отделить отпуска без сохранения ЗП от основных отпусков, если у них нумерация одна.

И это нормально, что в одном журнале были записи:
1-лс-п
2-лс-п
1-лс-у
3лс-п
1-лс-о .

То, что хранить можно в одной папке — согласна, а вот журнал один — не понятно. Как Вы его будете вести и сохранять нумерацию, извините, если у Вас прием отдельная нумерация, перевод — отдельная, увольнение — отдельная.
Т.е. 1-лс-п — прием, 1-лс-у — увольнение.
Вот Вы приняли на работу 3 человек, потом одного уволили, потом перевели 15. Нумеровать-то Вы их как будете в журнале?
1. 1-лс-п — Иванов
2. 2-лс-п — Петров
3. 3 -лс-п — Сидоров
4. 1-лс — у — Дворников и т.п. Это не удобно для ведения в одном журнале.
Если уж Вы прием нумеруете отдельно, перевод нумеруете отдельно, увольнение нумеруете отдельно, а не сплошной нумерацией, то и журналы ЛУЧШЕ разделить. иначе Вы запутаетесь. Так будет удобнее.

С нового года — да, согласна. А этот календарный год лучше оставить как есть.

На мой взгляд это не очень хороший совет. Объясню почему.
Вы предлагаете все просто разложить и переписать. А Вы готовы отвечать за то, что делали не Вы, извините? Вы приняты на работу в этом году, соответственно, отвечать должны за себя. А может быть там половины приказов нет (в этой папке, или они не соответствуют действительности). Вы как будете это переписывать в «новый» журнал, извините.
Журнал регистрации — это когда тот или иной документ регистрируется — ему присваивается номер, он подписан и т.п. Соответственно, сделан документ — зарегистрирован, сделан второй — зарегистрирован и регистрирует этот документ кадровик.
Простите, как Вы будете регистрировать тот документ, который Вы НЕ делали? Есть журнал за 13 год с почерком того человека, кто его делал, кто его регистрировал, вот он пусть и будет. Не нужно ничего переписывать и подделывать. Это называется не очень красивым словом (не примите за грубость).

Я бы рекомендовала автору вопроса этот год закрыть в таком виде, в котором он есть (в конце концов, это не преступление, а всего лишь нарушается срок хранения). Да и Бог с этой нумерацией. тут все приказы хранились в «кучку» с разными сроками хранения, ну и что теперь делать? Пусть отпуска тоже хранятся 75 лет (если уж они нумеруются сплошной нумерацией с приказами о приеме, например). Ничего страшного в этом нет. У Вас же есть эти приказы все, верно? Есть. Вы же их не выкинули, не выкинули. Пусть в одной папке и будут.
А вот следующий календарный год начните с «чистого» листа. Разберите все по папкам, заведите журналы и ведите правильно.

Нумерация приказов для маленькой организации

Посмотрите выдержки из статьи И.Гущиной «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 3

Цитата: Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других задач, стоящих перед данным предприятием.

Особенность приказов по личному составу — их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003, и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма N Т-2), личные дела, лицевые счета и другие кадровые документы.

Нельзя забывать о том, что кадровые документы — это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов. И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказы по личному составу:
— о приеме на работу (унифицированные формы Т-1, Т-1а);
— о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а);
— о предоставлении отпуска (Т-6, Т-6а);
— о прекращении трудового договора (увольнении) (Т-8, Т-8а);
— о направлении в командировку (Т-9, Т-9а);
— о поощрении (Т-11, Т-11а).

К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу. Неиспользование унифицированных форм может привести к возникновению проблем при прохождении аудиторских проверок и проверок налоговыми органами, так как для бухгалтеров унифицированные формы являются обязательными для использования. В п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.09.2010) указано: «Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты для данного документа».

Приказы по личному составу, не имеющие унифицированных форм, оформляют в текстовой форме на бланках организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. К порядковому номеру через дефис или косую черту обычно добавляют буквенный индекс «лс» (личный состав) или «к» (кадры). Ряд кадровых служб с индексом «к» регистрирует приказы кратковременных сроков (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках), а с индексом «лс» — остальные приказы по личному составу, которые хранятся 75 лет.

www.buhonline.ru

Смотрите так же:

  • Иркутская палата адвокатов Иркутская палата адвокатов Смирнов Олег Валерьевич Адвокатское образование: адвокатский кабинет, Начало адвокатской деятельности: 1996 год, Награжден Медалью «За заслуги в защите прав и свобод граждан» 2 степени.e-mail: [email protected] Бусаргина Ольга Станиславовна Заместитель […]
  • Одна или две н в причастиях правило 9. Правописание нн и н в причастиях и отглагольных прилагательных. Правила 1. В суффиксах полных страдательных причастий, образованных от глаголов несов. вида и употреблённых с зависимыми словами: жаренный на масле картофель, метко брошенный камень, недавно крашенный забор, вязанная […]
  • 32 приказ по медосмотрам ПРИКАЗ 302 Н ОТ 12.04.2011 ПО МЕДОСМОТРАМ (ИЗМЕНЕНИЯ, ПРИЛОЖЕНИЯ): "ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЕ И ПЕРИОДИЧЕСКИЕ МЕДИЦИНСКИЕ ОСМОТРЫ (ОБСЛЕДОВАНИЯ)". ПРИКАЗ 302 Н от 12.04.2011 МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНЗДРАВСОЦРАЗВИТИЯ РОССИИ) Г. […]
  • Закон рсфср о земельной реформе Закон РСФСР от 23 ноября 1990 г. "О земельной реформе" (с изменениями и дополнениями) (утратил силу) Информация об изменениях: Законом РСФСР от 27 декабря 1990 г. в настоящий Закон внесены изменения Закон РСФСР от 23 ноября 1990 г. "О земельной реформе" С изменениями и дополнениями […]
  • На сколько можно сделать страховку На сколько можно сделать страховку Получите квалифицированную помощь прямо сейчас! Наши адвокаты проконсультируют вас по любым вопросам вне очереди. Временная страховка ОСАГО — Временный полис на перегон автомобиля Наверное, многие из вас слышали о возможности приобрести ОСАГО на […]
  • Загс ярославля подать заявление Загс ярославля подать заявление Документы для подачи заявления в ЗАГС (Ярославль) Вот перечень документов, которые необходимо собрать для подачи заявления в ЗАГС: паспорта лиц, намеревающихся вступить в брак Что здесь важно отметить: в ЗАГСе паспорт старого образца действует […]
  • Могут ли лишить прав если сидишь в незаведенной машине и пьешь пиво Какой закон лишит меня прав если я на стоянке пью пиво Инспектор вычислит автомобиль, в котором идет распитие спиртного, достаточно легко: у автомобиля запотевшие стекла, или из приоткрытого окна вьется дымок от сигареты. Дальнейшее предугадать несложно: предъявление документов, […]
  • Роман о переселении душ Роман о переселении душ 22 февраля 2013 г., 19:56 Девчёнки,люблю романы в которых гг меняются телами,или из попадают в пршлое,если такие читали-скиньте название книги и авторов.ПОЖАЛУЙСТА )) 22 февраля 2013 г., 22:09 Лучше фильм посмотрите Кафе де Флор. Он на эту тему 22 февраля 2013 г., […]