Чем проект приказа отличается от приказа

Главная / Чем проект приказа отличается от приказа

Чем отличается приказ от распоряжения — перечисляем отличия

Для совершенствования организационной, функциональной деятельности субъекта необходимы распорядительные документы. Среди них: распоряжения, указания, приказы, решения, постановления. Основными рычагами законной власти служат приказ и распоряжение. Эти правовые акты приобретают силу после законного утверждения их руководителем.

Приказ и распоряжение

Это правовые локальные акты руководящего состава по актуальным текущим вопросам. Они законны применительно к субъекту, которым руководит подписавший документ. Эти юридические акты содержат официальные решения, которые по установленной процедуре принимаются должностными лицами. Данными актами регламентируется работа внутри субъекта. Часто эти два термина считаются синонимами. По силе они равны. Но различаются по форме, содержанию.

Во избежание противоречий между распоряжениями и приказами, требуется структурная согласованность, соблюдение норм хранения документов, ясное доведение целей и задач до контингента, хорошо налаженный оборот документов. Приказы и распоряжения часто регистрируются в едином журнале.

Вопросы, освещаемые в приказах и распоряжениях:

  • Модернизация организационных функций субъекта.
  • Обеспечение взаимодействия с резервами трудового, материального, информационного направлений.
  • Систематизация и совершенствование работы с документацией.
  • Классификационная система приказов и распоряжений

    Приказ — что это такое?

    Это локальный акт длительного действия, регулирующий правовые отношения с возможностью внесения изменений. Иными словами, это законное требование к персоналу, направленное на выполнение определённой задачи, важной для предприятия. Издаёт его руководитель волевым решением.

    Приказы отражают основную деятельность, самые важные рабочие вопросы организации и состава учреждения. Чаще всего предназначены они для всех сотрудников отдельно взятого предприятия, на другие организации не распространяется. Это правомочный юридический документ, который может служить доказательством в суде. Контролирует исполнение каждого приказа руководитель, подписавший его. К приказу могут быть оформлены приложения.

    В данном правовом акте предусмотрены две части: констатирующая и распорядительная. Первая часть рассматривает события и факты; знакомит с задачами, основаниями, выводами. Во второй части находится список действий, время выполнения, назначенные исполнители. Иногда данная часть разделяется на подпункты.

    Распоряжение и его особенности

    Это оперативный локальный правовой акт, действительный до его исполнения. Распоряжение связано с текущими проблемами предприятия, узкими вопросами, помогающими в достижении ключевых целей. Распоряжениями решаются, в том числе, отдельные вопросы с целью выполнения приказа. Издаётся как руководителем организации, так и начальниками филиалов, структурных отделов. Может быть согласованным коллегиальным решением.

    Примеры тем распоряжений: проведение тематических дней, составление графиков работ в выходные, создание кратковременной рабочей группы, организация исполнения приказов.

    В целом оформление названных документов идентично. Различается оно лишь некоторыми нюансами. Приказ имеет заголовок «Приказ» и подзаголовок «приказываю». Распоряжение, не имея заголовка, начинается со слова «распоряжаюсь». Руководители субъектов имеют право вносить изменения в оформление документации.

    Как выглядит приказ на депремирование и как его оформить? Об этом написана наша статья.

    Тут вы узнаете, как написать приказ на премию за хорошую работу.

    Как написать приказ на проведение инвентаризации? Здесь вы найдете образец его составления.

    Сходства приказа и распоряжения

    Это правоприменительные акты, относящиеся к распорядительной документации. Вне зависимости от поднимаемых проблем, оба акта отвечают букве закона и подлежат бесспорному исполнению. Решение по распоряжению принимается руководителем единолично. Данные акты сотрудники обязаны изучить под роспись.

    vesbiz.ru

    Чем отличается приказ от распоряжения?

    Чем отличается приказ от распоряжения, законодательная практика не говорит — более того, эти термины в нормативно-правовых актах используются как синонимы. Тем не менее существуют сформировавшиеся в процессе делопроизводства различия как в форме, так и в содержании этих документов.

    Что такое приказ и распоряжение

    Приказ и распоряжение — это локальные правовые акты (ЛПА), издаваемые руководящим составом юридического лица, государственного органа или административного субъекта. Приказ и распоряжение представляют собой задокументированное решение руководящих работников по организационным, оперативным, кадровым и иным вопросам деятельности организации.

    Важно! Оба этих документа имеют область применения, ограниченную юрисдикцией того субъекта, руководитель которого их подписал.

    И приказ, и распоряжение регламентируют, как правило, внутреннюю работу субъекта, однако могут затрагивать взаимоотношения с другими субъектами права в той мере, в какой это касается выполнения обязанностей сотрудников, ответственных за исполнение приказа или распоряжения.

    Чем отличается приказ от распоряжения

    В отличие от норм законодательства в практике документооборота решения, которые оформляются приказами и распоряжениями, имеют отличия. Существуют неофициальные правила определения ситуаций, в которых составляются приказ или распоряжение. Итак, чем отличается распоряжение от приказа?

    Распоряжение

    Приказ

    Срок действия

    Условие прекращения действия

    Действительно до момента исполнения

    Действителен до отмены

    Подписант

    Руководитель субъекта, руководители филиалов, подразделений и отделов

    Возможность внесения изменений

    Как правило, переиздаются

    Можно вносить изменения

    Круг решаемых вопросов

    Рассмотрим различия между приказом и распоряжением по порядку.

    Приказ — это ЛПА, формирующий основу для правоотношений, поэтому имеет, как правило, длительный срок действия, не ограниченный наступлением какого-либо события. В качестве примера можно привести приказ о назначении сотрудника на работу. Кроме того, при необходимости в приказы могут быть внесены изменения.

    Распоряжение — это документ оперативного порядка, и действует оно до момента исполнения решения, которое легло в основу документа. Примером может служить распоряжение о создании рабочей группы, которая действует до решения порученного ей вопроса.

    Издавать приказы, как правило, имеет право директор субъекта, который распоряжением может дать временное или постоянное право подписания приказов своему заместителю или ряду должностных лиц организации. Перечень лиц, уполномоченных издавать распоряжения, гораздо шире.

    Самое же большое различие между распоряжением и приказом заключается в круге решаемых вопросов. Если приказ является основой для начала или изменения правоотношений, то распоряжение — это решение оперативных вопросов, вытекающих из существующих правоотношений, в том числе установленных приказом.

    Проиллюстрировать это можно на следующих примерах:

    Различия в приказе и распоряжении

    Приказ о приеме сотрудника на работу

    Распоряжение о возложении обязанностей на сотрудника на время отпуска

    Приказ об утверждении положения об учетной политике

    Распоряжение о проведении инвентаризации

    Приказ об утверждении типовой должностной инструкции

    Распоряжение о внесении изменений в должностные инструкции в связи с изменением наименования должностей

    Кроме перечисленных выше, существуют отличия по форме составления документов. Распоряжения, как правило, не имеют заголовков, а начинаются словами «распоряжаюсь» или «обязываю». Приказы имеют заголовок («Приказ»), распорядительная часть этого документа начинается со слова «приказываю».

    Хозяйствующий субъект вправе как вносить изменения в типовую форму приказа и распоряжения, так и утверждать типовые формы самостоятельно.

    Нормативные документы, регламентирующие документооборот

    Определение приказа (распоряжения) приводится в ряде нормативных документов, изданных Федеральной архивной службой. Следует отметить, что существующие нормативные акты используют эти термины как синонимы, хотя и описывают различия, которые имеются в их составлении.

    Важно! В правовом поле принципиальных различий между приказом и распоряжением нет.

    Требования к оформлению приказов и распоряжений приведены в ведомственных нормативно-правовых актах, но в целом они практически идентичны.

    Нормативных документов, рекомендуемых для использования сотрудниками частных хозяйствующих субъектов, нет. Поэтому они, составляя приказы и распоряжения, могут руководствоваться общими правилами делопроизводства и документооборота.

    nsovetnik.ru

    Проект «Чем просьба отличается от команды, требования и приказа?»

    Содержание

    Учебный проект

    «Чем просьба отличается от команды, требования и приказа?»

    Авторы проекта

    ученики 6А класса МКСКОУ «Школа-интернат №15 г.Ижевска УР»

    Проблемный вопрос

    Чем просьба отличается от команды, требования и приказа?

    Тема исследования группы

    Синонимический ряд существительных: просьба, команда, требование, приказ.

    Мы предположили, что команда, требование и приказ предполагают их обязательное выполнение,имеют строгую интонацию повеления и не предусматривают употребления вежливых слов. Просьба же предполагает необязательное её выполнение, имеет мягкую интонацию и предусматривает употребление вежливых слов.

    Цели исследования

    Сформировать знания об особенностях слов,близких по значению. Выявить семантико-стилистические различия у близких по значению слов: просьба, приказ, требование, команда.

    Задачи исследования

    1.Привести примеры просьбы, требования, команды, приказа из рассказа И.С. Тургенева «Муму». 2.Установить, в чём заключаются семантико-стилистические различия слов: просьба, команда, требование, приказ. 3.Узнать, что такое вики-статья, оформить результаты исследования как вики-статью.

    Ход исследования

    1.Поиск значений слов в словаре синонимов. 2.Выдвижение гипотезы. 3.Поиск примеров в рассказе И.С. Тургенева «Муму». 4.Анализ собранного материала. 5.Составление схемы, отражающей семантико-стилистические различия, которые были выявлены в ходе исследования.

    Результаты исследования

    В ходе исследования в толковом словаре С.И. Ожегова мы познакомились с толкованием слов: просьба, команда, требование и приказ. Просьба — обращение к кому-нибудь, призывающее удовлетворить какие-нибудь нужды, желания ( обратиться с просьбой, неисполнимая просьба ). Команда — краткий устный приказ установленной формы ( раздалась команда ). Требование — выраженная в решительной, категорической форме просьба, распоряжение ( по первому требованию). Приказ — официальное указание, подлежащее неукоснительному исполнению ( исполнить приказ). Приведём пример просьбы из рассказа И.С.Тургенева «Муму»: «Муму, Муму, подойди же ко мне,подойди к барыне, подойди, глупенькая, не бойся. «. В данной просьбе мы наблюдаем мягкую интонацию, вежливое обращение, а также можем предположить необязательное её выполнение. Приведём следующий пример просьбы: «Любовь Любимовна, вы видите, каково моё положение; подите, душа моя, к Гавриле Андреичу, поговорите с ним: неужели для него какая-нибудь собачонка дороже спокойствия самой жизни барыни? Я бы не желала этому верить, подите, душа моя, будьте так добры, подите к Гавриле Андреичу.» В этой просьбе также используются вежливые слова и звучит мягкая интонация. Приведём примеры требований: «Ну, позовите теперь Татьяну!» или «Принесите ей что-нибудь поесть!» В данных примерах просьба выражена в решительной, требовательной форме. Таким образом, мы можем утверждать, что приведённые нами примеры являются требованиями, в которых не употребляются вежливые слова и не наблюдается мягкой интонации. Примеры команды: «Ну, пошёл вон!», «Отнеси её вон» и «Отвори!». В данных примерах присутствует краткий устный приказ, требующий обязательного выполнения. Примеры приказа: «Чтоб её сегодня же здесь не было. слышишь?» или «Эй ты, Ерошка, возьми палку да сиди тут, и чуть что, тотчас ко мне беги!» В приведённых примерах даны указания, подлежащие неукоснительному исполнению.

    Наша гипотеза подтверждается: просьба отличается от команды, требования, приказа тем, что в просьбе присутствует мягкая интонация, употребляются вежливые слова. Также просьба в отличие от команды, требования и приказа предполагает необязательное её выполнение.

    Дополнительные материалы

    1. Школьная риторика: 5 класс: Учебное пособие для общеобразовательной школы. В 2ч. Ч.1/Под ред. Т.А.Ладыженской. — 2-е изд.,перераб. — М.: ООО «С-инфо», ООО «Баласс», 1998. -160с.:ил.

    2. Литература. 5 класс. Учеб.-хрестоматия для общеобразоват. учреждений. В 2ч. Ч.1./ Авт.-сост. В.Я.Коровина и др. -5-е изд. — М.: Просвещение,2004. -286 с.

    3. Ожегов С.И. и Шведова Н.Ю. Толковый словарь русского языка: 80 000 слов и фразеологических выражений / Российская академия наук. Институт русского языка им. В.В.Виноградова. — 4-е изд.,дополненное. — М.: ООО «Издательство ЭЛПИС», 2003 — 944с.

    wiki.iteach.ru

    Как подготовить проект приказа

    Статьи по теме

    Проект приказа готовится в тех случаях, когда предлагаемые в этом документе управленческие решения затрагивают несколько подразделений и требуют согласования с компетентными должностными лицами.

    Из статьи вы узнаете:

    Когда требуется составить проект приказа

    По своей сути приказ, который издается за подписью руководителя организации, является правовым актом, регулирующим основную деятельность предприятия, вопросы его документационного, материально-технического обеспечения, социальной политики и пр.

    С помощью приказов осуществляется трансляция управленческих решений и обеспечивается оперативность их выполнения.

    Любой приказ, прежде, чем он будет направлен на подпись руководителю, проходит стадию предварительной подготовки и оформления в виде проекта приказа. При этом такой проект может быть подготовлен либо по распоряжению руководства, либо в порядке собственной инициативы специалистами, курирующими какую-либо отрасль производственной, организационной, финансовой или социальной деятельности организации.

    Обратите внимание: Ответственность за содержание проектов приказов, подготовленных специалистами подразделения, несет его руководитель, за соответствие оформления документов требованиям стандартов — служба делопроизводства.

    Подготовка проектов приказов осуществляется когда необходимо решить какую-либо производственную, административную, организационную задачу, в целях обеспечения непрерывности и эффективности деятельности хозяйствующего субъекта. Назначение и тематика этого вида распорядительных документов самые разные, но на любом предприятии есть перечень типовых проектов приказов, которые, например, касаются личного состава;

    • приема нового сотрудника на работу;
    • предоставления отпуска работнику;
    • вынесения дисциплинарных взысканий и поощрений;
    • привлечения к работе сверхурочно, в выходные или праздничные дни.

    Проект создания приказа также должен быть подготовлен когда, например, требуется:

  • установить или распределить полномочия и обязанности должностных лиц предприятия;
  • ввести в действие новый бизнес — или технологический процесс;
  • утвердить внутренний нормативный документ, инструкцию или порядок, регламентирующие деятельность компании;
  • провести оценочные кадровые мероприятия (аттестацию) или уценку условий труда (спецоценку рабочих мест), хозяйственную операцию (инвентаризацию).
  • Как правило, для сопровождения типовых управленческих решений (прием на работу, отпуск, увольнение, утверждение документов и пр.) проекты приказов не составляются. В таких случаях сразу заполняются уже готовые формы. В нетипичных случаях, когда управленческие решения, транслируемые приказом, затрагивают деятельность нескольких структурных подразделений, изначально составляется его проект, который затем проходит обязательную стадию согласования.

    Как оформить проект приказа

    Форма проекта приказа, хоть и предполагает дальнейшее внесение изменений и дополнений, но должна изначально оформляться с учетом тех требований, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    Обратите внимание! Проект приказа не имеет характер распоряжения, обязательного к исполнению. В ходе подготовки и обсуждения в него в рабочем порядке вносятся исправления и дополнения. В виде приказа он может быть оформлен только после согласования со всеми заинтересованными должностными лицами.

    При этом существует разница в оформлении проекта приказа и окончательного варианта документа. Так, нет необходимости использовать при оформлении проекта бланк организации или указывать некоторые реквизиты, отсутствие которых может сделать сам приказ недействительным. Но структура проекта должна соответствовать тем требованиям, которые предъявляются к форме приказа.

    Документ должен иметь заголовок к тексту, отражающий суть составляемого приказа. Заголовок состоит из наименования документа — «Проект приказа» и смысловой части, которая начинается с предлогов «Об», «О» и формулируется с использованием отглагольных существительных или существительных, указывающих на предмет:

  • Об утверждении штатного расписания;
  • О приеме на работу;
  • О создании экспертной комиссии и проведении экспертизы ценности документов.
  • При составлении проекта приказа нужно учесть, что как и сам приказ, он содержит две взаимосвязанные части: констатирующую и распорядительную. В констатирующей части дается обоснование составлению и изданию приказа. Она может содержать ссылки на документы, послужившие основанием для составления проекта приказа, а также содержать факты и события, их оценку.

    В начале распорядительной части ставится слово: «ПРИКАЗЫВАЮ», ниже которого располагается перечень мер и управленческих распоряжений с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения. Если поручение вменяется в обязанность исполнителю на постоянной основе, срок исполнения не указывается.

    На этапе составления проекта приказа, документ может содержать следующие реквизиты:

  • код предприятия по ОКПО;
  • код документа по ОКУД;
  • наименование предприятия;
  • наименование вида документа, заголовок;
  • место составления;
  • текст проекта приказа;
  • отметка о наличии приложений;
  • гриф согласования;
  • ФИО сотрудника, который проект приказа подготовил, его контактный телефон.
  • Проект приказа образец представлен ниже.

    Как происходит согласование проекта приказа

    Обычная управленческая деятельность с использованием типовых форм приказов, как правило, согласования не требует. Но в некоторых случаях основные тезисы и распоряжения, предлагаемые проектом приказа, необходимо бывает обсудить с руководителями других подразделений и получить их одобрение в виде согласующей подписи.

    По сути, согласование проекта документа — это оценка его содержания экспертами — руководителя соответствующих служб и компетентными должностными лицами. В ходе обсуждения проекта они вправе высказывать свои замечания, которые должны учесть составители документа.

    После того, как ответственным исполнителем подготовлен проект приказа, он должен определить состав согласующих и сроки, в которые должен быть согласован документ. После того, как они выскажут замечания, соответствующие корректировки, предложенные рецензентами, вносятся в текст проекта.

    Если проект приказа был подготовлен в соответствии с резолюцией руководителя предприятия, в его согласовании участвуют те должностные лица, которые были указаны в резолюции. Те проекты приказов, которые специалисты готовят в порядке собственной инициативы, должны быть согласованы с руководителями тех подразделений, которые задействованы в тексте приказа. Это необходимо, чтобы они подтвердили возможность реализации предлагаемых проектом распоряжений.

    Как правило, в согласовании проекта приказа принимают участие:

    1. Автор — специалист, который проект приказа подготовил;
    2. Руководитель структурного подразделения предприятия, ответственного за подготовку документа;
    3. Руководящее должностное лицо, курирующее работу данного структурного подразделения — заместитель директора;
    4. Руководители других заинтересованных структурных подразделений и служб.
    5. В зависимости от содержания проекта приказа, в согласовании могут участвовать:

      1. главный бухгалтер, отвечающий за финансовую реализацию предлагаемых управленческих решений;
      2. начальник кадровой службы, отвечающий за соблюдение трудового законодательства;
      3. начальник юридического отдела, контролирующий юридическую значимость документа и соответствие предлагаемых распоряжений нормам федерального и отраслевого законодательства;
      4. технический директор, главный инженер, начальник производства, ответственные за возможность технической и технологической реализации распоряжений;
      5. руководитель службы ДОУ, ответственный за соблюдение требований оформления документа.
      6. Если количество должностных лиц, участвующих в согласовании проекта приказа велико, лист согласования может быть оформлен как приложение к документу:

        Руководитель службы ДОУ или секретарь согласовывают проект приказа в последнюю очередь, после того, как проверят оформление документа, стилистику текста, орфографию и пунктуацию, наличие всех остальных согласующих виз. После того, как проект приказа согласован, он оформляется на бланке организации и передается на подпись ее руководителю.

        www.sekretariat.ru

        Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии

        • Каменева Екатерина | эксперт в области документационного обеспечения управления
        • Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы не правильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

          Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия

          Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам 1 , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.

          Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или ­распоряжения, могут быть направлены на:

          При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

          А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

          Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

          Распоряжение 2 – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

          В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы , а в каких – распоряжения.

          1. На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).

          2. Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.

          Приказы и распоряжения делятся на три подвида:

          Этапы издания приказов и распоряжений

          В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов 3 :

          Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

          Рассмотрим каждый этап в отдельности.

          Инициирование издания приказа или распоряжения

          Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

          Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

          ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с ­модулем обновления и инструкцией по проведению обновления (см. Пример 2).

          Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы (см. Пример 2).

          Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору (см. Пример 3), в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала.

          Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию (см. Пример 3), в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета (см. Пример 5).

          То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.

          Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения

          Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в ­издаваемом приказе или распоряжении.

          Источниками информации могут быть:

          Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

          Продолжение Примера 1

          В рассматриваемом в Примере 1 случае среди источников информации присутствуют как внутренние документы организации, так и документы, поступившие из сторонней организации.

          К внутренним документам ООО «Новостройрегион-А», необходимым для изучения, можно отнести: текущее положение о работе в системе автоматизации складского учета «Склад+», приказ, его утвердивший, а также докладную записку (см. Пример 3).

          Кроме этого необходимо детально изучить приложения, присланные ОАО «Технологии 21 века» с письмом от 9 января 2007 г. № 2/02-15 (см. Пример 2).

          Подготовка проекта приказа или распоряжения

          Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

          Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

          Оформляются проекты приказов и распоряжений 4 в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов» 5 (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

          Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

          Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в ­соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

          Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.

          Таблица

          Обязательные реквизиты приказа и распоряжения

          Момент оформления реквизита

          Постановка на контроль и исполнение

          Снятие с контроля и направление документа в дело

          Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:

          В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.

          Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В ­связи» и т.д.

          Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании 7 .

          Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях – словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.

          Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

          Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.

          Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

          В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны ­организации или структурные подразделения.

          Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

          1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по . ».

          2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.

          Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:

          Срок представления 15.07.2003.

          В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

          4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.

          Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536

          Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать ­утратившим силу. ».

          В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения. ». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

          Текст любого организационно-распорядительного документа, оформ­ляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный ­межстрочный интервал.

          У приказа или распоряжения могут быть разные приложения 8 : положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

          Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)» (см. Примеры 5 и 6). При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

          к приказу ЗАО «Альтернатива-М»

          Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. п. 1 распорядительной части приказа в Примере 5). А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».

          Частично согласованный (3-мя должностными лицами из 7-ми предусмотренных)
          и неподписанный проект приказа

          Нижняя оборотная сторона последнего листа проекта приказа,
          на которой проставили свои визы исполнители (разработчики) проекта

          Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.

          Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции ­совершенствования документационного обеспечения управления».

          При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки (см. Примеры 5 и 6).

          На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов», опубликованной в журналах № 8` и № 9` 2005 г.

          Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап – согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом – доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.

          Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц

          Согласование проекта документа подразумевает:

          Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

          П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536

          Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем 10 и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

          Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения ­принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

          Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

          На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов 11 ­документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов 12 .

          Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации ­делопроизводства и электронного документооборота.

          При «традиционном» способе проект распорядительного документа ­готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.

          В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих (см. Пример 5). Реквизит «визы согласования документа» должен ­оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

          П. 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов

          Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

          Руководитель юридического отдела
          Личная подпись А.С. Орлов
          Дата

          При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

          Замечания прилагаются
          Руководитель юридического отдела
          Личная подпись А.С. Орлов
          Дата

          Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

          По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни ­ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных ­организациях лист согласования может иметь различную форму (см. Пример 6).

          При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.

          Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.

          Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и ­активизирует процедуру согласования.

          Возможны следующие маршруты согласования:

          Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:

          Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:

          Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство, в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.

          Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.

          В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера , меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.

          Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера , не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.

          Подписание приказа или распоряжения

          Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.

          Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

          Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

          Регистрация приказа или распоряжения

          Регистрация документа это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

          В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.

          Регистрация может осуществляться одним из трех способов:

          Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:

          Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.

          В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Excel путем заполнения обыкновенной таблицы.

          Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа . Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.

          Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.

          Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.

          П. 3.12. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

          Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера 13 , который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

          Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

          П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов

          Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

          Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

          Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

          Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007 (см. Пример 6).

          Подписанное руководителем и прошедшее регистрацию распоряжение с листом согласования

          Доведение приказа или распоряжения до исполнителей

          Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

          При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).

          Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.

          Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ. Однако контроль за исполнением – это уже отдельная большая тема, которой мы уделили достаточно внимания в прошлом году 14,15 .

          Продолжение темы – в статье В.П. Козыревой «Разработка проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя и специалиста по делопроизводству».

          Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Статья опубликована в июльском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.

          1 Распорядительные документы – документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности учреждения (приказ, распоряжение и т.д.). – Краткий словарь видов и разновидностей документов. – М.: ВНИИДАД. – 1974.

          2 В настоящее время распоряжением также является правовой акт, издаваемый единолично: – главой государства – Президентом Российской Федерации; – руководителем коллегиального органа власти и управления в пределах предоставленной ему компетенции, например, распоряжение Председателя Правительства Российской Федерации; – главами исполнительной власти субъектов Российской Федерации – губернаторами, мэрами и др.

          3 См. оперограмму жизненного цикла приказа по основной деятельности в статье Ю.В.Химич на стр. 32 журнала № 2` 2007

          4 Некоторые приказы и распоряжения по личному составу должны оформляться на основании статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

          5 ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер для всех организаций, кроме федеральных органов исполнительной власти. Несмотря на это, четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре документирования информации и работы с документами.

          6 Если у коммерческой организации нет эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания), то данный реквизит не оформляется.

          7 Пример приказа без констатирующей части см. в статье Т.А.Кузне-цовой на стр. 45 журнала № 2` 2007

          8 См. статью Каменевой Е.М. «Некоторые тонкости оформления приложений», опубликованную в № 11’ 2006 г. на стр. 26 журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии».

          9 По процедуре внешнего согласования см. ответ на вопрос на стр. 37 журнала № 6` 2006

          10 Под исполнителем понимается специалист, который занимается разработкой проекта документа.

          11 Вид документа – это принадлежность документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения (например, приказ, распоряжение, акт и т.д.). Под подвидом в данном случае понимается группа документов одного вида, объединенная по характеру излагаемого в документе вопроса (например, приказы о проведении обучения, приказы о проведении аттестации, приказы о создании экспертной комиссии и т.д.).

          12 Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

          13 Порядковые номера присваиваются в течение календарного года, т.е. с начала следующего года порядковые номера опять будут начинаться с единицы.

          14 См. статью О.В. Рыскова «Контроль за исполнением поручений: требования регламентов федеральных органов исполнительной власти» на стр. 24 журнала № 1` 2006

          15 См. статьи Е.М. Каменевой о способах контроля за исполнением поручений на стр. 72 журнала № 9` 2006 и на стр. 76 журнала № 10` 2006

          www.delo-press.ru

          Смотрите так же:

          • Бланк реестр почтовых отправлений ф-103 Бланк реестр почтовых отправлений ф-103 и предназначен для создания информации о партионных регистрируемых почтовых отправлениях, формирования документации на партионную почту, проверки корректности передаваемой Принцип работы программы: Программа работает автономно. В ней есть основной […]
          • Пенсия за участие в боевых действиях размер Какая пенсия полагается ветеранам боевых действий В России пенсия полагается не только по достижении гражданином пенсионного возраста, но и в иных случаях. В частности, россиянам выплачивается пенсия участникам боевых действий. В их числе ветераны ВОВ, Чеченской и Афганской воин. Размер […]
          • Получение 20000 с материнского капитала Как получить 20 тысяч из материнского капитала в 2018 году Несколько лет назад правительство страны подтвердило разрешение на снятие определенной суммы денег в качестве помощи с сертификата, поэтому многие родители решили воспользоваться данным правом. Как снять 20 тыс. руб. с […]
          • Если отец не платит алименты в россии Куда обращаться, если бывший муж не платит алименты У многих женщин после развода появляется проблема – как добиться выплаты алиментов отцом детей? Мужчины часто забывают о своих обязанностях перед детьми. Хорошо, что законодательство предусматривает много способов напомнить им о […]
          • Закон надбавка молодым специалистам Единовременные выплаты молодым специалистам в 2018 году Молодыми специалистами в Российской Федерации считаются выпускники высших и средних профессиональных учебных заведений, проходивших обучение за счет средств регионального или федерального бюджета по дневной (очной) форме, […]
          • Транспортный налог москве 2014 Транспортный налог для москвичей: последние изменения и льготы Еще несколько лет назад можно было с уверенностью сказать, что Москва - один из самых дорогих мегаполисов в мире. Так в 2013 году столица нашей Родины оказалась на почетном втором месте в аналогичном исследовании. Казалось […]
          • Правила страхования в ингосстрахе Правила компании Ингосстрах Ингосстрах Правила страхования – это большой сложный документ. Чтобы Вы смогли легко в нем сориентироваться наши эксперты проанализировали каждый пункт, выписали главное и оценили лояльность правил к клиентам. Чем выше балл – тем больше лояльность. Страховая […]
          • Ст 342 ук рф Ст 342 ук рф Автострахование Жилищные споры Земельные споры Административное право Участие в долевом строительстве Семейные споры Гражданское право, ГК РФ Защита прав потребителей Трудовые споры, пенсии Главная Статья 342 УК РФ. Нарушение уставных […]